公司行政部?jī)?nèi)控管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政部的內(nèi)部控制，規(guī)范行政部各項(xiàng)工作流程，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，保障公司運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關(guān)的其他部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：行政部的各項(xiàng)工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.全面性原則：內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋行政部工作的各個(gè)方面，包括但不限于辦公用品管理、文件管理、會(huì)議組織、車輛管理、安全保衛(wèi)等。3.制衡性原則：明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為的發(fā)生。4.適應(yīng)性原則：內(nèi)部控制應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)外部環(huán)境的變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，以適應(yīng)公司發(fā)展的需要。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門(mén)經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)若干職能崗位，包括但不限于行政專員、前臺(tái)接待、文件管理員、車輛管理員、安全保衛(wèi)員等。（二）職責(zé)分工1.部門(mén)經(jīng)理職責(zé)負(fù)責(zé)行政部的全面管理工作，制定部門(mén)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保行政部工作與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制部門(mén)成本。負(fù)責(zé)行政部員工的績(jī)效考核和培訓(xùn)發(fā)展工作。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門(mén)經(jīng)理開(kāi)展行政部日常管理工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作安排和執(zhí)行。負(fù)責(zé)行政部相關(guān)制度和流程的制定、修訂和完善工作。監(jiān)督行政部各項(xiàng)工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)部門(mén)和單位的溝通協(xié)調(diào)工作。完成部門(mén)經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。3.行政專員職責(zé)負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理工作，建立辦公用品臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)。負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件的安全和完整。負(fù)責(zé)公司會(huì)議的組織、安排和記錄工作，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備等。負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢和保管工作。協(xié)助部門(mén)經(jīng)理完成其他行政事務(wù)性工作。4.前臺(tái)接待職責(zé)負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的日常接待工作，包括來(lái)訪人員的登記、引導(dǎo)、接待等。接聽(tīng)公司電話，及時(shí)轉(zhuǎn)接并記錄重要信息，確保電話溝通的順暢。負(fù)責(zé)公司前臺(tái)區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)和辦公用品整理工作。協(xié)助行政專員完成文件收發(fā)、辦公用品發(fā)放等工作。5.文件管理員職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類文件的分類、編號(hào)、裝訂和歸檔工作，建立文件索引目錄，便于查詢和使用。定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理和銷毀，確保文件的保密性和安全性。負(fù)責(zé)公司電子文件的存儲(chǔ)、備份和管理工作，建立電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)。協(xié)助行政專員完成文件的傳閱和回收工作。6.車輛管理員職責(zé)負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理工作，建立車輛檔案，記錄車輛使用情況和維修保養(yǎng)記錄。制定車輛使用計(jì)劃，合理安排車輛出行，提高車輛使用效率。負(fù)責(zé)車輛的加油、保險(xiǎn)、年檢等手續(xù)的辦理工作。定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛性能良好，行駛安全。7.安全保衛(wèi)員職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，包括門(mén)禁管理、巡邏檢查、安全監(jiān)控等。制定安全保衛(wèi)制度和應(yīng)急預(yù)案，組織開(kāi)展安全培訓(xùn)和演練，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。負(fù)責(zé)公司消防設(shè)施的檢查、維護(hù)和管理工作，確保消防設(shè)施完好有效。協(xié)助處理公司內(nèi)部的突發(fā)事件，維護(hù)公司正常的工作秩序。三、辦公用品管理（一）采購(gòu)管理1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。2.行政部匯總各部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循貨比三家、性價(jià)比最優(yōu)的原則，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。4.采購(gòu)的辦公用品應(yīng)具備質(zhì)量合格證明，行政部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（二）發(fā)放管理1.行政部建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的發(fā)放日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。2.辦公用品原則上由各部門(mén)指定專人統(tǒng)一領(lǐng)取，領(lǐng)取人應(yīng)在發(fā)放臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于消耗性辦公用品，如筆、紙、墨盒等，行政部根據(jù)各部門(mén)的使用情況，定期定量發(fā)放。對(duì)于耐用性辦公用品，如電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等，實(shí)行以舊換新制度，損壞無(wú)法使用的辦公用品，需交回行政部，經(jīng)確認(rèn)后領(lǐng)取新的辦公用品。（三）庫(kù)存管理1.行政部設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存明細(xì)賬目。2.定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈或盤(pán)虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.根據(jù)辦公用品的使用頻率和庫(kù)存情況，合理控制庫(kù)存水平，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的辦公用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理。四、文件管理（一）文件分類與編號(hào)1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.行政部對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)保證文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別和管理。（二）文件收發(fā)1.公司外來(lái)文件由前臺(tái)接待負(fù)責(zé)簽收，登記文件的名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、日期等信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)交給文件管理員。2.文件管理員對(duì)收到的文件進(jìn)行分類、編號(hào)，填寫(xiě)文件傳閱單，呈送部門(mén)經(jīng)理閱批。部門(mén)經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，批示文件的傳閱范圍和處理意見(jiàn)。3.文件傳閱單應(yīng)跟隨文件一起流轉(zhuǎn)，傳閱人在傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱日期。文件傳閱完畢后，由文件管理員負(fù)責(zé)收回并歸檔。4.公司內(nèi)部文件由各部門(mén)起草，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部編號(hào)、登記，并按照公司發(fā)文流程進(jìn)行審批和發(fā)放。（三）文件歸檔1.文件管理員按照文件分類和編號(hào)規(guī)則，定期對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案索引目錄，便于查詢和利用。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲(chǔ)在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，便于查找和核對(duì)。（四）文件保管與借閱1.文件管理員負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換文件內(nèi)容。4.文件管理員應(yīng)對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，定期檢查借閱文件的歸還情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)催還或追究相關(guān)人員的責(zé)任。（五）文件銷毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的文件，由文件管理員提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)文件銷毀申請(qǐng)表，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)組織實(shí)施文件銷毀工作。文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人應(yīng)在文件銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。文件銷毀申請(qǐng)表應(yīng)與銷毀記錄一起歸檔保存。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等類別。（二）會(huì)議組織1.總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持，公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議議題由總經(jīng)理確定，行政部負(fù)責(zé)提前收集議題，并通知參會(huì)人員。會(huì)議組織工作包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄等。2.部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，部門(mén)全體員工參加。部門(mén)例會(huì)應(yīng)定期召開(kāi)，一般每周或每月舉行一次。會(huì)議主要內(nèi)容包括總結(jié)上周或上月工作情況、安排本周或本月工作任務(wù)、傳達(dá)公司相關(guān)文件和會(huì)議精神等。行政部負(fù)責(zé)協(xié)助部門(mén)做好會(huì)議組織工作。3.專題會(huì)議根據(jù)工作需要不定期召開(kāi)，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)主持，涉及的相關(guān)人員參加。專題會(huì)議主要針對(duì)公司某一專項(xiàng)工作或問(wèn)題進(jìn)行討論和決策。行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等，并提前通知參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。4.臨時(shí)會(huì)議根據(jù)公司實(shí)際工作需要隨時(shí)召開(kāi)，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人決定。行政部負(fù)責(zé)及時(shí)通知參會(huì)人員參加會(huì)議，并做好會(huì)議組織工作。（三）會(huì)議記錄1.行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議討論內(nèi)容、會(huì)議決議等。2.會(huì)議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式進(jìn)行記錄，字跡清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。會(huì)議記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理、核對(duì)，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.會(huì)議記錄經(jīng)會(huì)議主持人審閱簽字后，作為公司重要文件進(jìn)行歸檔保存。會(huì)議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，以及完成時(shí)間和要求，行政部負(fù)責(zé)跟蹤督促?zèng)Q議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）會(huì)議紀(jì)要1.對(duì)于重要會(huì)議，行政部應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，突出重點(diǎn)，語(yǔ)言精煉。2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行傳閱。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司工作安排和決策的重要依據(jù)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。六、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.各部門(mén)因工作需要使用車輛的，應(yīng)提前填寫(xiě)車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。2.行政部根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛。在車輛調(diào)度過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動(dòng)和緊急工作任務(wù)的用車需求。3.對(duì)于多人同方向的用車需求，行政部應(yīng)盡量安排拼車，提高車輛使用效率，降低用車成本。（二）車輛使用1.駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應(yīng)提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛性能良好，車內(nèi)整潔衛(wèi)生。2.駕駛員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和路線接送乘車人員，不得擅自改變行車路線或延長(zhǎng)用車時(shí)間。在行車過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。3.乘車人員應(yīng)遵守乘車規(guī)定，愛(ài)護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，不得攜帶易燃易爆等危險(xiǎn)物品上車。（三）車輛維護(hù)1.行政部負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。車輛維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)車輛行駛里程、使用時(shí)間、車輛狀況等因素制定，確保車輛始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。2.駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。行政部根據(jù)車輛故障情況，安排車輛維修事宜。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家進(jìn)行維修，維修費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和報(bào)銷。3.行政部負(fù)責(zé)建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況，包括維修時(shí)間、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息。車輛維修檔案應(yīng)作為車輛管理的重要資料進(jìn)行保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。行政部負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的審核和報(bào)銷工作，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作。2.駕駛員應(yīng)及時(shí)收集車輛費(fèi)用發(fā)票，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)報(bào)銷憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部。行政部對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)，發(fā)票真實(shí)有效。3.行政部定期對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，控制車輛費(fèi)用支出，降低車輛運(yùn)營(yíng)成本。如發(fā)現(xiàn)車輛費(fèi)用異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、安全保衛(wèi)管理（一）門(mén)禁管理1.公司辦公區(qū)域?qū)嵭虚T(mén)禁制度，員工憑工作證或門(mén)禁卡進(jìn)入辦公區(qū)域。外來(lái)人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域，應(yīng)在前臺(tái)進(jìn)行登記，并經(jīng)被訪人員同意后，由前臺(tái)接待引導(dǎo)進(jìn)入。2.行政部負(fù)責(zé)門(mén)禁系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，確保門(mén)禁系統(tǒng)正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)門(mén)禁系統(tǒng)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行維修。3.嚴(yán)禁員工將工作證或門(mén)禁卡轉(zhuǎn)借他人使用，如發(fā)現(xiàn)違反門(mén)禁制度的行為，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）巡邏檢查1.安全保衛(wèi)員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的巡邏檢查工作，制定巡邏路線和巡邏時(shí)間，確保巡邏工作的常態(tài)化和規(guī)范化。2.巡邏檢查內(nèi)容包括辦公區(qū)域的門(mén)窗、水電設(shè)施、消防設(shè)施、安全監(jiān)控設(shè)備等是否正常，有無(wú)異常情況或安全隱患。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告行政部。3.安全保衛(wèi)員在巡邏過(guò)程中，應(yīng)注意觀察周邊環(huán)境，發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行詢問(wèn)和盤(pán)查，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如遇突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。（三）安全監(jiān)控1.公司在辦公區(qū)域安裝了安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。安全保衛(wèi)員負(fù)責(zé)安全監(jiān)控設(shè)備的日常查看和維護(hù)工作，確保監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行，監(jiān)控畫(huà)面清晰。2.安全監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以便在需要時(shí)