公司印簽證照管理制度第一章總則一、目的為規(guī)范公司印簽證照的管理，確保印簽證照的使用符合公司規(guī)定，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工。三、基本原則1.合規(guī)性原則：印簽證照的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)政策。2.安全性原則：確保印簽證照的存儲、使用安全，防止泄露和濫用。3.必要性原則：印簽證照的使用應(yīng)基于工作需要，避免不必要的浪費(fèi)。第二章印簽證照的種類及用途一、種類1.公司公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法人章：用于特定的財(cái)務(wù)、法律文件等的簽署。3.部門章：用于部門內(nèi)部的文件、通知等的蓋章。4.員工個(gè)人簽證照：用于員工的工作證件、出入證等。二、用途1.公司公章：各類合同、協(xié)議的簽訂。重要文件、報(bào)表的出具。對外函件的發(fā)送。2.法人章：銀行支票、匯票等財(cái)務(wù)票據(jù)的蓋章。法律文件的簽署。3.部門章：部門內(nèi)部文件的確認(rèn)。部門通知、公告的發(fā)布。4.員工個(gè)人簽證照：制作工作證件。辦理公司出入證。第三章印簽證照的申請與審批一、申請流程1.員工如需使用印簽證照，應(yīng)填寫《印簽證照使用申請表》，詳細(xì)說明使用事由、使用時(shí)間、使用文件名稱等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字并提交至相關(guān)審批人審批。二、審批權(quán)限1.公司公章、法人章的使用申請，由總經(jīng)理審批。2.部門章的使用申請，由部門負(fù)責(zé)人審批。3.員工個(gè)人簽證照的使用申請，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。三、特殊情況處理如遇緊急情況需立即使用印簽證照，無法按照正常流程申請審批時(shí)，申請人應(yīng)電話向相關(guān)審批人說明情況，經(jīng)同意后先使用，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請審批手續(xù)。第四章印簽證照的使用規(guī)范一、使用范圍1.必須嚴(yán)格按照申請用途使用印簽證照，不得擅自更改使用范圍。2.嚴(yán)禁在空白紙張、表格、合同等上加蓋印簽證照。二、蓋章要求1.蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保文件內(nèi)容完整可見。2.蓋章后應(yīng)仔細(xì)核對蓋章效果，如有模糊、不清等情況，應(yīng)及時(shí)重新加蓋。三、登記備案1.每次使用印簽證照后，應(yīng)在《印簽證照使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用時(shí)間、使用人、使用事由、文件名稱、蓋章數(shù)量等信息。2.登記簿應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，定期進(jìn)行核對和更新。第五章印簽證照的保管與存放一、保管責(zé)任1.公司公章、法人章由行政部門指定專人保管。2.部門章由各部門指定專人保管。3.員工個(gè)人簽證照由人力資源部門統(tǒng)一保管。二、存放要求1.印簽證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。2.存放地點(diǎn)應(yīng)設(shè)置專門的文件柜或保險(xiǎn)柜，實(shí)行雙人雙鎖管理。三、定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對印簽證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保印簽證照的數(shù)量、狀態(tài)與登記簿記錄一致。2.如發(fā)現(xiàn)印簽證照丟失、損壞等情況，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。第六章印簽證照的作廢與銷毀一、作廢條件1.印簽證照因磨損、損壞等原因無法正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行作廢處理。2.公司名稱、法定代表人等信息發(fā)生變更，原印簽證照不再使用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行作廢處理。二、銷毀流程1.印簽證照作廢后，保管人應(yīng)填寫《印簽證照作廢銷毀申請表》，詳細(xì)說明作廢原因、印簽證照名稱、數(shù)量等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字并提交至行政部門。4.行政部門組織相關(guān)人員對作廢的印簽證照進(jìn)行銷毀，并在《印簽證照作廢銷毀登記簿》上進(jìn)行登記。三、監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對印簽證照的作廢與銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。第七章違規(guī)處理一、違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印簽證照。2.擅自更改印簽證照的使用范圍。3.在空白紙張、表格、合同等上加蓋印簽證照。4.未按規(guī)定保管印簽證照，導(dǎo)致印簽證照丟失、損壞或泄露。5.偽造、變造印簽證照。二、處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情節(jié)輕重給予記過、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)使用印簽證照給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。第八章附則一、解釋權(quán)