標(biāo)書資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司標(biāo)書資料的管理，確保標(biāo)書資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高標(biāo)書編制效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與投標(biāo)項目所涉及的標(biāo)書資料的歸檔管理，包括但不限于投標(biāo)文件、相關(guān)技術(shù)資料、商務(wù)文件、往來信函等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司設(shè)立專門的標(biāo)書資料歸檔管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、保管和利用標(biāo)書資料，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則標(biāo)書資料應(yīng)如實反映投標(biāo)項目的實際情況，確保資料的真實性和完整性，不得擅自修改、偽造或遺漏重要信息。3.分類清晰原則對標(biāo)書資料進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、檢索和使用，提高資料管理的效率。4.安全保密原則加強(qiáng)對標(biāo)書資料的安全保護(hù)，采取必要的保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司商業(yè)機(jī)密和投標(biāo)信息的安全。二、職責(zé)分工（一）標(biāo)書編制部門1.負(fù)責(zé)按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.在投標(biāo)文件編制過程中，及時收集、整理相關(guān)資料，并提交給標(biāo)書資料歸檔管理部門。3.協(xié)助標(biāo)書資料歸檔管理部門進(jìn)行資料的審核和整理工作。（二）標(biāo)書資料歸檔管理部門1.制定和完善標(biāo)書資料歸檔管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、保管和利用標(biāo)書資料，建立健全標(biāo)書資料檔案庫。3.對標(biāo)書資料進(jìn)行分類、編號、裝訂和存儲，確保資料的規(guī)范化管理。4.定期對標(biāo)書資料進(jìn)行清查和盤點，保證資料的安全和完整。5.為公司各部門提供標(biāo)書資料的查詢和借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（三）其他部門1.配合標(biāo)書編制部門和標(biāo)書資料歸檔管理部門提供相關(guān)資料和信息。2.在使用標(biāo)書資料過程中，遵守本制度的規(guī)定，愛護(hù)資料，不得擅自損壞或丟失。三、標(biāo)書資料的收集與整理（一）收集范圍1.投標(biāo)文件：包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分等，以及根據(jù)招標(biāo)文件要求提供的其他相關(guān)文件。2.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)人發(fā)布的招標(biāo)文件、補(bǔ)遺文件、答疑文件等。3.往來信函：與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、潛在投標(biāo)人等之間的往來信函、傳真、電子郵件等。4.技術(shù)資料：與投標(biāo)項目相關(guān)的技術(shù)方案、圖紙、測試報告、產(chǎn)品樣本等。5.其他資料：與投標(biāo)項目有關(guān)的其他文件、資料，如資格證明文件、業(yè)績證明材料等。（二）收集要求1.標(biāo)書編制部門應(yīng)在投標(biāo)文件編制過程中，及時收集所需資料，并確保資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.對于從外部獲取的資料，應(yīng)要求提供方加蓋公章或簽字確認(rèn)，以保證資料的有效性。3.收集的資料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理，確保資料的邏輯性和連貫性。（三）整理方法1.分類整理對標(biāo)書資料按照上述收集范圍進(jìn)行分類，可分為商務(wù)類、技術(shù)類、價格類等。每類資料再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如商務(wù)類可分為公司資質(zhì)文件、業(yè)績證明材料、授權(quán)委托書等。2.編號標(biāo)識為每份標(biāo)書資料賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和規(guī)律性，便于識別和管理。編號可采用年份+項目編號+資料類別編號+順序號的方式，例如：202300101001，其中“2023”表示年份，“001”表示項目編號，“01”表示資料類別編號（如商務(wù)類為01，技術(shù)類為02等），“001”表示該類別資料中的順序號。3.編制目錄根據(jù)分類整理后的資料，編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號、日期、頁碼等信息，以便快速查找和核對資料。4.裝訂成冊將整理好的資料按照目錄順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保存。對于紙張較大或較多的資料，可采用活頁夾或檔案盒進(jìn)行裝訂。四、標(biāo)書資料的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.標(biāo)書編制部門在完成投標(biāo)文件編制后，應(yīng)及時將整理好的標(biāo)書資料提交給標(biāo)書資料歸檔管理部門。2.標(biāo)書資料歸檔管理部門收到資料后，應(yīng)對資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與標(biāo)書編制部門溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.審核通過的標(biāo)書資料，由標(biāo)書資料歸檔管理部門按照分類整理和編號標(biāo)識的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理，并填寫《標(biāo)書資料歸檔登記表》，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、日期、來源、歸檔人等信息。4.將整理好的標(biāo)書資料存入專門的檔案庫，并按照檔案庫的存儲規(guī)則進(jìn)行排列存放，確保資料存放有序，便于查找。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲對于紙質(zhì)標(biāo)書資料，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。檔案柜應(yīng)按照類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲對于電子標(biāo)書資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用光盤、硬盤、云存儲等方式。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進(jìn)行命名和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.存儲環(huán)境要求檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，以防止資料受潮、發(fā)霉、變形等。檔案庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保資料的安全。五、標(biāo)書資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱標(biāo)書資料時，應(yīng)填寫《標(biāo)書資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給標(biāo)書資料歸檔管理部門。2.標(biāo)書資料歸檔管理部門收到申請表后，應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在《標(biāo)書資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將資料歸還標(biāo)書資料歸檔管理部門，并由管理人員核對資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱標(biāo)書資料時，應(yīng)填寫《標(biāo)書資料借閱申請表》，注明借閱目的、資料名稱、編號、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和標(biāo)書資料歸檔管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.標(biāo)書資料歸檔管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，辦理借閱手續(xù)，將資料借給借閱人，并在《標(biāo)書資料借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、資料名稱、編號、預(yù)計歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的標(biāo)書資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向標(biāo)書資料歸檔管理部門提出申請，經(jīng)同意后方可延長。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)將資料歸還標(biāo)書資料歸檔管理部門。如逾期未還，標(biāo)書資料歸檔管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.歸還的標(biāo)書資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。六、標(biāo)書資料的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對標(biāo)書資料的保密教育，提高員工的保密意識，明確保密責(zé)任。2.對標(biāo)書資料的查閱和借閱進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，限制知悉范圍，確保資料不被無關(guān)人員接觸。3.對于涉及公司商業(yè)機(jī)密和投標(biāo)信息的標(biāo)書資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。4.在對外提供標(biāo)書資料時，應(yīng)按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的使用符合公司利益和保密要求。（二）安全管理1.建立健全標(biāo)書資料的安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.定期對標(biāo)書資料進(jìn)行安全檢查，檢查資料的存儲狀況、防火防盜情況等，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保護(hù)標(biāo)書資料的安全。七、標(biāo)書資料的保管期限與銷毀（一）保管期限標(biāo)書資料的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定，一般為自投標(biāo)項目結(jié)束之日起[X]年。對于重要項目或涉及公司核心利益的標(biāo)書資料，保管期限可適當(dāng)延長。（二）銷毀程序1.對標(biāo)書資料進(jìn)行定期清查，對于超過保管期限且確無保存價值的資料，由標(biāo)書資料歸檔管理部門提出銷毀申請，填寫《標(biāo)書資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《標(biāo)書資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、標(biāo)書資料歸檔管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀標(biāo)書資料時，應(yīng)