項目部采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項目部采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司項目部所有采購活動，包括工程物資、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)項目實際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和重復(fù)采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合項目要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕腐敗行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)項目部成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由項目經(jīng)理擔(dān)任組長，項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、商務(wù)經(jīng)理等相關(guān)人員為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購方式、采購合同等重大采購事項，做出決策。（二）采購執(zhí)行部門項目部設(shè)采購部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的實施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其職責(zé)和分工。采購人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)、溝通能力和職業(yè)道德。（三）各部門職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計劃，組織采購活動，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的催交、驗收、付款等工作。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。收集市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。2.需求部門提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購計劃的制定和供應(yīng)商的選擇。負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收工作，對驗收結(jié)果負(fù)責(zé)。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，安排采購資金。參與采購合同的審核，監(jiān)督采購款項的支付。負(fù)責(zé)采購成本的核算和分析。4.技術(shù)部門提供采購物資和服務(wù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。參與供應(yīng)商的技術(shù)評審，協(xié)助采購部門解決技術(shù)問題。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)項目進(jìn)度計劃和實際需求，提前編制采購需求清單，并提交給采購部門。2.采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求清單，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后實施。（二）采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因項目變更、設(shè)計調(diào)整、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時通知采購部門。2.采購部門根據(jù)需求部門的通知，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并重新提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。四、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.公開招標(biāo)應(yīng)邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。（二）邀請招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占項目采購價值比例過大的項目。2.采購部門應(yīng)根據(jù)項目特點和供應(yīng)商情況，選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，并組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。（三）競爭性談判1.適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目，或者采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。2.采購部門應(yīng)成立談判小組，與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購部門應(yīng)填寫單一來源采購審批表，說明采購理由，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實施。（五）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估。3.采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評審，選擇合格的供應(yīng)商列入供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商的評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面。2.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商的維護(hù)與溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)定期向供應(yīng)商反饋采購需求和使用情況，幫助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應(yīng)在確定成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門會簽，采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后簽訂。（二）合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時通知供應(yīng)商組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并跟蹤采購進(jìn)度。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量交付采購物資和服務(wù)。采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。（三）合同的變更與解除1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因項目變更、設(shè)計調(diào)整、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更或解除協(xié)議。2.變更或解除采購合同應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門會簽，采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實施。（四）合同的歸檔與保管1.采購部門應(yīng)建立采購合同檔案，對采購合同進(jìn)行分類整理、編號登記，并妥善保管。2.采購合同檔案應(yīng)包括采購合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。七、采購驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物資和服務(wù)的驗收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.需求部門應(yīng)根據(jù)采購物資和服務(wù)的特點，制定具體的驗收方案，明確驗收流程和驗收方法。（二）驗收程序1.采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門組織驗收。2.需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收方案進(jìn)行驗收，驗收合格后填寫驗收報告。3.驗收報告應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認(rèn)。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的采購物資和服務(wù)，采購部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并按照采購合同的約定支付貨款。2.驗收不合格的采購物資和服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等處理方式。如供應(yīng)商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在采購物資和服務(wù)驗收合格后，及時填寫付款申請單，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.付款申請單應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。（二）付款審批1.付款申請單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部門會簽，采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后支付。2.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同的約定和公司財務(wù)制度的規(guī)定，對付款申請進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合規(guī)定。（三）付款方式1.采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定和公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.對于金額較大的采購項目，應(yīng)盡量采用銀行承兌匯票等延期付款方式，以降低資金成本。九、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握物資價格變化情況，合理安排采購時間，避免因市場價格波動導(dǎo)致采購成本增加。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評價和考核機(jī)制，及時淘汰不合格供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，加強(qiáng)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗，確保所采購的物資和服務(wù)符合項目要求。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對項目部采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性