全自動食品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司食品采購管理工作，確保采購食品的質(zhì)量安全，滿足公司日常運營及員工餐飲需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有食品采購活動，包括但不限于食堂食材、辦公區(qū)域零食及飲品等的采購。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)優(yōu)良的食品，確保員工飲食安全與健康。2.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，依法進行食品采購活動。3.成本效益原則：在保證食品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。4.陽光透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.行政部門應(yīng)定期收集各部門及員工對食品的需求信息，結(jié)合公司人員變動、業(yè)務(wù)活動安排等因素，對食品需求進行預(yù)測。2.食堂管理團隊根據(jù)就餐人數(shù)、菜品供應(yīng)計劃等，預(yù)估食堂食材的每周、每月需求量。（二）采購計劃制定1.采購部門依據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，制定詳細的食品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確食品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.對于季節(jié)性強、易變質(zhì)的食品，應(yīng)根據(jù)實際情況靈活調(diào)整采購計劃，確保庫存合理。（三）計劃審批采購計劃需經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門通過多種渠道收集食品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.建立供應(yīng)商名錄，將評估合格的供應(yīng)商納入名錄管理。（二）供應(yīng)商審核1.定期對供應(yīng)商進行審核，審核周期為每年至少一次。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、食品安全保障措施等。2.審核可采用實地考察、文件審查、樣品抽檢等方式進行。對于審核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時要求其整改，整改仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期收集各部門及使用人員對供應(yīng)商的反饋意見，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面進行評價。2.根據(jù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。四、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門或人員根據(jù)實際需求填寫食品采購申請表，詳細注明食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購詢價1.采購部門收到采購申請后，根據(jù)采購計劃及供應(yīng)商名錄，向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單。2.詢價單應(yīng)明確采購食品的具體要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。（三）供應(yīng)商報價1.供應(yīng)商收到詢價單后，應(yīng)按照要求填寫報價單，注明食品價格、交貨期、付款方式等內(nèi)容，并加蓋公章后回復(fù)采購部門。2.采購部門對供應(yīng)商的報價進行整理和比較，分析價格合理性及其他條款差異。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括食品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報公司法律顧問審查，確保合同合法合規(guī)。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，制作采購訂單，明確訂單編號、供應(yīng)商名稱、食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責(zé)人審批后，發(fā)送給供應(yīng)商。（六）貨物驗收1.食品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門及使用部門做好驗收準(zhǔn)備。2.貨物到貨時，采購人員、質(zhì)量檢驗人員及使用部門代表共同對貨物進行驗收。驗收內(nèi)容包括食品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合采購合同要求。3.質(zhì)量檢驗人員應(yīng)按照相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)對食品進行抽檢，抽檢合格后方可入庫或使用。對于驗收不合格的食品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，如退貨、換貨或補貨等。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)驗收合格的發(fā)票及采購合同，填寫付款申請單，經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度及采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。五、庫存管理（一）庫存盤點1.定期對食品庫存進行盤點，盤點周期為每月至少一次。盤點工作由采購部門會同財務(wù)部門、使用部門共同進行。2.盤點過程中應(yīng)詳細記錄食品的實際庫存數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，與庫存賬目進行核對。3.對于盤盈、盤虧的食品，應(yīng)查明原因，編制盤點報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行相應(yīng)處理。（二）庫存控制1.根據(jù)食品的保質(zhì)期、使用頻率等因素，合理設(shè)定庫存安全量。采購部門應(yīng)根據(jù)庫存情況及時調(diào)整采購計劃，避免庫存積壓或缺貨。2.對于臨近保質(zhì)期的食品，應(yīng)及時采取促銷、退貨等措施進行處理，確保食品質(zhì)量安全。（三）庫存環(huán)境管理1.食品倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合食品儲存要求。2.食品應(yīng)分類存放，遵循先進先出原則，避免交叉污染。同時，應(yīng)做好防蟲、防鼠、防潮等措施。六、食品安全管理（一）食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.采購的食品應(yīng)符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁采購變質(zhì)、過期、三無產(chǎn)品等不符合質(zhì)量要求的食品。2.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供食品的質(zhì)量合格證明文件，如檢驗報告、合格證等，并妥善保存。（二）食品檢驗檢測1.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗檢測方法和頻率，對采購的食品進行抽檢。抽檢項目包括食品的外觀、感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等。2.對于檢驗檢測不合格的食品，應(yīng)立即采取封存、銷毀等措施，并追溯供應(yīng)商責(zé)任。（三）食品安全事故應(yīng)急處理1.制定食品安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工及報告機制等內(nèi)容。2.一旦發(fā)生食品安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施救治中毒人員，控制事故擴大，并及時向相關(guān)部門報告。同時，配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理，查明事故原因，追究相關(guān)責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對食品采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、庫存管理等方面存在的問題。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報食品采購管理工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）員工監(jiān)督1.鼓勵公司員工對食品采購管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或質(zhì)量問題，可向采購部門、質(zhì)量檢驗部門或公司領(lǐng)導(dǎo)舉報。2.對于員工的舉報，公司應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并對舉報人給予適當(dāng)獎勵。（三）考核機制1.建立食品采購管理工作考核機制，對采購部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作效率等方面進行考核評價。2.考核指標(biāo)包