分公司籌建行政管理制度一、總則（一）目的為確保分公司籌建工作的順利進行，規(guī)范行政事務(wù)管理，提高工作效率，保障分公司各項工作有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司籌建期間的所有行政事務(wù)管理，包括但不限于辦公場地租賃、設(shè)備采購、人員招聘、文件管理、會議組織等相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：各項行政工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.規(guī)范性原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程和操作規(guī)范，確保行政工作的一致性和準(zhǔn)確性。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高行政工作效率，以滿足分公司籌建進度需求。4.服務(wù)性原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為分公司籌建團隊及未來運營提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、辦公場地管理（一）場地選址1.根據(jù)分公司業(yè)務(wù)規(guī)劃和發(fā)展需求，綜合考慮地理位置、交通便利性、周邊配套設(shè)施等因素，選擇合適的辦公場地。2.由籌建團隊負(fù)責(zé)人牽頭，行政部門協(xié)同參與場地考察，收集至少[X]處候選場地信息，并進行詳細(xì)分析和比較。3.對候選場地進行實地評估，包括場地面積、布局合理性、裝修狀況、租賃成本等方面，形成評估報告提交給上級領(lǐng)導(dǎo)決策。（二）租賃合同簽訂1.確定辦公場地后，由行政部門負(fù)責(zé)與出租方洽談租賃合同條款，包括租賃期限、租金支付方式、押金金額、物業(yè)費用等。2.合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保符合公司利益和法律法規(guī)要求。合同初稿需經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，方可正式簽訂。3.簽訂租賃合同后，行政部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)備案手續(xù)，并妥善保管合同原件及相關(guān)資料。（三）場地裝修1.根據(jù)分公司整體形象和業(yè)務(wù)需求，制定裝修方案。裝修方案應(yīng)包括設(shè)計風(fēng)格、功能分區(qū)、裝修預(yù)算等內(nèi)容，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.通過招標(biāo)或邀請報價等方式選擇合適的裝修公司，簽訂裝修合同。裝修合同應(yīng)明確裝修標(biāo)準(zhǔn)、工期、質(zhì)量保證等條款。3.行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督裝修工程進度和質(zhì)量，定期檢查裝修情況，及時協(xié)調(diào)解決裝修過程中出現(xiàn)的問題。4.裝修工程竣工后，組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，辦理工程結(jié)算手續(xù)，并收集整理裝修資料歸檔。三、設(shè)備及物資管理（一）設(shè)備采購1.根據(jù)分公司籌建期間的工作需要，制定設(shè)備采購計劃，明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購預(yù)算等。2.采購計劃需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。采購過程中，遵循公司采購管理制度，通過招標(biāo)、詢價、比價等方式選擇供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并建立設(shè)備臺賬。（二）物資管理1.籌建期間所需的辦公用品、耗材等物資，由行政部門統(tǒng)一采購和管理。2.建立物資采購申請流程，各部門根據(jù)實際需求填寫物資采購申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。3.行政部門根據(jù)物資庫存情況和采購申請，制定采購計劃并組織實施。采購物資到貨后，進行驗收、入庫登記，并定期盤點。4.建立物資領(lǐng)用制度，各部門領(lǐng)用物資時，需填寫物資領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門做好物資領(lǐng)用記錄，定期統(tǒng)計物資消耗情況。四、人員招聘與培訓(xùn)（一）人員招聘1.根據(jù)分公司組織架構(gòu)和崗位設(shè)置，制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求、招聘渠道等。2.通過公司內(nèi)部招聘平臺、招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場等多種渠道發(fā)布招聘信息。3.對收到的簡歷進行篩選，確定面試名單。組織面試，面試形式可包括電話面試、現(xiàn)場面試、視頻面試等。4.根據(jù)面試結(jié)果，確定錄用人員名單，并進行背景調(diào)查。背景調(diào)查合格后，辦理錄用手續(xù)，簽訂勞動合同。（二）員工培訓(xùn)1.為新入職員工制定入職培訓(xùn)計劃，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司概況、企業(yè)文化、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)知識等。2.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，邀請公司內(nèi)部專家或外部講師進行授課，提升員工專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。3.鼓勵員工參加外部培訓(xùn)課程或研討會，根據(jù)實際情況給予一定的費用支持。員工參加外部培訓(xùn)后，需將培訓(xùn)資料和學(xué)習(xí)心得反饋給行政部門。4.建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工培訓(xùn)情況，作為員工績效考核和職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.分公司籌建期間的文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件包括請示、報告、通知、會議紀(jì)要等；外部文件包括政府文件、合作協(xié)議、往來信函等。2.建立文件編號規(guī)則，對文件進行統(tǒng)一編號，便于文件的分類、查詢和管理。3.文件起草后，經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。文件審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)、存檔。4.嚴(yán)格文件傳閱制度，文件傳閱應(yīng)遵循“及時、準(zhǔn)確、保密”的原則，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳達到相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。5.文件使用完畢后，應(yīng)及時歸還行政部門存檔。如需借閱文件，需填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還文件。（二）檔案管理1.建立分公司籌建檔案管理制度，明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、保管期限等。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔分公司籌建期間的各類文件資料，包括但不限于合同協(xié)議、會議記錄、人事檔案、財務(wù)報表等。3.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類存放，便于查找和利用。同時，建立檔案索引目錄，提高檔案檢索效率。4.定期對檔案進行檢查和清理，對超過保管期限或已無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.嚴(yán)格檔案保密制度，檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。查閱檔案需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點進行。六、會議與活動管理（一）會議管理1.分公司籌建期間的會議分為籌備會議、工作會議、協(xié)調(diào)會議等。根據(jù)會議性質(zhì)和需求，確定會議時間、地點、參會人員等。2.會議組織部門提前發(fā)布會議通知，明確會議主題、議程、要求等內(nèi)容。參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，按時參加會議。3.會議期間，做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人和完成時間等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并在會后及時整理形成會議紀(jì)要。4.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并跟蹤決議事項的執(zhí)行情況。（二）活動管理1.分公司籌建期間如需組織各類活動，如開業(yè)慶典、團建活動等，由行政部門負(fù)責(zé)制定活動方案。2.活動方案應(yīng)包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、預(yù)算等?；顒臃桨感杞?jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。3.行政部門負(fù)責(zé)活動的組織籌備工作，包括場地布置、物資采購、人員安排等。活動過程中，要確?；顒影踩?、有序進行。4.活動結(jié)束后，及時進行活動總結(jié)，收集反饋意見，為今后類似活動提供經(jīng)驗參考。七、印章與證照管理（一）印章管理1.分公司籌建期間如需刻制印章，由行政部門提出申請，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機關(guān)指定的印章刻制單位刻制。2.建立印章使用管理制度，明確印章使用范圍、審批流程、保管人員等。印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，填寫印章使用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可使用。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員，并做好使用記錄。4.定期對印章進行檢查，發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失時，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補救措施。（二）證照管理1.分公司籌建期間涉及的各類證照辦理，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等，由行政部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定和流程辦理。2.證照辦理過程中，要及時跟蹤辦理進度，確保證照按時領(lǐng)取。領(lǐng)取證照后，由行政部門專人負(fù)責(zé)保管，并建立證照臺賬。3.嚴(yán)格證照使用制度，如需使用證照原件，需填寫證照使用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在規(guī)定時間內(nèi)歸還。八、車輛與交通管理（一）車輛配備1.根據(jù)分公司籌建工作需要，合理配備車輛。車輛配備標(biāo)準(zhǔn)由行政部門根據(jù)實際情況制定，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.車輛購置應(yīng)遵循公司采購管理制度，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合適的車輛及供應(yīng)商。車輛購置后，辦理相關(guān)手續(xù)并登記入賬。（二）車輛使用1.建立車輛使用申請制度，各部門因工作需要使用車輛時，需提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。2.行政部門根據(jù)車輛使用情況和調(diào)度安排，合理安排車輛。車輛使用人應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用車輛，不得擅自改變行駛路線或轉(zhuǎn)借他人。3.做好車輛使用記錄，包括出車時間、地點、事由、里程數(shù)等。定期對車輛使用情況進行統(tǒng)計分析，以便合理調(diào)配車輛資源。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行保養(yǎng)和維修。車輛維護保養(yǎng)工作由指定的維修廠負(fù)責(zé)，行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。2.車輛維修前，需填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后送修。維修費用報銷時，需提供維修清單和發(fā)票，經(jīng)審批后支付。3.定期對車輛進行安全檢查，確保車輛性能良好，消除安全隱患。九、安全與保密管理（一）安全管理1.建立分公司籌建期間的安全管理制度，加強辦公場地、設(shè)備設(shè)施、人員等方面的安全管理。2.定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對存在的安全問題，要明確責(zé)任部門和責(zé)任人，限期整改。3.加強對員工的安全教育培訓(xùn)，提高員工安全意識和應(yīng)急處理能力。制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。（二）保密管理1.分公司籌建期間涉及大量商業(yè)秘密和敏感信息，必須加強保密管理。制定保密制度，明確保密范圍