檔案部門印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案部門印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案部門所使用的各類印章，包括但不限于檔案部門公章、檔案專用章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。2.確保印章使用的真實性、合法性和有效性，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，防止印章丟失、被盜用或濫用。二、印章的種類及用途（一）檔案部門公章1.用于檔案部門對外的正式文件、報告、證明等材料的簽署。2.代表檔案部門與其他單位或個人簽訂具有法律效力的合同、協(xié)議等。（二）檔案專用章1.用于加蓋在檔案整理、歸檔、借閱、查閱等相關(guān)業(yè)務(wù)的文件、表格、憑證上。2.證明檔案資料的真實性、完整性和有效性。（三）業(yè)務(wù)專用章根據(jù)檔案部門具體業(yè)務(wù)需求設(shè)置的專用章，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件簽署和證明，如檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)專用章等。其具體用途由檔案部門根據(jù)實際情況明確規(guī)定，并報公司備案。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由檔案部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《印章刻制申請表》提交公司行政部門，由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，檔案部門應(yīng)及時與行政部門共同對印章的質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收，確保印章符合要求。（二）印章啟用1.新印章啟用前，檔案部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并附上印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。3.印章啟用后，檔案部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，通知各部門知曉。同時，應(yīng)將《印章啟用申請表》及印模復(fù)印件留存歸檔。四、印章的保管（一）保管人員1.檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章保管人員不得兼任其他不相容崗位，如檔案登記、借閱審批等。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的保險柜或印章箱，并設(shè)置密碼鎖。密碼應(yīng)由保管人員妥善保管，不得泄露給他人。2.對于暫時不使用的印章，應(yīng)及時鎖入保險柜或印章箱內(nèi)，確保印章安全。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接時，應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)人或其指定的監(jiān)交人在場，雙方共同清點(diǎn)印章數(shù)量、檢查印章是否完好，并在《印章交接登記表》上詳細(xì)記錄交接情況，包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期、交接人、監(jiān)交人等信息。3.交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，確保交接手續(xù)完備。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請使用印章時，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、文號、用印份數(shù)、用印日期等內(nèi)容，并附上相關(guān)文件的復(fù)印件或電子文檔。2.審批簽字《印章使用申請表》經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報檔案部門負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重要事項、金額較大或具有法律風(fēng)險的用印申請，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.印章使用印章保管人員在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與所附文件是否一致，確認(rèn)無誤后，方可在規(guī)定的位置加蓋印章。4.登記備案印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用情況，包括用印日期、用印文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人、審批人等信息，并將《印章使用申請表》及相關(guān)文件復(fù)印件留存歸檔。（二）使用要求1.印章應(yīng)加蓋在文件的正本或規(guī)定位置上，確保印章清晰、端正，不得歪斜、模糊或重疊。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上預(yù)先加蓋印章。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印章的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在加蓋印章后注明用途、日期等信息。3.對于多頁文件需要加蓋印章的，應(yīng)逐頁加蓋，并確保騎縫章清晰、完整。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用印章，但審批流程無法及時完成時，申請人應(yīng)電話請示檔案部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，原則上應(yīng)通過郵寄、傳真等方式將經(jīng)審批的《印章使用申請表》及相關(guān)文件送達(dá)檔案部門，由檔案部門印章保管人員加蓋印章后再寄回或傳真給申請人。如因特殊原因無法通過上述方式辦理的，可由申請人委托當(dāng)?shù)乜煽咳藛T攜帶經(jīng)審批的《印章使用申請表》及相關(guān)文件到檔案部門現(xiàn)場辦理用印手續(xù)。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，印章不再使用時，檔案部門應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，注明停用日期、印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理印章停用手續(xù)。（二）銷毀1.對于停用的印章，檔案部門應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并附上印模。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案部門會同行政部門共同組織實施印章銷毀工作。3.印章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由銷毀人員、監(jiān)督人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)銷毀情況，包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。4.銷毀后的《印章銷毀申請表》《印章銷毀登記表》及印模復(fù)印件應(yīng)留存歸檔，作為印章管理的重要檔案資料。七、印章管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案部門應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行自查，確保印章管理工作符合本制度要求。自查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，并將整改情況報告檔案部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案部門印章管理情況進(jìn)行審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，對責(zé)任人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其立即糾正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或