對外合同簽訂及管理制度一、總則1.目的為加強公司對外合同簽訂及管理工作，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則合法性原則：合同簽訂應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，確保雙方權(quán)利義務(wù)對等。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門提出申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、對方當(dāng)事人、簽訂時間等基本情況，并闡述簽訂合同的必要性和可行性。部門負(fù)責(zé)人審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對申請進行審核，重點審查合同的必要性、可行性以及與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，簽署審核意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的申請和審核意見，對合同立項進行審批。對于重大合同或涉及公司重要利益的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。2.合同起草指定起草人員：經(jīng)合同立項審批通過后，由業(yè)務(wù)部門指定熟悉業(yè)務(wù)和法律知識的人員負(fù)責(zé)合同起草工作。如涉及專業(yè)性較強的合同，可邀請公司法律顧問或外部律師參與起草。收集相關(guān)資料：起草人員應(yīng)收集與合同相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、市場行情、對方當(dāng)事人的主體資格及信用狀況等資料，為合同起草提供依據(jù)。擬定合同條款：起草人員根據(jù)合同立項申請和收集的資料，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。同時，應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和特點，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行充分評估，并制定相應(yīng)的防范措施。3.合同審核業(yè)務(wù)部門初審：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同條款進行初審，重點審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、是否存在法律風(fēng)險、是否與公司內(nèi)部規(guī)定相沖突等。初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在合同文本上簽署初審意見。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對合同進行法律審核，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在法律風(fēng)險。法務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，對于存在法律風(fēng)險的條款，應(yīng)提出修改建議。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對合同進行財務(wù)審核，重點審查合同的價款、支付方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財務(wù)條款是否符合公司財務(wù)管理制度的要求，是否存在財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)部門應(yīng)出具書面審核意見，對于存在財務(wù)風(fēng)險的條款，應(yīng)提出修改建議。其他相關(guān)部門審核：根據(jù)合同的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可能需要其他相關(guān)部門進行審核。如涉及技術(shù)合同，需技術(shù)部門審核技術(shù)條款；涉及采購合同，需采購部門審核采購條款等。其他相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并出具書面審核意見。4.合同審批按權(quán)限審批：合同經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審、法務(wù)部門審核、財務(wù)部門審核及其他相關(guān)部門審核通過后，按照公司的審批權(quán)限進行審批。一般合同由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及公司重要利益的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。審批意見反饋：審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同文本，對合同條款提出修改意見或?qū)徟庖姟徟ㄟ^的合同，審批人應(yīng)簽署同意意見；審批不通過的合同，審批人應(yīng)明確指出存在的問題和修改意見，退回業(yè)務(wù)部門重新起草或修改。5.合同簽訂授權(quán)代表簽字：合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方當(dāng)事人簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)持有公司法定代表人簽署的授權(quán)委托書，在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽訂合同。合同蓋章：合同簽訂后，應(yīng)及時加蓋公司公章或合同專用章。蓋章時應(yīng)確保合同文本內(nèi)容清晰、完整，印章加蓋位置準(zhǔn)確、規(guī)范。合同留存：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)留存一份原件，并將合同副本分送法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門備案。同時，應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，將合同原件歸檔保存，以備查閱。三、合同履行管理1.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理工作，及時掌握合同履行情況，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。定期匯報：跟蹤管理人員應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報合同履行情況，對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或風(fēng)險，應(yīng)及時提出解決方案和建議。2.變更管理變更申請：合同履行過程中，如需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更申請應(yīng)由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況，并按照合同簽訂流程進行審批。審批流程：合同變更申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門初審、法務(wù)部門審核、財務(wù)部門審核及其他相關(guān)部門審核通過后，按照公司的審批權(quán)限進行審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人簽訂變更協(xié)議，并將變更協(xié)議分送法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門備案。3.爭議解決協(xié)商解決：合同履行過程中，如發(fā)生爭議，合同雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決爭議。協(xié)商解決爭議應(yīng)遵循平等、自愿、公平、公正的原則，充分溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。仲裁或訴訟：如協(xié)商不成，合同雙方可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟解決爭議。選擇仲裁解決爭議的，應(yīng)按照仲裁機構(gòu)的規(guī)定辦理仲裁手續(xù)；選擇訴訟解決爭議的，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在爭議解決過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護公司的合法權(quán)益。四、合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集合同簽訂過程中形成的各類文件和資料，包括合同立項申請表、合同文本、合同審核意見、合同審批文件、授權(quán)委托書、變更協(xié)議、爭議解決文件等，并按照檔案管理的要求進行整理和歸檔。定期移交：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將整理好的合同檔案移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。移交時應(yīng)填寫《合同檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案保管檔案管理部門負(fù)責(zé)：公司檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對合同檔案進行妥善保管。合同檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和檢索。同時，應(yīng)采取必要的安全措施，防止合同檔案丟失、損壞或泄露。保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求確定。一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年或永久保管。3.檔案查閱查閱申請：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱的原因、內(nèi)容、范圍等情況，并按照公司檔案管理的規(guī)定進行審批。審批流程：查閱申請經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批通過后，方可查閱合同檔案。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或帶走合同檔案原件。如需復(fù)印或拍照合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同風(fēng)險防范1.風(fēng)險識別建立風(fēng)險識別機制：公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別機制，定期對合同簽訂和履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同主體資格、合同條款、合同履行、合同變更、爭議解決等各個環(huán)節(jié)。分析風(fēng)險因素：針對識別出的風(fēng)險，應(yīng)深入分析其產(chǎn)生的原因和可能導(dǎo)致的后果，評估風(fēng)險的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估制定風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)風(fēng)險因素的分析結(jié)果，制定風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)，明確不同風(fēng)險等級的劃分依據(jù)和評估方法。進行風(fēng)險評估：按照風(fēng)險評估標(biāo)準(zhǔn)，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級一般分為高、中、低三個等級，對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控和防范措施。3.風(fēng)險應(yīng)對制定應(yīng)對策略：針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移等措施；對于中風(fēng)險合同，應(yīng)采取風(fēng)險監(jiān)控、風(fēng)險預(yù)警等措施；對于低風(fēng)險合同，應(yīng)采取風(fēng)險接受等措施。落實應(yīng)對措施：風(fēng)險應(yīng)對策略制定后，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保應(yīng)對措施得到有效落實。同時，應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估和調(diào)整，確保風(fēng)險得到有效控制。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同簽訂及管理情況進行審計，重點審查合同簽訂流程是否合規(guī)、合同條款是否合法有效、合同履行是否到位、合同檔案管理是否規(guī)范等。審計報告：內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。對于違反合同簽訂及管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。2.日常監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)部門自查：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門簽訂的合同進行自查，重點檢查合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同條款的履行情況、合同風(fēng)險的防范情況等。自查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，并將自查情況報公司分管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門。法務(wù)部門檢查：法務(wù)部門應(yīng)不定期對公司合同簽訂及管理情況進行檢查，重點檢查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險防范措施的落實情況。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。其他部門協(xié)同檢查：公司其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，協(xié)同法務(wù)部門對合同簽訂及管理情況進行檢查。如財務(wù)部門應(yīng)檢查合同的財務(wù)條款執(zhí)行情況，采購部門應(yīng)檢查采購合同的履行情況等。七、責(zé)任追究1.責(zé)任界定因故意或重大過失導(dǎo)致合同簽訂及履行過程中出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。因違反合同簽訂及管理制度，導(dǎo)致合同無效或被撤銷，給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。因工作失誤或疏忽，未按照合同簽訂流程辦理合同簽訂及管理手續(xù)，給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式批評教育：對于情節(jié)較輕的違