檔案醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工所形成的各種門類和載體的檔案。（三）檔案管理原則醫(yī)院檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。（四）管理職責(zé)1.醫(yī)院設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)下，接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。2.各科室、部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并配合綜合檔案室做好相關(guān)檔案管理工作。3.醫(yī)院全體員工應(yīng)遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理人員做好檔案工作，確保檔案的形成、積累和歸檔。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等十大類。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案：采用年度保管期限件號(hào)的編號(hào)方法。如：2023永久001，表示2023年度的永久保管的第1件文書檔案。2.醫(yī)療檔案：按照病歷號(hào)順序編號(hào)。3.教學(xué)檔案：根據(jù)教學(xué)活動(dòng)的類別和時(shí)間順序編號(hào)。4.科研檔案：以科研項(xiàng)目編號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)。5.人事檔案：按照人事檔案管理規(guī)定的編號(hào)方式執(zhí)行。6.財(cái)務(wù)檔案：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別編號(hào)。7.設(shè)備檔案：以設(shè)備購置順序編號(hào)。8.基建檔案：按工程項(xiàng)目編號(hào)。9.聲像檔案：按照形成時(shí)間和內(nèi)容編號(hào)。10.電子檔案：根據(jù)存儲(chǔ)位置和分類編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.醫(yī)院各科室、部門應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保檔案材料的齊全、完整。2.各科室、部門的檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集本科室、部門在工作中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。3.員工個(gè)人在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)交所在科室、部門的檔案管理人員。（二）整理方法1.文書檔案：按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理。即遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.醫(yī)療檔案：按照病歷書寫規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保病歷的完整性和準(zhǔn)確性。3.教學(xué)檔案：分類整理教案、課件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)生成績等材料。4.科研檔案：按照科研項(xiàng)目的研究周期和階段，整理項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。5.人事檔案：按照人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂和編目。6.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，分類裝訂成冊(cè)。7.設(shè)備檔案：收集設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等材料，進(jìn)行分類整理。8.基建檔案：按照工程項(xiàng)目建設(shè)程序，整理項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。9.聲像檔案：對(duì)照片、錄像等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。10.電子檔案：按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案：各科室、部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔。2.醫(yī)療檔案：患者出院后30天內(nèi)，由科室負(fù)責(zé)整理歸檔。3.教學(xué)檔案：每學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.科研檔案：科研項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。5.人事檔案：按照人事檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。6.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合檔案室。7.設(shè)備檔案：設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。8.基建檔案：工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。9.聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。10.電子檔案：定期備份歸檔，確保數(shù)據(jù)安全。（二）歸檔手續(xù)各科室、部門的檔案管理人員將整理好的檔案移交綜合檔案室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管設(shè)施1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等保管條件。2.配備必要的檔案柜、架、盒、裝訂設(shè)備、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等設(shè)施設(shè)備。（三）檔案整理與上架1.綜合檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行再次整理和核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。2.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和利用。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍醫(yī)院內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱醫(yī)院檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制、拍照，須另行辦理審批手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記，記錄查閱、借閱時(shí)間、內(nèi)容、人員等信息。4.借閱檔案的期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.對(duì)重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行審批和登記，確保檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)科室、部門的人員為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室會(huì)同保衛(wèi)部門等指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，并做好銷毀記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。（三）檔案信息系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.做好檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合檔案室管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，提供檔案信息利用服務(wù)。4.對(duì)各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.參與醫(yī)院檔案工作的考核與獎(jiǎng)懲。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）科室、部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案材料的收集、整理、立卷和移交工作。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.按照檔案管理制度要求，做好本科室、部門檔案的日常保管工作。4.參與醫(yī)院檔案工作的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。十、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，為醫(yī)院檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)的科室、部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括通報(bào)表揚(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證