法國公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保公司印章的安全使用，明確印章使用的權(quán)限和程序，防止印章濫用、誤用給公司帶來風(fēng)險。（二）適用范圍本制度適用于法國公司總部及各分支機構(gòu)，涵蓋公司各類行政印章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等具有法律效力的印章。（三）印章定義1.行政印章：包括公司公章、各部門章等，用于公司日常行政事務(wù)的文件簽署、證明等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：代表公司法定代表人的個人印章，用于特定財務(wù)或法律文件的簽署。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.將《印章刻制申請表》提交至行政部門審核，行政部門根據(jù)公司實際需求及相關(guān)規(guī)定進行審核，審核通過后報公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進行印章刻制。刻制單位必須嚴(yán)格按照公司提供的印章樣式、規(guī)格及文字內(nèi)容進行刻制，確保印章質(zhì)量清晰、規(guī)范。（二）印章啟用1.印章刻制完成后，行政部門負責(zé)對新印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的外觀、尺寸、文字清晰度、材質(zhì)等是否符合要求。2.驗收合格的印章，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并附上印章印模。3.將《印章啟用申請表》提交至公司管理層審批，審批通過后正式啟用。啟用時，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等相關(guān)事項。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管原則，每枚印章必須指定唯一的保管人員，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.確保印章存放安全，印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。（二）保管職責(zé)1.行政印章保管公司公章由行政總監(jiān)指定專人保管，保管人員負責(zé)公章的日常使用及維護，確保公章使用的合規(guī)性和安全性。各部門章由部門負責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)按照公司規(guī)定使用部門章，并定期向部門負責(zé)人匯報印章使用情況。2.合同專用章保管：合同專用章由合同管理部門指定專人保管，保管人員負責(zé)合同專用章的使用登記及審核工作，確保合同簽訂的合法性和有效性。3.財務(wù)專用章保管：財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責(zé)人指定專人保管，保管人員嚴(yán)格按照財務(wù)制度使用財務(wù)專用章，負責(zé)財務(wù)票據(jù)的開具、款項支付等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章保管：法人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，保管人員在使用法人章時應(yīng)嚴(yán)格按照公司授權(quán)范圍進行操作，確保法人章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（三）保管人員變更1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要變更時，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在公司行政部門、相關(guān)部門負責(zé)人及監(jiān)交人的監(jiān)督下進行，確保印章交接的清晰、準(zhǔn)確。2.交接雙方應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方簽字等信息。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司行政部門留存一份備案。3.新保管人員應(yīng)在交接完成后及時熟悉印章保管及使用規(guī)定，確保印章管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。四、印章的使用（一）使用范圍1.行政印章用于公司各類文件、報告、證明等行政公文的簽署。對外開具介紹信、授權(quán)委托書等具有法律效力的文件。其他經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的行政事務(wù)。2.合同專用章：專門用于簽訂公司與外部單位或個人的各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件。3.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)票據(jù)的開具，如支票、匯票、發(fā)票等。財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)中的款項支付、收款確認等相關(guān)文件的蓋章。4.法人章在公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)，用于財務(wù)結(jié)算、合同簽訂等重要文件的簽署。其他經(jīng)法定代表人特別授權(quán)的事項。（二）使用流程1.填寫申請表申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印日期、申請部門、申請人等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請表應(yīng)按照不同印章的使用范圍進行分類填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.部門審批申請部門負責(zé)人對用印事項進行審核，確認用印內(nèi)容符合公司規(guī)定及部門業(yè)務(wù)需求，簽字同意后提交至相關(guān)審批部門。對于涉及重大事項、金額較大或存在風(fēng)險的用印申請，部門負責(zé)人應(yīng)進行重點審核，并提出明確的審核意見。3.相關(guān)審批根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進行相應(yīng)層級的審批。一般事項由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要事項、涉及金額較大或存在法律風(fēng)險的事項需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批。審批人應(yīng)認真審查用印申請，確保用印事項合法合規(guī)，簽字確認審批意見。4.印章使用經(jīng)審批通過的用印申請，申請人持《印章使用申請表》及相關(guān)文件到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。印章保管人員應(yīng)再次核對用印申請的審批情況及文件內(nèi)容，確認無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項、文件名稱、文號、申請人、審批人、蓋章人等信息。印章加蓋應(yīng)清晰、端正，確保印章與文件內(nèi)容相符，不得模糊、遺漏或重疊。5.文件存檔用印完成后，申請人應(yīng)將《印章使用申請表》及相關(guān)文件原件或復(fù)印件按照公司檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，以備查閱。涉及合同簽訂的，合同管理部門應(yīng)負責(zé)合同文本的存檔及后續(xù)跟蹤管理。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行用印時，申請人應(yīng)通過電話或其他緊急通訊方式向相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，原則上應(yīng)通過郵寄或其他安全可靠的方式將文件寄回公司辦理用印手續(xù)。如確有必要在異地用印，需提前向公司管理層申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由印章保管人員或其授權(quán)代理人前往指定地點用印，并嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程進行操作。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、印章名稱等信息，并經(jīng)公司管理層審批。2.審批通過后，行政部門負責(zé)發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期及后續(xù)處理方式。3.印章保管人員在接到停用通知后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章妥善保管，等待后續(xù)銷毀處理。（二）銷毀1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行鑒定，確認印章已不再使用且無保留價值后，填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印章印模。2.將《印章銷毀申請表》提交至公司管理層審批，審批通過后安排專人負責(zé)印章銷毀工作。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀人員在《印章銷毀記錄》上簽字確認，記錄內(nèi)容包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人、執(zhí)行人等信息。4.銷毀完成后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)資料進行整理歸檔，以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責(zé)定期對印章使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章使用申請表的填寫是否規(guī)范、審批流程是否完整、用印登記是否準(zhǔn)確等。2.審計部門不定期對印章使用情況進行審計監(jiān)督，重點檢查印章使用的合規(guī)性、安全性以及是否存在違規(guī)用印行為。3.各部門負責(zé)人對本部門印章使用情況負有監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)定期檢查本部門印章使用記錄，確保印章使用符合公司規(guī)定。（二）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)用印行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.對于印章保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用等情況，保管人員應(yīng)立即采取措施，如向公安機關(guān)報案、通知相關(guān)部門停止使用該印章等，并及時報告公司管理層。因保管人員失職造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由法國公司行政部門負責(zé)解釋。如遇制