格力公司采購管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購管理工作，保障公司物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購成本，加強(qiáng)采購過程中的風(fēng)險控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于格力公司所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，通過合理的采購策略和流程，實(shí)現(xiàn)采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.質(zhì)量原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的物資符合公司生產(chǎn)、運(yùn)營及使用要求。4.誠信原則：采購過程中應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司的商業(yè)信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負(fù)責(zé)公司各項采購工作的具體實(shí)施。采購部根據(jù)采購業(yè)務(wù)的不同類型和需求，設(shè)置相應(yīng)的采購崗位，明確各崗位的職責(zé)和分工。（二）采購部職責(zé)1.制定并執(zhí)行公司采購管理制度和流程，確保采購活動的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.根據(jù)公司各部門的需求計劃，編制采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等，并組織實(shí)施采購工作。3.開發(fā)、評估、選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核與評估，維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系。4.負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行及跟蹤，確保合同的有效履行，保障公司利益。5.參與采購物資的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，落實(shí)整改措施。6.收集、分析市場采購信息，掌握市場動態(tài)，為公司采購決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購成本。7.配合公司內(nèi)部審計、法務(wù)等部門開展相關(guān)工作，接受公司監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門定期向采購部提交物資需求計劃，明確需求物資的詳細(xì)信息，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等，并確保需求計劃的合理性和準(zhǔn)確性。參與采購過程中的技術(shù)談判、驗收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見。負(fù)責(zé)對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，及時通知采購部。2.質(zhì)量管理部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對采購物資質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和分析，提出處理意見和改進(jìn)建議，督促采購部和供應(yīng)商采取有效措施解決質(zhì)量問題。3.財務(wù)部門參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等進(jìn)行審查，確保符合財務(wù)制度和公司資金安排。負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和賬務(wù)處理，監(jiān)督采購資金的使用情況，保障資金安全。協(xié)助采購部進(jìn)行采購成本的核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，為采購決策提供參考。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃的編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、項目進(jìn)度安排等，結(jié)合庫存情況，提前向采購部提交物資需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)。2.采購部收到需求部門的物資需求計劃后，進(jìn)行匯總、分析和審核。對于重復(fù)、不合理或不符合公司實(shí)際需求的部分，及時與需求部門溝通協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。3.采購部根據(jù)審核后的物資需求計劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況、供應(yīng)商生產(chǎn)周期、運(yùn)輸時間等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的具體內(nèi)容、采購時間、預(yù)計到貨時間、采購責(zé)任人等信息，并報部門負(fù)責(zé)人審批。4.采購計劃經(jīng)審批通過后，由采購部負(fù)責(zé)組織實(shí)施。在執(zhí)行過程中，如因公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、市場變化等原因?qū)е虏少徲媱澬枰兏?，采購部?yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，重新編制采購計劃并按規(guī)定程序?qū)徟＃ǘ┎少忣A(yù)算的管理1.采購部應(yīng)根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格走勢、歷史采購數(shù)據(jù)等，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購物資的預(yù)計采購金額，并報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查預(yù)算金額的合理性、準(zhǔn)確性以及與公司年度財務(wù)預(yù)算的一致性。如有需要，財務(wù)部門可與采購部、需求部門進(jìn)行溝通協(xié)商，對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。3.采購預(yù)算經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，作為采購工作的資金控制依據(jù)。采購部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。如因特殊原因需要超出預(yù)算采購的，應(yīng)提前辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。4.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購資金的合理使用。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、招標(biāo)活動等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息，包括公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，并填寫供應(yīng)商調(diào)查表。3.組織相關(guān)人員對篩選合格的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，評估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果分為合格、不合格兩個等級，對于評估合格的潛在供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和公司需求確定，主要包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.采購部收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、發(fā)票、客戶反饋等，并組織相關(guān)部門人員進(jìn)行評審。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分評級，評級分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求的，取消其供應(yīng)商資格。4.將供應(yīng)商評估與考核結(jié)果記錄在供應(yīng)商檔案中，作為供應(yīng)商選擇、合作、淘汰的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部與供應(yīng)商建立定期溝通機(jī)制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、市場價格波動等信息，同時向供應(yīng)商反饋公司的需求變化和意見建議。2.對于重要供應(yīng)商，采購部應(yīng)與其簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作目標(biāo)、合作方式等內(nèi)容，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.在采購過程中，采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的合作態(tài)度，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題和糾紛，維護(hù)雙方的合作關(guān)系。如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿纠媸軗p的，采購部應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。4.關(guān)注供應(yīng)商的發(fā)展動態(tài)，與供應(yīng)商共同探討合作機(jī)會和改進(jìn)措施，促進(jìn)雙方的共同發(fā)展。五、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.《采購申請表》提交至采購部后，采購專員對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請物資的必要性、合理性、與庫存物資的匹配性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。（二）采購審批1.采購專員根據(jù)審核后的《采購申請表》，按照公司采購審批權(quán)限規(guī)定，填寫《采購審批表》，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的副總經(jīng)理審批。采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.對于緊急采購申請，為確保生產(chǎn)經(jīng)營不受影響，可先由采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)采購，事后補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商選擇與采購訂單下達(dá)1.采購專員根據(jù)采購審批結(jié)果，在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《采購詢價單》，注明采購物資的詳細(xì)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.采購專員收集供應(yīng)商的報價單，進(jìn)行比較分析，選擇報價合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、交貨期有保障的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。3.與中標(biāo)候選人進(jìn)行商務(wù)談判，進(jìn)一步明確采購價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，達(dá)成一致意見后簽訂《采購合同》。4.根據(jù)《采購合同》內(nèi)容，采購專員下達(dá)《采購訂單》給供應(yīng)商，明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（四）采購訂單跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購專員負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤工作，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時掌握物資生產(chǎn)、發(fā)貨、運(yùn)輸?shù)惹闆r。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按照訂單要求按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，了解原因，并督促其采取有效措施解決問題。同時，將相關(guān)情況及時反饋給需求部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。3.根據(jù)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部相關(guān)部門做好物資的接收、檢驗、入庫等準(zhǔn)備工作，確保物資到貨后能夠及時、順利地完成后續(xù)流程。（五）采購驗收1.物資到貨前，采購專員應(yīng)通知質(zhì)量管理部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量管理部門按照規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范進(jìn)行檢驗，需求部門等相關(guān)人員配合驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。3.對于驗收合格的物資，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)，辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定時間內(nèi)更換或處理，并跟蹤處理結(jié)果。4.如因驗收問題產(chǎn)生糾紛的，采購專員應(yīng)協(xié)助質(zhì)量管理部門、需求部門等相關(guān)人員與供應(yīng)商協(xié)商解決，如協(xié)商無果，可按照合同約定通過法律途徑解決。（六）采購付款1.采購部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等方面，確保發(fā)票與采購合同、采購訂單、驗收單等相關(guān)憑證一致。2.采購專員填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、采購合同、采購訂單、驗收單等相關(guān)憑證，按照公司付款審批流程報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額的準(zhǔn)確性、付款條件是否符合合同約定等。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間安排支付采購款項，并做好賬務(wù)處理。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險、市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險加強(qiáng)供應(yīng)商開發(fā)和評估工作，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商考核與淘汰機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時采取整改措施或淘汰處理，降低供應(yīng)商風(fēng)險。與多個供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對單一供應(yīng)商過度依賴，降低因供應(yīng)商問題導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險。2.市場風(fēng)險關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供求關(guān)系變化等信息，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。開展市場調(diào)研，尋找多種采購渠道，優(yōu)化采購策略，提高采購的靈活性和適應(yīng)性，應(yīng)對市場變化。3.質(zhì)量風(fēng)險嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對采購物資的檢驗和驗收工作，確保質(zhì)量合格。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商對所供物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。定期對采購物資的質(zhì)量情況進(jìn)行跟蹤和分析，對于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，及時采取措施進(jìn)行整改或更換。4.合同風(fēng)險加強(qiáng)采購合同的管理，合同簽訂前要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確，避免合同漏洞和風(fēng)險。合同執(zhí)行過程中，要嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，確保合同的有效履行。建立合同檔案管理制度，妥善保存采購合同及相關(guān)資料，便于查詢和追溯。5.付款風(fēng)險嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間安排支付款項，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。加強(qiáng)對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督，確保付款憑證真實(shí)、合法、有效，防止出現(xiàn)資金支付風(fēng)險。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如暫扣貨款、追究違約責(zé)任等，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制效果等方面。2.采購部應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)