檔案寄存安全管理制度一、總則（一）目的為確保公司檔案寄存的安全與完整，規(guī)范檔案寄存管理工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有寄存檔案的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案在寄存過程中不發(fā)生丟失、損壞、泄露等安全事故。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行檔案寄存操作。3.責(zé)任明確原則：明確檔案寄存各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保工作落實到人。二、檔案寄存前的準(zhǔn)備（一）檔案整理1.各部門在檔案寄存前，應(yīng)對需寄存的檔案進行全面整理。按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類，確保檔案資料齊全、完整，編號清晰。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（二）檔案清點1.整理后的檔案，由檔案整理人員與部門負責(zé)人共同進行清點。按照檔案清單逐一核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.對于重要檔案，可進行多次清點，核對檔案內(nèi)容與清單記錄是否一致。（三）寄存申請1.檔案整理清點完成后，由部門負責(zé)人填寫《檔案寄存申請表》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、寄存原因等信息。2.《檔案寄存申請表》經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至公司人事部門。（四）寄存機構(gòu)選擇1.公司人事部門負責(zé)對檔案寄存機構(gòu)進行考察與選擇?？疾靸?nèi)容包括寄存機構(gòu)的資質(zhì)、信譽、安全設(shè)施、管理能力等。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、具備完善安全保障措施的正規(guī)檔案寄存機構(gòu)，并簽訂詳細的寄存服務(wù)合同。三、檔案寄存交接（一）交接人員安排1.公司人事部門指定專人負責(zé)檔案寄存的交接工作，交接人員應(yīng)具備較強的責(zé)任心和保密意識。2.同時，要求寄存機構(gòu)安排專門的接收人員，與公司交接人員進行對接。（二）交接流程1.交接雙方在指定地點進行檔案交接。交接時，應(yīng)在現(xiàn)場對檔案的數(shù)量、包裝、完整性等進行再次核對。2.填寫《檔案寄存交接清單》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方簽字等信息?！稒n案寄存交接清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.對于重要檔案，交接過程可進行錄像或拍照留證，以備后續(xù)查閱。（三）檔案包裝1.公司對寄存檔案進行統(tǒng)一包裝，包裝材料應(yīng)選用質(zhì)量可靠、防潮、防火、防蟲的材料。2.在檔案包裝外，應(yīng)標(biāo)明檔案類別、名稱、年度、保管期限等信息，便于識別與管理。四、檔案寄存期間的管理（一）寄存機構(gòu)管理1.公司人事部門定期對寄存機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存放環(huán)境、安全防護措施、檔案查閱登記等。2.要求寄存機構(gòu)建立健全檔案管理制度，配備專業(yè)的管理人員，確保檔案寄存工作規(guī)范有序。（二）檔案存放環(huán)境要求1.寄存機構(gòu)應(yīng)提供安全、干燥、通風(fēng)良好的檔案存放環(huán)境，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案存放區(qū)域應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查與維護。（三）檔案查閱登記1.因工作需要查閱寄存檔案的，必須嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)。查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至公司人事部門備案。人事部門通知寄存機構(gòu)協(xié)助辦理查閱手續(xù)。3.寄存機構(gòu)應(yīng)對檔案查閱過程進行詳細登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查核。（四）檔案保密管理1.寄存機構(gòu)及相關(guān)工作人員應(yīng)對公司寄存檔案嚴(yán)格保密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案人員必須遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。如有違反，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。（五）檔案定期盤點1.公司人事部門會同寄存機構(gòu)定期對寄存檔案進行盤點，原則上每年至少進行一次全面盤點。2.盤點內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、存放位置等，確保檔案實際情況與交接清單及相關(guān)記錄一致。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案缺失、損壞等，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案寄存期滿及特殊情況處理（一）檔案寄存期滿1.檔案寄存期滿前，公司人事部門應(yīng)提前通知寄存機構(gòu)做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。2.如需繼續(xù)寄存，應(yīng)重新辦理寄存手續(xù)；如需取回檔案，按照檔案取回流程進行操作。（二）檔案取回流程1.公司人事部門填寫《檔案取回申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知寄存機構(gòu)準(zhǔn)備檔案。2.寄存機構(gòu)按照《檔案寄存交接清單》核對檔案數(shù)量與內(nèi)容，確保檔案完整。3.雙方在指定地點進行檔案交接，填寫《檔案取回交接清單》，完成檔案取回手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等不可抗力因素，可能影響檔案安全時，寄存機構(gòu)應(yīng)及時通知公司人事部門，并采取應(yīng)急措施保護檔案。2.因寄存機構(gòu)原因?qū)е聶n案丟失、損壞或泄露等情況，寄存機構(gòu)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司人事部門應(yīng)積極與寄存機構(gòu)協(xié)商解決，維護公司合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司人事部門負責(zé)對檔案寄存管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.定期對寄存機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進行評估，如發(fā)現(xiàn)寄存機構(gòu)存在違反合同約定或工作失誤的情況，及時提出整改意見。（二）考核機制1.將檔案寄存管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，對工作認真負責(zé)、檔案管理規(guī)范的部門和個人給予表彰與獎勵。2.對因工