公司各類單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類單據(jù)的管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、傳遞、審核、存檔等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整和及時，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及各類單據(jù)的部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，不得虛構(gòu)或偽造。2.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括金額、數(shù)量、日期、摘要等信息。3.完整性原則：單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，如抬頭、正文、簽章等，不得遺漏重要信息。4.及時性原則：單據(jù)應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)填寫、傳遞和審核，確保財(cái)務(wù)信息的及時反映。5.規(guī)范性原則：單據(jù)的格式、內(nèi)容和填寫要求應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。二、單據(jù)分類及定義（一）采購類單據(jù)1.采購申請單：由需求部門填寫，用于向采購部門提出采購需求，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息。2.采購訂單：采購部門根據(jù)采購申請單與供應(yīng)商簽訂的采購合同，明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、價格、交貨期等條款。3.到貨驗(yàn)收單：倉庫部門在收到采購物品后，對物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收后填寫的單據(jù)，確認(rèn)物品是否符合采購訂單要求。4.采購發(fā)票：供應(yīng)商開具的用于證明采購業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。（二）銷售類單據(jù)1.銷售訂單：銷售部門與客戶簽訂的銷售合同，明確銷售產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)信息、價格、交貨期等條款。2.發(fā)貨單：倉庫部門根據(jù)銷售訂單發(fā)貨時填寫的單據(jù)，記錄發(fā)貨的產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.銷售發(fā)票：銷售部門向客戶開具的用于確認(rèn)銷售收入的憑證，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。4.收款收據(jù)：在收到客戶款項(xiàng)時開具的收款憑證，記錄收款金額、收款方式等信息。（三）費(fèi)用報銷類單據(jù)1.費(fèi)用報銷單：員工用于報銷各類費(fèi)用的單據(jù)，包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、通訊費(fèi)等，需詳細(xì)填寫費(fèi)用發(fā)生的時間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票或收據(jù)。2.借款單：員工因工作需要向公司借款時填寫的單據(jù)，注明借款金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款時間等信息。（四）其他類單據(jù)1.入庫單：倉庫部門對采購物品或自制產(chǎn)品進(jìn)行入庫時填寫的單據(jù)，記錄入庫物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息。2.出庫單：倉庫部門根據(jù)銷售訂單、領(lǐng)料單等發(fā)貨或發(fā)放物品時填寫的單據(jù)，記錄出庫物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、去向等信息。3.領(lǐng)料單：生產(chǎn)部門或其他部門從倉庫領(lǐng)取原材料、零部件等物資時填寫的單據(jù)，注明領(lǐng)料部門、領(lǐng)料用途、領(lǐng)料數(shù)量等信息。4.固定資產(chǎn)驗(yàn)收單：在購置固定資產(chǎn)后，對固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、金額等進(jìn)行驗(yàn)收時填寫的單據(jù)。5.固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表：財(cái)務(wù)部門根據(jù)固定資產(chǎn)的原值、折舊方法、折舊年限等計(jì)算固定資產(chǎn)折舊額的表格。三、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦或挖補(bǔ)。如有錯誤，應(yīng)重新填寫或按規(guī)定進(jìn)行更正。3.單據(jù)上的各項(xiàng)信息應(yīng)填寫完整，不得遺漏。如無相關(guān)信息，應(yīng)注明“無”或劃斜線表示。（二）具體填寫規(guī)范1.日期：填寫單據(jù)發(fā)生的實(shí)際日期，年、月、日應(yīng)填寫齊全，不得簡寫。2.部門：填寫單據(jù)所屬的部門名稱，應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.姓名：填寫經(jīng)辦人的姓名，應(yīng)與員工身份證上的姓名一致。4.摘要：簡要描述單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)清晰明了，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。5.金額：填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生金額，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，并精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位。大寫金額應(yīng)與小寫金額一致，大寫金額前應(yīng)加“人民幣”字樣，大寫金額數(shù)字之間不得留有空白。6.附件張數(shù)：填寫所附發(fā)票、收據(jù)、清單等附件的張數(shù)，應(yīng)準(zhǔn)確無誤。7.簽章：單據(jù)上應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章，如部門章、財(cái)務(wù)章、法人章等。印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊或加蓋不全。四、單據(jù)傳遞流程（一）采購類單據(jù)傳遞流程1.采購申請單：需求部門填寫采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購訂單：采購部門根據(jù)采購申請單與供應(yīng)商簽訂采購訂單，采購訂單一式多份，分別留存采購部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商等。3.到貨驗(yàn)收單：倉庫部門在收到采購物品后，對物品進(jìn)行驗(yàn)收，填寫到貨驗(yàn)收單。到貨驗(yàn)收單經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份留存?zhèn)}庫，一份交采購部門，一份交財(cái)務(wù)部門。4.采購發(fā)票：供應(yīng)商將采購發(fā)票開具給公司，采購部門收到發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購訂單一致后，將發(fā)票連同到貨驗(yàn)收單一起提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票無誤后，進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）銷售類單據(jù)傳遞流程1.銷售訂單：銷售部門與客戶簽訂銷售訂單，銷售訂單一式多份，分別留存銷售部門、財(cái)務(wù)部門、客戶等。2.發(fā)貨單：倉庫部門根據(jù)銷售訂單發(fā)貨，填寫發(fā)貨單。發(fā)貨單一式多份，分別留存?zhèn)}庫、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等。3.銷售發(fā)票：銷售部門根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨單開具銷售發(fā)票，銷售發(fā)票一式多份，分別留存銷售部門、財(cái)務(wù)部門、客戶等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票確認(rèn)銷售收入，并進(jìn)行賬務(wù)處理。4.收款收據(jù)：在收到客戶款項(xiàng)時，出納開具收款收據(jù)。收款收據(jù)一式多份，分別留存出納、財(cái)務(wù)部門、客戶等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)收款收據(jù)進(jìn)行收款賬務(wù)處理。（三）費(fèi)用報銷類單據(jù)傳遞流程1.費(fèi)用報銷單：員工填寫費(fèi)用報銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的時間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票或收據(jù)。費(fèi)用報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。2.借款單：員工因工作需要向公司借款時，填寫借款單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，到出納處辦理借款手續(xù)。（四）其他類單據(jù)傳遞流程1.入庫單：倉庫部門對采購物品或自制產(chǎn)品進(jìn)行入庫時，填寫入庫單。入庫單一式多份，分別留存?zhèn)}庫、財(cái)務(wù)部門等。2.出庫單：倉庫部門根據(jù)銷售訂單、領(lǐng)料單等發(fā)貨或發(fā)放物品時，填寫出庫單。出庫單一式多份，分別留存?zhèn)}庫、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等。3.領(lǐng)料單：生產(chǎn)部門或其他部門從倉庫領(lǐng)取原材料、零部件等物資時，填寫領(lǐng)料單。領(lǐng)料單一式多份，分別留存領(lǐng)料部門、倉庫、財(cái)務(wù)部門等。4.固定資產(chǎn)驗(yàn)收單：在購置固定資產(chǎn)后，由相關(guān)部門對固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單。固定資產(chǎn)驗(yàn)收單一式多份，分別留存驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門等。5.固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表：財(cái)務(wù)部門根據(jù)固定資產(chǎn)的原值、折舊方法、折舊年限等計(jì)算固定資產(chǎn)折舊額，編制固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表。固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，作為固定資產(chǎn)折舊賬務(wù)處理的依據(jù)。五、單據(jù)審核要點(diǎn)（一）采購類單據(jù)審核要點(diǎn)1.采購申請單：審核采購申請是否必要、合理，是否符合公司預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。2.采購訂單：審核采購訂單的條款是否清晰、明確，是否與采購申請單一致，價格是否合理，交貨期是否滿足需求。3.到貨驗(yàn)收單：審核到貨驗(yàn)收單上的驗(yàn)收結(jié)果是否與采購訂單一致，物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。4.采購發(fā)票：審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性，發(fā)票內(nèi)容是否與采購訂單和到貨驗(yàn)收單一致，發(fā)票金額是否正確，稅率是否符合規(guī)定。（二）銷售類單據(jù)審核要點(diǎn)1.銷售訂單：審核銷售訂單的條款是否清晰、明確，是否與客戶需求一致，價格是否合理，交貨期是否能夠滿足客戶要求。2.發(fā)貨單：審核發(fā)貨單上的發(fā)貨信息是否與銷售訂單一致，發(fā)貨數(shù)量是否準(zhǔn)確，發(fā)貨時間是否符合規(guī)定。3.銷售發(fā)票：審核銷售發(fā)票的真實(shí)性、合法性，發(fā)票內(nèi)容是否與銷售訂單和發(fā)貨單一致，發(fā)票金額是否正確，稅率是否符合規(guī)定。4.收款收據(jù)：審核收款收據(jù)的真實(shí)性、合法性，收款金額是否與銷售發(fā)票一致，收款方式是否符合規(guī)定。（三）費(fèi)用報銷類單據(jù)審核要點(diǎn)1.費(fèi)用報銷單：審核費(fèi)用報銷單的填寫是否規(guī)范、完整，費(fèi)用發(fā)生是否真實(shí)、合理，是否符合公司費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。2.借款單：審核借款單的填寫是否規(guī)范、完整，借款用途是否合理，預(yù)計(jì)還款時間是否明確。（四）其他類單據(jù)審核要點(diǎn)1.入庫單：審核入庫單的填寫是否規(guī)范、完整，入庫物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購訂單一致。2.出庫單：審核出庫單的填寫是否規(guī)范、完整，出庫物品的數(shù)量、去向等是否與銷售訂單或領(lǐng)料單一致。3.領(lǐng)料單：審核領(lǐng)料單的填寫是否規(guī)范、完整，領(lǐng)料用途是否合理，領(lǐng)料數(shù)量是否準(zhǔn)確。4.固定資產(chǎn)驗(yàn)收單：審核固定資產(chǎn)驗(yàn)收單的填寫是否規(guī)范、完整，驗(yàn)收結(jié)果是否合格，固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、金額等是否與采購合同一致。5.固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表：審核固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表的計(jì)算方法是否正確，折舊年限、折舊率等是否符合規(guī)定，折舊額計(jì)算是否準(zhǔn)確。六、單據(jù)存檔管理（一）存檔原則1.各類單據(jù)應(yīng)按照時間順序、類別進(jìn)行分類存檔，便于查找和查閱。2.存檔的單據(jù)應(yīng)保持完整、清潔，不得損壞、丟失。3.存檔期限應(yīng)符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求，一般為[X]年。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：對于重要的單據(jù)，如采購合同、銷售合同、發(fā)票等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)存檔應(yīng)使用專用的檔案盒或文件夾，按照類別和時間順序進(jìn)行排列，并注明檔案名稱、日期、編號等信息。2.電子存檔：對于日常的單據(jù)，如費(fèi)用報銷單、入庫單、出庫單等，可以進(jìn)行電子存檔。電子存檔應(yīng)建立專門的文件夾或數(shù)據(jù)庫，按照類別和時間順序進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱存檔單據(jù)時，應(yīng)填寫《單據(jù)查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱單據(jù)時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將單據(jù)歸還檔案管理人員，并在《單據(jù)查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、單據(jù)保管與銷毀（一）單據(jù)保管1.單據(jù)保管人員應(yīng)妥善保管各類單據(jù)，確保單據(jù)的安全、完整。2.單據(jù)保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止單據(jù)損壞、丟失。3.定期對單據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）單據(jù)銷毀1.對于超過存檔期限或已無保存價值的單據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.單據(jù)銷毀前，應(yīng)填寫《單據(jù)銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.單據(jù)銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。4.單據(jù)銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《單據(jù)銷毀登記表》上記錄銷毀的單據(jù)名稱、數(shù)量、日期等信息。八、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定填寫、傳遞、審核、存檔單據(jù)的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對于填寫不規(guī)范、不完整的單據(jù)，責(zé)令其重新填寫或補(bǔ)充完