大企業(yè)公司內(nèi)勤管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)勤工作流程，提高內(nèi)勤工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)事務(wù)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)勤崗位全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。2.準(zhǔn)確原則：確保各項(xiàng)工作信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致的工作失誤。3.服務(wù)原則：樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門(mén)及員工提供優(yōu)質(zhì)、及時(shí)、周到的服務(wù)。4.保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管各類(lèi)文件和信息，防止公司機(jī)密泄露。二、崗位職責(zé)（一）日常事務(wù)管理1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.安排公司會(huì)議、活動(dòng)的籌備工作，包括場(chǎng)地預(yù)訂、會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試等，做好會(huì)議記錄并跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。3.維護(hù)公司辦公環(huán)境的整潔與有序，定期檢查辦公區(qū)域的衛(wèi)生狀況，協(xié)調(diào)辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)，確保辦公設(shè)施的正常使用。4.負(fù)責(zé)公司辦公用品、耗材的采購(gòu)、發(fā)放和管理，建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)，合理控制辦公用品成本。（二）行政事務(wù)支持1.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)的行程和會(huì)議，做好相關(guān)的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)工作。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)證照的辦理、年檢及變更手續(xù)，確保公司證照的合法性和有效性。3.參與公司規(guī)章制度的制定、修訂和完善工作，協(xié)助宣傳和貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度。4.負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待工作，包括與政府部門(mén)、合作伙伴、客戶(hù)等的溝通協(xié)調(diào)，安排接待活動(dòng)，展現(xiàn)公司良好形象。（三）信息管理與溝通1.收集、整理和分析公司內(nèi)部各類(lèi)信息，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)反饋重要信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部溝通渠道的維護(hù)與管理，如內(nèi)部郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊工具等，確保信息傳遞的暢通無(wú)阻。3.協(xié)助處理員工的咨詢(xún)和投訴，及時(shí)解答員工在工作和生活中遇到的問(wèn)題，對(duì)于無(wú)法解決的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并跟進(jìn)處理結(jié)果。（四）檔案管理1.建立和完善公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度規(guī)定的流程辦理檔案查閱和借閱手續(xù)，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和利用價(jià)值。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.收文公司收發(fā)人員收到外部文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄文件的名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性和有效性，對(duì)于不符合要求的文件及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系溝通。將登記后的文件按照緊急程度和重要性進(jìn)行分類(lèi)，分別送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)閱辦。2.發(fā)文公司內(nèi)部各部門(mén)如需發(fā)文，應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文審批表，詳細(xì)注明發(fā)文事由、主送單位、抄送單位、文件內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至內(nèi)勤崗位。內(nèi)勤人員對(duì)發(fā)文審批表進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否符合公司政策和規(guī)定，格式是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。審核通過(guò)后，內(nèi)勤人員按照發(fā)文審批表上的要求進(jìn)行文件排版、打印、蓋章，并做好發(fā)文登記工作。將發(fā)文按照規(guī)定的渠道發(fā)送給主送單位和抄送單位，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。3.文件傳閱內(nèi)勤人員根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，確定傳閱范圍和順序，將文件依次傳遞給相關(guān)人員閱知。傳閱過(guò)程中，內(nèi)勤人員應(yīng)做好跟蹤記錄，及時(shí)了解文件的傳閱情況，提醒相關(guān)人員及時(shí)閱辦文件，避免文件積壓。文件傳閱完畢后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否有損壞或遺失，如有問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.文件歸檔文件辦理完畢后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔。按照檔案管理的要求，將文件分類(lèi)、編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)檔案目錄。將歸檔文件存放于指定的檔案柜中，建立檔案索引，便于日后查閱和利用。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員等信息，制定會(huì)議籌備計(jì)劃，明確各項(xiàng)籌備工作的責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。提前預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地環(huán)境符合會(huì)議要求，并與場(chǎng)地提供方溝通好會(huì)議所需的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，進(jìn)行調(diào)試和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參會(huì)人員，準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論文件等，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并提前發(fā)放給參會(huì)人員。發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程和參會(huì)要求等信息，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種方式通知參會(huì)人員，如郵件、短信、電話(huà)等，確保通知到位。2.會(huì)議組織在會(huì)議開(kāi)始前，提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，再次檢查設(shè)備設(shè)施、會(huì)議資料等準(zhǔn)備情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。引導(dǎo)參會(huì)人員簽到入場(chǎng)，安排好座位，維持會(huì)議秩序。會(huì)議期間，做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、發(fā)言要點(diǎn)等信息，確保記錄準(zhǔn)確、完整。對(duì)于重要決議，應(yīng)請(qǐng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)。及時(shí)為參會(huì)人員提供必要的服務(wù)，如茶水、文具等，確保會(huì)議過(guò)程順利。3.會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，督促各責(zé)任人按照會(huì)議決議落實(shí)工作任務(wù)。對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)公司各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至內(nèi)勤崗位。內(nèi)勤人員對(duì)辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否合理，是否符合公司辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于不合理的申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通，說(shuō)明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.采購(gòu)根據(jù)審核通過(guò)的辦公用品需求申請(qǐng)表，內(nèi)勤人員制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮辦公用品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確保采購(gòu)的辦公用品符合公司要求。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保辦公用品按時(shí)、按質(zhì)、按量送達(dá)公司。3.入庫(kù)辦公用品到貨后，內(nèi)勤人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，檢查辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。驗(yàn)收合格后，內(nèi)勤人員將辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，記錄辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，并將辦公用品存放于指定的倉(cāng)庫(kù)。4.發(fā)放公司各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至內(nèi)勤崗位。內(nèi)勤人員根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照公司辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保辦公用品合理使用。發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)做好發(fā)放記錄，注明領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。定期對(duì)辦公用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握辦公用品的使用動(dòng)態(tài)，對(duì)于消耗量大的辦公用品，及時(shí)提醒相關(guān)部門(mén)合理控制使用量。（四）檔案管理流程1.檔案收集內(nèi)勤人員定期向公司各部門(mén)收集各類(lèi)檔案資料，包括文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄等，確保檔案資料的全面性和完整性。督促各部門(mén)及時(shí)整理和移交檔案資料，對(duì)于逾期未移交的部門(mén)，應(yīng)及時(shí)溝通提醒，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。2.檔案整理內(nèi)勤人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案管理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分為行政管理類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)等不同類(lèi)別。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄，便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和規(guī)范性。對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂和編頁(yè)，確保檔案資料的整齊、牢固和便于查閱。對(duì)于破損或褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的完整性。3.檔案存儲(chǔ)根據(jù)檔案的類(lèi)別和重要程度，選擇合適的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)地點(diǎn)。對(duì)于重要檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。將整理好的檔案資料存放于檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引，注明檔案的存放位置和相關(guān)信息，提高檔案檢索效率。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至內(nèi)勤崗位。內(nèi)勤人員根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，按照檔案管理制度規(guī)定的流程辦理查閱手續(xù)，為查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱過(guò)程中，應(yīng)要求查閱人員在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。公司外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司檔案管理制度規(guī)定的流程辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱的各項(xiàng)規(guī)定。公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至內(nèi)勤崗位。內(nèi)勤人員根據(jù)檔案借閱申請(qǐng)表，按照檔案管理制度規(guī)定的流程辦理借閱手續(xù)，將檔案借閱給借閱人員，并提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案銷(xiāo)毀對(duì)于已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，內(nèi)勤人員應(yīng)定期進(jìn)行清理和鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，內(nèi)勤人員組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全，防止檔案信息泄露。檔案銷(xiāo)毀完畢后，內(nèi)勤人員應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。四、考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)1.工作任務(wù)完成情況：主要考核內(nèi)勤人員是否按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)工作任務(wù)，包括文件管理、會(huì)議組織、辦公用品管理、檔案管理等工作。2.工作質(zhì)量：考核內(nèi)勤人員工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如文件處理的準(zhǔn)確性、會(huì)議記錄的完整性、辦公用品管理的合理性、檔案管理的規(guī)范性等。3.工作效率：考察內(nèi)勤人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)的速度和能力，如文件收發(fā)的及時(shí)性、會(huì)議籌備的效率、辦公用品采購(gòu)的周期等。4.服務(wù)態(tài)度：評(píng)價(jià)內(nèi)勤人員為公司各部門(mén)及員工提供服務(wù)的熱情、周到程度，是否能夠及時(shí)響應(yīng)服務(wù)需求，解決問(wèn)題的能力和態(tài)度等。5.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：考核內(nèi)勤人員與公司其他部門(mén)之間的協(xié)作配合情況，是否能夠積極主動(dòng)地與其他部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同完成公司各項(xiàng)工作任務(wù)。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對(duì)內(nèi)勤人員進(jìn)行一次定期考核，由內(nèi)勤人員的直接上級(jí)根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)其工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。2.不定期考核：根據(jù)公司工作需要，對(duì)內(nèi)勤人員進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核內(nèi)勤人員在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、完成緊急任務(wù)等方面的工作表現(xiàn)。3.自我評(píng)價(jià)：內(nèi)勤人員每月應(yīng)進(jìn)行一次自我評(píng)價(jià)，總結(jié)自己在本月工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足，并提出改進(jìn)措施和計(jì)劃。自我評(píng)價(jià)結(jié)果作為考核的參考依據(jù)之一。4.部門(mén)評(píng)價(jià)：公司各部門(mén)對(duì)內(nèi)勤人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為考核的重要組成部分。（三）激勵(lì)措施1.績(jī)效獎(jiǎng)金：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金?？己顺煽?jī)優(yōu)秀的內(nèi)勤人員，給予較高的績(jī)效獎(jiǎng)金；考核成績(jī)不合格的內(nèi)勤人員，扣發(fā)部分績(jī)效獎(jiǎng)金。2.晉