公司行政預(yù)備金管理制度總則目的為加強公司行政預(yù)備金的管理，規(guī)范預(yù)備金的使用流程，提高資金使用效益，確保公司行政工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門行政預(yù)備金的管理與使用?；驹瓌t1.?？顚Ｓ迷瓌t：行政預(yù)備金應(yīng)專項用于行政相關(guān)的支出，不得挪作他用。2.預(yù)算控制原則：嚴格按照預(yù)算安排使用預(yù)備金，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.審批規(guī)范原則：所有預(yù)備金的支出需經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保資金使用透明。預(yù)備金的設(shè)立與預(yù)算編制預(yù)備金設(shè)立1.根據(jù)公司行政工作的實際需求，設(shè)立行政預(yù)備金賬戶。2.預(yù)備金的初始金額由公司管理層根據(jù)過往行政費用支出情況及未來發(fā)展規(guī)劃確定。預(yù)算編制1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度行政工作計劃，編制行政預(yù)備金預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括但不限于辦公用品采購、辦公設(shè)備維修保養(yǎng)、行政活動費用、差旅費等。3.預(yù)算編制應(yīng)詳細、準確，充分考慮各項行政工作的預(yù)計支出，并附上必要的說明和依據(jù)。4.各部門將編制好的預(yù)算提交至行政部門匯總審核，行政部門審核后報公司管理層審批。預(yù)備金的使用范圍辦公用品采購1.日常辦公所需的文具、紙張、墨盒、硒鼓等。2.辦公家具的小額購置與維修。辦公設(shè)備維修保養(yǎng)1.電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的定期維護與故障維修。2.辦公設(shè)備的零部件更換。行政活動費用1.公司內(nèi)部會議的組織費用，包括場地租賃、會議資料印刷、茶歇等。2.員工培訓活動的相關(guān)費用，如培訓教材編寫、培訓講師費用、培訓場地租賃等。3.公司團建活動的費用支出。差旅費1.因行政工作需要出差的交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。其他行政相關(guān)費用1.辦公室水電費、物業(yè)費等。2.行政部門因工作需要臨時采購的其他物品或服務(wù)費用。預(yù)備金的使用審批流程申請1.各部門因行政工作需要使用預(yù)備金時，應(yīng)填寫《行政預(yù)備金使用申請表》。2.申請表應(yīng)詳細說明申請金額、用途、預(yù)計支出時間等信息，并附上相關(guān)的費用明細或預(yù)算依據(jù)。審批1.部門負責人對申請表進行初審，審核申請事項的合理性和必要性，簽字確認后提交至行政部門。2.行政部門對申請進行審核，重點審核申請用途是否符合預(yù)備金使用范圍、預(yù)算是否合理等，審核通過后報財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對申請金額進行審核，確認是否在預(yù)算范圍內(nèi)，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進行審批，審批通過后申請表返回至行政部門。支付1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，安排相關(guān)人員進行費用支付。2.支付方式應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)制度和實際情況選擇，如支票支付、網(wǎng)銀支付等。3.支付完成后，行政部門應(yīng)及時將支付憑證交至財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。預(yù)備金的報銷管理報銷憑證要求1.所有預(yù)備金支出的報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費用清單、審批表等相關(guān)資料。3.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，與實際支出相符。報銷流程1.費用支出發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時整理報銷憑證，并填寫《行政預(yù)備金報銷單》。2.報銷單應(yīng)按照公司財務(wù)制度的要求填寫，附上原始憑證，并由部門負責人簽字確認。3.將報銷單提交至行政部門審核，行政部門審核通過后報財務(wù)部門。4.財務(wù)部門對報銷單進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門進行報銷款項的支付。報銷期限1.費用支出發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成報銷手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。2.對于特殊情況需要延期報銷的，應(yīng)提前向行政部門和財務(wù)部門說明原因，并經(jīng)批準后方可延期。預(yù)備金的賬務(wù)處理與核算賬務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的行政預(yù)備金賬戶，對預(yù)備金的收支進行單獨核算。2.每筆預(yù)備金支出發(fā)生時，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)記錄，借記相關(guān)費用科目，貸記“行政預(yù)備金”科目。3.當預(yù)備金賬戶余額不足時，應(yīng)及時按照預(yù)算安排進行補充。核算1.財務(wù)部門應(yīng)定期對行政預(yù)備金的收支情況進行核算，編制行政預(yù)備金收支報表。2.報表應(yīng)包括預(yù)備金的期初余額、本期收入、本期支出、期末余額等信息，并與預(yù)算執(zhí)行情況進行對比分析。3.行政部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好預(yù)備金的核算工作，提供相關(guān)的費用明細和支出情況說明。預(yù)備金的監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政預(yù)備金的管理與使用情況進行審計。2.審計內(nèi)容包括預(yù)備金的預(yù)算編制、使用審批、報銷管理、賬務(wù)處理等方面，檢查是否符合本制度及公司財務(wù)制度的規(guī)定。3.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。日常監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對預(yù)備金的使用情況進行自查，確保資金使用合規(guī)、合理。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對預(yù)備金賬戶的日常監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正異常支出情況。3.公司管理層應(yīng)不定期對預(yù)備金的管理與使用情況進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用預(yù)備金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對于未經(jīng)審批擅自使用預(yù)備金的，責令其立即停止違規(guī)行為，追回違規(guī)使用的資金，并對相關(guān)責任人給予警告處分。2.對于虛報、冒領(lǐng)預(yù)備金的，除追回違規(guī)資金外，對相關(guān)責任人給予記過處分，并要求其承擔相應(yīng)的法律責任。