公司行政全流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司行政事務(wù)的外部相關(guān)方。（三）基本原則1.合法性原則：行政工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：明確各項(xiàng)行政工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，確保工作的規(guī)范性和一致性。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，降低運(yùn)營成本。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持與保障。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)（一）行政管理架構(gòu)公司行政管理架構(gòu)包括行政部門及相關(guān)職能崗位，行政部門在公司管理層的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。（二）各層級職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和管理，合理分配行政資源。監(jiān)督行政工作流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。2.行政專員負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、整理、歸檔和保管工作。安排公司會議、活動的組織與籌備工作，包括場地預(yù)訂、會議資料準(zhǔn)備等。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、發(fā)放和管理，確保物資供應(yīng)及時、充足。協(xié)助處理公司對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，如接待來訪客人、接聽電話、收發(fā)郵件等。執(zhí)行公司行政后勤保障工作，如辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)、車輛調(diào)度等。3.其他相關(guān)崗位：根據(jù)公司實(shí)際情況，可能設(shè)置其他行政相關(guān)崗位，各崗位應(yīng)明確其具體職責(zé)，在行政部門負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，共同完成公司行政工作任務(wù)。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范。涉及重要事項(xiàng)或多個部門協(xié)作的文件，起草部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可行性。2.文件審核起草完成的文件由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門工作要求、格式是否規(guī)范等。涉及公司整體政策、制度、重大決策等文件，需提交公司管理層審核。審核通過后的文件方可進(jìn)入下一流程。3.文件編號與印發(fā)行政部門對審核通過的文件進(jìn)行編號登記，按照規(guī)定格式排版，并根據(jù)文件發(fā)放范圍進(jìn)行印發(fā)。文件印發(fā)時應(yīng)確保份數(shù)準(zhǔn)確，發(fā)放及時。重要文件應(yīng)要求收件人簽字確認(rèn)，以保證文件的有效傳達(dá)。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政部門負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。定期對歸檔文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的完整性和安全性。（二）會議管理流程1.會議計(jì)劃公司各部門根據(jù)工作安排，提前制定本部門月度、季度會議計(jì)劃，并提交行政部門匯總。行政部門結(jié)合公司整體工作重點(diǎn)和各部門會議需求，編制公司月度會議計(jì)劃，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。2.會議籌備根據(jù)會議計(jì)劃，行政專員負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，確保會議環(huán)境整潔、舒適。準(zhǔn)備會議所需的資料、設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并提前進(jìn)行調(diào)試，保證設(shè)備正常運(yùn)行。根據(jù)會議議題，通知參會人員，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等信息。重要會議應(yīng)提前提醒參會人員做好準(zhǔn)備。3.會議組織會議開始前，行政專員負(fù)責(zé)簽到工作，統(tǒng)計(jì)參會人員出勤情況。按照會議議程安排，組織會議進(jìn)行，做好會議記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任人等。會議過程中，行政專員應(yīng)維持會議秩序，確保會議順利進(jìn)行。4.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，行政專員及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，以便跟蹤落實(shí)。5.會議決議跟蹤各部門負(fù)責(zé)對涉及本部門的會議決議事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)，并及時將執(zhí)行情況反饋給行政部門。行政部門對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向公司管理層匯報(bào)決議執(zhí)行進(jìn)展情況，確保會議決議得到有效執(zhí)行。（三）辦公用品及設(shè)備管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品及設(shè)備需求申請表，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。對于價值較高的設(shè)備采購申請，應(yīng)附上詳細(xì)的采購理由和預(yù)算說明，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人對本部門的需求申請進(jìn)行初審，審核通過后提交行政部門。行政部門根據(jù)公司辦公用品及設(shè)備庫存情況和預(yù)算安排，對需求申請進(jìn)行審批。審批通過后，進(jìn)入采購流程。3.采購行政專員根據(jù)審批后的需求申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循公司采購制度，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。對于批量采購或金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價等方式進(jìn)行，確保采購過程的公開、公正、透明。4.驗(yàn)收與入庫采購的辦公用品及設(shè)備到貨后，行政專員會同相關(guān)部門人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購要求。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由采購人員、倉庫管理人員和財(cái)務(wù)部門留存。5.發(fā)放與領(lǐng)用各部門員工根據(jù)工作需要，到倉庫領(lǐng)用辦公用品及設(shè)備。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，倉庫管理人員按照領(lǐng)用單發(fā)放物品，并做好發(fā)放記錄。對于貴重設(shè)備或限量使用的辦公用品，應(yīng)建立領(lǐng)用登記制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和使用情況。6.庫存管理行政部門定期對辦公用品及設(shè)備庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。根據(jù)庫存情況和使用頻率，合理制定辦公用品及設(shè)備的采購計(jì)劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度公司員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前向行政部門提交用車申請，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等信息。行政部門根據(jù)車輛使用情況和申請順序，合理安排車輛調(diào)度。對于緊急用車需求，應(yīng)優(yōu)先協(xié)調(diào)安排。2.派車通知行政部門確定派車后，向駕駛員下達(dá)派車通知，明確用車任務(wù)、時間、地點(diǎn)等信息。駕駛員接到派車通知后，應(yīng)提前做好車輛檢查和清潔工作，確保車輛處于良好狀態(tài)，按時到達(dá)指定地點(diǎn)接送人員。3.車輛使用用車人員應(yīng)按照派車通知指定的時間、地點(diǎn)使用車輛，不得擅自更改行程或延長用車時間。在車輛使用過程中，用車人員應(yīng)愛護(hù)車輛，保持車內(nèi)整潔，不得隨意損壞車輛設(shè)施。如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應(yīng)及時通知駕駛員和行政部門。4.車輛歸還用車結(jié)束后，用車人員應(yīng)及時將車輛歸還至指定地點(diǎn)，并與駕駛員辦理車輛交接手續(xù)。駕駛員在車輛歸還后，應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛有損壞或異常情況，應(yīng)及時報(bào)告行政部門，并協(xié)助查明原因，落實(shí)責(zé)任。5.車輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)、維修。駕駛員應(yīng)按照車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，及時將車輛送至指定的維修保養(yǎng)點(diǎn)進(jìn)行保養(yǎng)、維修，并做好維修記錄。車輛維修費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批。（五）印章管理流程1.印章保管公司印章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保印章安全。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置專人專用的密碼或鑰匙。2.印章使用申請各部門因工作需要使用印章，應(yīng)填寫印章使用申請表，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)等信息。申請用印部門負(fù)責(zé)人對申請事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保用印事項(xiàng)合法、合規(guī)、真實(shí)。審核通過后，提交行政部門審批。3.印章審批行政部門根據(jù)公司印章使用規(guī)定，對用印申請進(jìn)行審批。對于涉及公司重大決策、合同協(xié)議等重要文件的用印，需報(bào)公司管理層審批。審批通過后，印章保管人員方可在用印申請表上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定用印。4.印章使用登記印章保管人員在用印過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的用印登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人等信息。用印登記本應(yīng)妥善保管，以備查閱。5.印章歸還用印完畢后，印章保管人員應(yīng)及時收回印章，檢查印章是否完好無損，并將印章妥善存放。定期對印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報(bào)告公司管理層。四、行政費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算編制行政部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和行政工作實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品費(fèi)用、會議費(fèi)用、車輛費(fèi)用、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。（二）費(fèi)用審批行政費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷單據(jù)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后方可報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)定期對行政費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支或節(jié)約情況。2.對于費(fèi)用超支的項(xiàng)目，行政部門應(yīng)分析原因，采取有效措施進(jìn)行控制，如優(yōu)化采購渠道、合理安排會議活動等，確保行政費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。五、行政工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司管理層定期對行政工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，了解行政工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.行政部門內(nèi)部建立自查自糾機(jī)制，定期對行政工作流程執(zhí)行情況、文件管理、辦公用品及設(shè)備管理等工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.鼓勵公司員工對行政工作提出意見和建議，行政部門應(yīng)認(rèn)真對待員工反饋的問題，及時改進(jìn)工作。（二）考核辦法1.制定行政部門績效考核指標(biāo)，包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)滿意度等方面。2.行政部門負(fù)責(zé)人對行政專員的工作進(jìn)行日?？己耍己私Y(jié)果作為績效獎金發(fā)放和員工晉升、調(diào)薪