4s店采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范4S店采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司運營所需物資和服務的及時供應，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于4S店所有采購活動，包括但不限于汽車及零部件采購、辦公用品采購、設備采購、售后服務用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合公司要求。5.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責和權限。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策小組，由總經(jīng)理擔任組長，副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、銷售經(jīng)理、售后服務經(jīng)理等相關人員為成員。采購決策小組負責審議和批準重大采購項目、采購預算、采購政策等事項。（二）采購執(zhí)行部門設立采購部，作為公司采購活動的執(zhí)行部門。采購部負責具體采購業(yè)務的實施，包括供應商開發(fā)與管理、采購計劃制定、采購訂單下達、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購物資驗收等工作。（三）其他部門職責1.銷售部：負責提供市場需求信息，協(xié)助采購部了解客戶對汽車及相關產(chǎn)品的需求特點，參與采購合同中有關銷售條款的審核。2.售后服務部：根據(jù)售后服務工作需要，提出所需物資和服務的采購需求，配合采購部進行供應商選擇和采購驗收工作。3.財務部：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用，進行采購成本核算與分析。4.法務部：負責審查采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律支持和風險防范建議。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，定期或不定期填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至采購部。2.對于緊急采購需求，相關部門應及時與采購部溝通，采購部應優(yōu)先處理。（二）采購計劃制定1.采購部收到各部門的《采購申請表》后，進行匯總整理，并結合庫存情況、市場供應情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購預算等內(nèi)容，并報采購決策小組審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平等方面，確定入圍供應商名單。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務、價格合理性、合作配合度等方面。采購部根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰并停止合作。3.供應商關系維護采購部與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，反饋公司需求和意見，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰和獎勵，提高供應商的合作積極性和忠誠度。（四）采購詢價與報價1.采購部根據(jù)采購計劃，向入圍供應商發(fā)送《詢價單》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨期等信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.供應商應在規(guī)定時間內(nèi)將報價單返回采購部，報價單應包括產(chǎn)品價格、交貨期、付款方式、售后服務等內(nèi)容。（五）采購合同簽訂1.采購部對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、產(chǎn)品質量可靠、交貨期有保障的供應商進行商務談判。2.商務談判達成一致后，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應包括雙方的權利和義務、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。3.采購合同經(jīng)法務部審查后，提交采購決策小組審批。審批通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。（六）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同內(nèi)容下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單應發(fā)送給供應商，并要求供應商確認。供應商確認后，采購訂單生效。（七）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部應通知相關部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨時，由采購部、使用部門、質量檢驗部門等相關人員共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等方面。3.驗收合格的物資，由使用部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（八）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料，提交至財務部審核。2.財務部按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式進行審核，審核通過后報總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，財務部安排付款。四、采購預算管理（一）采購預算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門業(yè)務需求，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報財務部審核。3.財務部對采購預算草案進行審核，結合公司財務狀況和資金安排，提出修改意見。采購部根據(jù)審核意見對采購預算草案進行調整，形成年度采購預算方案。4.年度采購預算方案報采購決策小組審議通過后，下達至各部門執(zhí)行。（二）采購預算執(zhí)行與控制1.各部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。2.采購部應定期對采購預算執(zhí)行情況進行跟蹤和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因特殊原因需要調整采購預算，相關部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額、調整項目等內(nèi)容，并提交至采購部。4.采購部對《采購預算調整申請表》進行審核后，報采購決策小組審批。審批通過后，方可對采購預算進行調整。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購活動中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應變化等信息，合理安排采購計劃，采取適當?shù)牟少彶呗裕缗坎少?、套期保值等，降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，選擇資質良好、信譽可靠的供應商，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商風險。3.質量風險應對：嚴格把控采購物資的質量，加強采購過程中的質量檢驗和驗收工作，要求供應商提供質量合格證明文件，對質量不合格的物資及時采取措施進行處理，降低質量風險。4.合同風險應對：加強采購合同管理，由法務部審查采購合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款明確、清晰、合理，避免合同糾紛，降低合同風險。5.付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間進行付款，加強對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督，防止出現(xiàn)逾期付款、重復付款等情況，降低付款風險。六、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)。2.采購質量：評估采購物資的質量是否符合公司要求，是否滿足客戶需求。3.交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨期的準確率。4.供應商管理：評估供應商的開發(fā)、評估、管理等工作的有效性。5.采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，包括采購計劃制定、詢價、報價、合同簽訂、訂單下達等環(huán)節(jié)的時間周期。（二）評估方法1.定期收集采購相關數(shù)據(jù)，包括采購發(fā)票、驗收報告、供應商評價表等。2.根據(jù)設定的評估指標，對采購數(shù)據(jù)進行分析和計算，得出各項評估指標的得分。3.綜合各項評估指標的得分，對采購績效進行全面評價。（三）評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，對采購部及相關人員進行獎勵和懲罰。對于采購績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于采購績效較差的部門和人員，進行批評