公司人事外包管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事外包管理工作，確保人事外包服務(wù)的質(zhì)量和效果，提高公司人力資源管理效率，降低管理成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有人事外包業(yè)務(wù)，包括但不限于員工招聘、培訓(xùn)、薪酬核算、社保繳納、檔案管理等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：人事外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量第一原則：選擇具備專業(yè)資質(zhì)和良好信譽(yù)的外包服務(wù)商，確保服務(wù)質(zhì)量。3.成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)評估和監(jiān)控，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。二、外包服務(wù)商選擇與管理（一）服務(wù)商選擇1.需求分析：根據(jù)公司人事外包需求，明確服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.供應(yīng)商篩選：通過多種渠道收集外包服務(wù)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)等，篩選出符合條件的潛在服務(wù)商。3.評估與考察：對潛在服務(wù)商進(jìn)行綜合評估，包括其資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力、價(jià)格水平、團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)等方面。實(shí)地考察服務(wù)商的辦公環(huán)境、運(yùn)營狀況等，必要時可要求提供成功案例進(jìn)行參考。4.招標(biāo)與談判：對于重要的人事外包項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式確定服務(wù)商。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，與中標(biāo)服務(wù)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限等條款。5.合同簽訂：與選定的外包服務(wù)商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益得到保障。（二）服務(wù)商管理1.定期溝通：建立與外包服務(wù)商的定期溝通機(jī)制，每月或每季度召開溝通會議，了解服務(wù)進(jìn)展情況，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。2.服務(wù)監(jiān)督：安排專人負(fù)責(zé)對外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期收集公司內(nèi)部員工對服務(wù)的反饋意見，根據(jù)監(jiān)督和反饋情況，要求服務(wù)商及時改進(jìn)服務(wù)。3.績效考核：制定外包服務(wù)商績效考核指標(biāo)體系，定期對服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量、工作效率、成本控制等方面進(jìn)行考核評價(jià)。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)商給予獎勵，對不達(dá)標(biāo)者采取警告、整改、終止合同等措施。4.培訓(xùn)與提升：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外包服務(wù)需求變化，要求外包服務(wù)商對其服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，提升服務(wù)水平和專業(yè)能力。同時，公司也可為服務(wù)商提供必要的培訓(xùn)支持和指導(dǎo)。三、招聘外包管理（一）招聘需求確定1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前向人力資源部門提交招聘需求申請表，詳細(xì)說明招聘崗位名稱、崗位職責(zé)、任職要求、招聘人數(shù)、招聘時間等信息。2.人力資源部門對各部門招聘需求進(jìn)行匯總、審核和分析，結(jié)合公司人力資源規(guī)劃和預(yù)算，確定最終的招聘需求。（二）外包服務(wù)商選擇與溝通1.根據(jù)招聘需求，按照外包服務(wù)商選擇流程，選定合適的招聘外包服務(wù)商。2.與招聘外包服務(wù)商簽訂招聘服務(wù)合同，明確招聘崗位、招聘人數(shù)、招聘渠道、招聘時間、服務(wù)費(fèi)用等具體要求。同時，要求服務(wù)商制定詳細(xì)的招聘計(jì)劃和方案，經(jīng)公司審核同意后實(shí)施。（三）招聘過程管理1.招聘外包服務(wù)商按照合同約定的招聘渠道和方式進(jìn)行招聘信息發(fā)布、簡歷篩選、面試組織等工作。公司人力資源部門可參與關(guān)鍵崗位的面試環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。2.服務(wù)商定期向公司匯報(bào)招聘進(jìn)展情況，及時反饋招聘過程中出現(xiàn)的問題和困難。公司根據(jù)招聘進(jìn)度，對服務(wù)商的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保招聘工作順利進(jìn)行。3.對于通過面試的候選人，服務(wù)商應(yīng)協(xié)助公司進(jìn)行背景調(diào)查和錄用審批等工作。背景調(diào)查內(nèi)容包括候選人的工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、違法違紀(jì)記錄等，確保錄用人員符合公司要求。（四）招聘結(jié)果評估1.招聘工作結(jié)束后，公司人力資源部門對招聘外包服務(wù)商的服務(wù)效果進(jìn)行評估。評估指標(biāo)包括招聘周期、招聘成本、招聘質(zhì)量（如錄用人員與崗位匹配度、試用期通過率等）等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的招聘外包服務(wù)商給予適當(dāng)獎勵，對存在問題的服務(wù)商提出改進(jìn)意見和要求。同時，總結(jié)招聘過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的招聘工作提供參考。四、培訓(xùn)外包管理（一）培訓(xùn)需求調(diào)研1.人力資源部門定期組織開展公司內(nèi)部培訓(xùn)需求調(diào)研，通過問卷調(diào)查、員工訪談、部門溝通等方式，了解員工的培訓(xùn)需求和發(fā)展期望。2.結(jié)合公司戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工崗位能力要求，對調(diào)研結(jié)果進(jìn)行分析和整理，確定年度培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)重點(diǎn)項(xiàng)目。（二）培訓(xùn)外包服務(wù)商選擇1.根據(jù)培訓(xùn)需求，選擇具備專業(yè)培訓(xùn)資質(zhì)和豐富培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的外包服務(wù)商。重點(diǎn)考察服務(wù)商的培訓(xùn)課程體系、培訓(xùn)師資力量、培訓(xùn)方式方法、培訓(xùn)效果評估等方面。2.與培訓(xùn)外包服務(wù)商簽訂培訓(xùn)服務(wù)合同，明確培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)效果評估標(biāo)準(zhǔn)等條款。要求服務(wù)商制定詳細(xì)的培訓(xùn)方案，包括培訓(xùn)大綱、課程安排、師資介紹、培訓(xùn)教材等，報(bào)公司審核備案。（三）培訓(xùn)過程管理1.培訓(xùn)外包服務(wù)商按照合同約定組織實(shí)施培訓(xùn)工作。培訓(xùn)過程中，公司人力資源部門應(yīng)安排專人跟蹤培訓(xùn)進(jìn)展情況，及時了解培訓(xùn)效果和學(xué)員反饋意見。2.服務(wù)商應(yīng)定期向公司匯報(bào)培訓(xùn)情況，如培訓(xùn)課程進(jìn)度、學(xué)員出勤情況、培訓(xùn)效果評估等。公司可根據(jù)實(shí)際情況，對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式等提出調(diào)整建議，確保培訓(xùn)質(zhì)量符合公司要求。3.培訓(xùn)結(jié)束后，要求學(xué)員對培訓(xùn)效果進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)內(nèi)容包括培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)用性、培訓(xùn)師資水平、培訓(xùn)組織安排等方面。服務(wù)商根據(jù)學(xué)員評價(jià)結(jié)果，對培訓(xùn)工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)。（四）培訓(xùn)效果評估1.公司人力資源部門采用多種方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，如考試、實(shí)際操作考核、工作績效評估、學(xué)員滿意度調(diào)查等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對培訓(xùn)外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)。對于培訓(xùn)效果顯著、學(xué)員滿意度高的服務(wù)商，給予表揚(yáng)和獎勵；對于培訓(xùn)效果不佳的服務(wù)商，要求其分析原因，提出改進(jìn)措施，并根據(jù)情況調(diào)整合作方式或終止合同。五、薪酬核算與社保繳納外包管理（一）薪酬核算外包1.公司每月定期向薪酬核算外包服務(wù)商提供員工考勤記錄、績效考評結(jié)果、工資變動信息等相關(guān)資料。2.外包服務(wù)商根據(jù)公司提供的資料，按照國家法律法規(guī)和公司薪酬制度規(guī)定，進(jìn)行員工薪酬核算，包括工資計(jì)算、獎金發(fā)放、福利核算等。3.薪酬核算完成后，外包服務(wù)商應(yīng)及時向公司提交薪酬核算報(bào)表，詳細(xì)列出每位員工的薪酬明細(xì)。公司人力資源部門對報(bào)表進(jìn)行審核，確保薪酬核算準(zhǔn)確無誤。4.審核通過后，公司按照合同約定向薪酬核算外包服務(wù)商支付服務(wù)費(fèi)用。（二）社保繳納外包1.公司向社保繳納外包服務(wù)商提供員工基本信息、參保情況等資料。2.外包服務(wù)商根據(jù)公司提供的資料，按照國家社保政策規(guī)定，辦理員工社保開戶、增減員、繳費(fèi)申報(bào)等手續(xù)。3.每月按時足額為員工繳納社保費(fèi)用，并及時向公司提供社保繳納明細(xì)清單。公司人力資源部門對清單進(jìn)行核對，確保社保繳納工作準(zhǔn)確無誤。4.外包服務(wù)商負(fù)責(zé)與社保部門溝通協(xié)調(diào)，處理社保相關(guān)問題，如社保政策咨詢、社保待遇申領(lǐng)等。公司應(yīng)積極配合外包服務(wù)商提供必要的協(xié)助和支持。（三）監(jiān)督與管理1.公司人力資源部門定期對外包服務(wù)商的薪酬核算和社保繳納工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保服務(wù)質(zhì)量和合規(guī)性。2.要求外包服務(wù)商建立健全薪酬核算和社保繳納工作檔案，妥善保存相關(guān)資料，以備公司查閱和審計(jì)。3.如發(fā)現(xiàn)外包服務(wù)商在薪酬核算或社保繳納過程中存在問題，公司應(yīng)及時要求其整改，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。六、檔案管理外包（一）檔案整理與移交1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)對員工檔案進(jìn)行初步整理，包括收集員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等文件。2.將整理好的員工檔案移交給檔案管理外包服務(wù)商，雙方辦理檔案交接手續(xù)，明確檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息。（二）檔案保管與維護(hù)1.外包服務(wù)商按照國家檔案管理規(guī)定和公司要求，對員工檔案進(jìn)行妥善保管。建立檔案保管制度，確保檔案的安全、完整和保密性。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，便于查詢和管理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱本人檔案的，需填寫檔案查閱/借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門批準(zhǔn)后，到外包服務(wù)商處辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外包服務(wù)商應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的查閱和借閱流程進(jìn)行操作，確保檔案信息不被泄露。查閱或借閱結(jié)束后，及時收回檔案，并做好登記工作。3.外部單位因工作需要查閱公司員工檔案的，必須按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司同意后，由外包服務(wù)商協(xié)助查閱，并做好相關(guān)記錄。（四）檔案轉(zhuǎn)出與銷毀1.員工離職或檔案需要轉(zhuǎn)出公司時，外包服務(wù)商根據(jù)公司人力資源部門的通知，辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，確保檔案及時、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)至新的接收單位。2.對于已過保管期限或無保存價(jià)值的檔案，外包服務(wù)商按照國家檔案管理規(guī)定和公司要求，進(jìn)行檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。七、保密與信息安全管理（一）保密協(xié)議簽訂1.公司與所有外包服務(wù)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在人事外包業(yè)務(wù)中的保密義務(wù)和責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密信息范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等條款，確保外包服務(wù)商對公司人事信息嚴(yán)格保密。（二）信息安全措施1.外包服務(wù)商應(yīng)建立健全信息安全管理制度，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障公司人事信息的安全。2.對涉及公司人事信息的系統(tǒng)、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。3.加強(qiáng)對員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的保密意識和安全防范能力，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。（三）監(jiān)督與檢查1.公司人力資源部門定期對外包服務(wù)商的保密和信息安全工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其嚴(yán)格遵守保密協(xié)議和信息安全管理制度。2.如發(fā)現(xiàn)外包服務(wù)商存在保密或信息安全問題，公司應(yīng)及時要求其整改，并根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，終止合作關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。八、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.人力資源部門根據(jù)公司人事外包業(yè)務(wù)需求，編制年度人事外包費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)外包業(yè)務(wù)的預(yù)計(jì)費(fèi)用支出。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括服務(wù)費(fèi)用、差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)用、設(shè)備采購費(fèi)用等，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核和公司管理層批準(zhǔn)。（二）費(fèi)用支付1.公司按照與外包服務(wù)商簽訂的服務(wù)合同約定，按時支付服務(wù)費(fèi)用。支付前，由人力資源部門對服務(wù)商提交的服務(wù)發(fā)票、服務(wù)報(bào)告等進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支付依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確。2.審核通過后，填寫費(fèi)用支付申請單，經(jīng)財(cái)務(wù)部門復(fù)核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。（三）費(fèi)用控制與分析1.人力資源部門定期對人事外包費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，與預(yù)算進(jìn)行對比，及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用偏差并分析原因。2.根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，采取有效措施進(jìn)行費(fèi)用控制，如優(yōu)化外包業(yè)務(wù)流程、與服務(wù)商協(xié)商調(diào)整服務(wù)費(fèi)用等，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。九、爭議處理（一）協(xié)商解決公司與外包服務(wù)商在合作過程中如發(fā)生爭議，首先應(yīng)通過友