大學人事檔案管理規(guī)定?

大學人事檔案管理規(guī)定一、總則1.目的：為了加強大學人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及教育部門有關規(guī)定，結合本校實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本校全體教職員工（包括在編人員、合同制人員等）的人事檔案管理工作。3.管理原則：人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負責、真實準確、安全保密的原則。確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，為學校的人事決策、人才培養(yǎng)等工作提供有力支持。二、管理體制與職責1.管理部門：學校設立專門的人事檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”），負責全校人事檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案部門配備專職檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.部門職責-檔案部門職責：制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施；負責全校人事檔案的接收、整理、分類、編目、裝訂、保管和轉遞等工作；負責辦理檔案的查閱、借閱和出具證明等利用手續(xù)；對各部門人事檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查；定期對人事檔案進行鑒定、銷毀過期或無保存價值的檔案材料。-其他部門職責：各部門應指定專人負責本部門教職員工人事檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的及時、準確、完整；協(xié)助檔案部門做好檔案的查閱、借閱等工作；積極配合檔案部門開展人事檔案的清理、核對等工作。三、檔案內(nèi)容與分類1.檔案內(nèi)容：人事檔案內(nèi)容主要包括以下十個方面：履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）評聘材料；政審材料；黨、團材料；獎勵材料；處分材料；工資、任免、出國（境）等材料；其他可供組織參考的材料。2.檔案分類：人事檔案按照上述十個方面的內(nèi)容進行分類整理，每類檔案材料再根據(jù)時間順序、重要程度等進行排序編號，便于管理和查找。四、檔案的收集與整理1.檔案收集-定期收集：各部門應按照檔案部門的要求，定期將本部門形成的應歸檔材料移交至檔案部門。一般情況下，每年集中移交一次，特殊情況及時移交。-主動收集：檔案管理人員應主動關注學校各項工作動態(tài)，及時收集學校在干部任免、考核、獎勵、處分等工作中形成的人事檔案材料。-個人提交：教職員工本人應主動向所在部門或檔案部門提交需要歸檔的個人材料，如學歷學位證書、培訓結業(yè)證書、科研成果證明等。2.檔案整理-初步整理：檔案管理人員接收檔案材料后，首先對材料進行初步審核，檢查材料的完整性、真實性和規(guī)范性。對于不符合要求的材料，及時退回相關部門或個人進行補充、完善。-分類排序：對審核合格的材料，按照檔案分類標準進行分類，并根據(jù)時間順序、重要程度等進行排序。-編目裝訂：對分類排序后的材料進行編目，編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、來源等信息。然后將編目后的材料進行裝訂，形成規(guī)范的人事檔案卷宗。五、檔案的保管與保護1.保管設施：檔案部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.庫房管理：檔案庫房應保持整潔、通風、干燥，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。檔案管理人員應定期對庫房進行檢查和清掃，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.檔案保護：對珍貴或易損的檔案材料，應采取特殊的保護措施，如進行復制、數(shù)字化處理等。同時，應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、丟失等問題。六、檔案的利用1.查閱制度-查閱申請：因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，說明查閱理由、查閱人員身份、查閱檔案范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案部門審批。-查閱權限：查閱人事檔案應嚴格按照規(guī)定的權限進行。一般情況下，學校中層以上領導干部因工作需要可查閱相關人員的人事檔案；其他人員查閱人事檔案須經(jīng)檔案部門負責人批準。涉及機密檔案的查閱，須經(jīng)學校主管領導批準。-查閱要求：查閱檔案應在檔案部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱檔案時，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、撤換或抽取檔案材料。2.借閱制度-借閱申請：因特殊情況需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，說明借閱理由、借閱期限、借閱人員身份等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案部門審批。-借閱審批：檔案部門對借閱申請進行審核，報學校主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長借閱期限的，應重新辦理借閱手續(xù)。-借閱歸還：借閱人員應嚴格按照借閱期限歸還檔案，歸還時檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和真實性，如有問題應及時查明原因并進行處理。3.出具證明：教職員工因個人原因需要檔案部門出具相關證明的，應填寫《人事檔案證明出具申請表》，說明需要證明的事項，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案部門辦理。檔案部門根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具證明，并加蓋檔案專用章。七、檔案的轉遞1.轉遞原因：人事檔案轉遞主要適用于教職員工調(diào)動、辭職、退休等情況。檔案部門應根據(jù)有關規(guī)定，及時辦理檔案的轉遞手續(xù)。2.轉遞要求-密封轉遞：檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。檔案轉出時，檔案部門應將檔案材料進行密封包裝，并在封口處加蓋檔案專用章。-填寫轉遞通知單：檔案轉出時，檔案部門應填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、轉遞原因、接收單位等信息，并及時通知接收單位查收檔案。-回執(zhí)反饋：接收單位收到檔案后，應及時將《人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)寄回檔案部門。檔案部門應跟蹤檔案轉遞情況，如超過規(guī)定時間未收到回執(zhí)，應及時與接收單位聯(lián)系，確保檔案安全轉遞。八、檔案的信息化管理1.信息化建設：學校應加強人事檔案信息化建設，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索和利用。檔案部門應配備必要的信息化設備，培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人員，提高檔案管理工作的效率和水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護：檔案管理人員應及時將新收集的檔案材料進行數(shù)字化處理，并錄入人事檔案管理信息系統(tǒng)。同時，應定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.信息安全：人事檔案管理信息系統(tǒng)應采取有效的安全防護措施，如設置用戶權限、數(shù)據(jù)加密、防火墻等，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應嚴格遵守信息安全管理制度，不得泄露系統(tǒng)賬號和密碼，防止檔案信息被非法獲取和篡改。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案部門應定期對人事檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案材料的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門或個人進行整改。2.專項檢查：學?？筛鶕?jù)實際情況，組織開展人事檔案管理工作專項檢查。專項檢查可邀請學校紀檢監(jiān)察部門、審計部門等參與，對人事檔案管理工作進行全面、深入的檢