公司監(jiān)事會檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)公司監(jiān)事會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在監(jiān)事會工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司監(jiān)事會及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司監(jiān)事會檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司監(jiān)事會的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理公司監(jiān)事會在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。檔案管理職責(zé)監(jiān)事會職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂監(jiān)事會檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定。2.監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理部門或?qū)Ｈ说臋n案管理工作。3.對重要檔案進(jìn)行審核和審批。檔案管理部門或?qū)Ｈ寺氊?zé)1.負(fù)責(zé)公司監(jiān)事會檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，保證檔案的安全和完整。4.為公司監(jiān)事會及其他部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.配合檔案管理部門或?qū)Ｈ俗龊脵n案的管理和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。檔案的收集與整理收集范圍1.監(jiān)事會會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。2.監(jiān)事會與公司內(nèi)部各部門、外部單位的往來文件，如函件、請示、批復(fù)等。3.監(jiān)事會開展監(jiān)督檢查工作形成的文件資料，如檢查計(jì)劃、報告、整改通知等。4.監(jiān)事會成員的工作記錄、調(diào)研報告、提案等。5.公司財(cái)務(wù)報表、審計(jì)報告、重大經(jīng)濟(jì)合同等與監(jiān)事會監(jiān)督工作相關(guān)的資料。6.其他與監(jiān)事會工作有關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、會議類、監(jiān)督檢查類、文件往來類、成員工作類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+類別+順序號等。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對紙張大小不一致、破損或零散的檔案進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的歸檔歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.對于重要的、緊急的檔案資料，應(yīng)隨時形成隨時歸檔。歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門或?qū)Ｈ藢σ平坏臋n案進(jìn)行核對和驗(yàn)收，無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將其中一份返還給移交部門。3.檔案管理部門或?qū)Ｈ税凑辗诸惡途幪柕囊螅瑢n案進(jìn)行歸檔存放。檔案的保管保管期限1.監(jiān)事會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司監(jiān)事會主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司監(jiān)事會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。4.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司監(jiān)事會工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。保管要求1.檔案管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。檔案的利用查閱權(quán)限1.公司監(jiān)事會成員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門或?qū)Ｈ颂幉殚啞?.公司其他部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)人審批。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)人審核，報監(jiān)事會主席審批。查閱程序1.查閱人憑有效證件到檔案管理部門或?qū)Ｈ颂庌k理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》。2.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)查閱人的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門或?qū)Ｈ耍p方在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱權(quán)限1.原則上檔案不對外借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱程序辦理。2.公司監(jiān)事會成員因工作需要借閱檔案的，可直接到檔案管理部門或?qū)Ｈ颂庌k理借閱手續(xù)。3.公司其他部門因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)人審批。4.外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)人審核，報監(jiān)事會主席審批。借閱程序1.借閱人憑有效證件到檔案管理部門或?qū)Ｈ颂庌k理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。2.檔案管理部門或?qū)Ｈ烁鶕?jù)借閱人的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由監(jiān)事會辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報監(jiān)事會主席審批。2.檔案銷毀前，應(yīng)造具《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案永久保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司監(jiān)事會檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，滿足檔案管理工作的需要。信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。