入學前學籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強入學前學籍檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為學校招生、教學管理、學生綜合素質評價等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校入學前學生學籍檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映學生的實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學生個人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理操作。二、檔案內(nèi)容與分類（一）個人基本信息1.學生登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.身份證復印件：確保復印件清晰可辨。3.照片：近期免冠一寸照片若干張。（二）學習經(jīng)歷1.小學畢業(yè)證書及相關成績證明。2.初中畢業(yè)證書及相關成績證明，包括中考成績、綜合素質評價等。3.轉學證明（如有轉學情況）。（三）綜合素質評價材料1.品德表現(xiàn)：包括班主任評語、獎懲記錄等。2.學業(yè)水平：各學科成績、學科競賽獲獎證書等。3.社會實踐：社區(qū)服務記錄、志愿者活動證明等。4.身心健康：體育達標成績、體檢報告等。（四）其他材料1.特長證書：如藝術、體育、科技等方面的特長證書。2.獲獎榮譽：各級各類榮譽稱號證書。3.特殊情況說明材料：如殘疾證明、家庭特殊情況說明等。三、檔案收集（一）收集責任1.招生部門負責收集新生入學登記表、身份證復印件、照片等基本信息材料。2.學生原就讀學校負責提供小學、初中學習經(jīng)歷及相關成績證明等材料。3.學生本人或家長負責提供綜合素質評價材料、特長證書、獲獎榮譽等其他材料，并確保材料的真實性和完整性。（二）收集時間1.新生入學時，應在規(guī)定時間內(nèi)提交入學登記表等基本信息材料。2.對于學習經(jīng)歷及其他相關材料，應在入學后[X]個月內(nèi)提交齊全。（三）收集要求1.提供的材料應為原件或有效復印件，復印件需注明“與原件一致”并加蓋原單位公章。2.材料應清晰、完整，如有涂改或破損，應重新提供。3.所有材料應按照類別進行整理，便于后續(xù)歸檔。四、檔案整理（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行整理，確保檔案條理清晰、便于查閱。（二）整理步驟1.分類：將收集到的檔案材料按照個人基本信息、學習經(jīng)歷、綜合素質評價材料、其他材料等類別進行分類。2.排序：在每一類材料中，按照時間先后順序進行排序。3.編目：為每一份檔案材料編制目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對于紙張較多的材料，應進行裝訂，確保整齊牢固。（三）整理要求1.整理過程中應保持檔案材料的原有順序，不得隨意打亂或丟失。2.編目信息應準確、清晰，便于查找和核對。3.裝訂時應注意不要損壞檔案材料。五、檔案歸檔（一）歸檔責任檔案管理人員負責將整理好的檔案材料及時歸檔到相應的檔案盒或檔案柜中。（二）歸檔時間整理完成后的檔案應在[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求1.檔案應存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.每個檔案盒或檔案柜應標明存放的年級、班級、學生姓名等信息，便于查找。3.建立檔案索引目錄，記錄檔案的存放位置，方便快速查閱。六、檔案保管（一）保管責任檔案管理人員負責檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案柜應定期進行清潔和檢查，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損壞。（三）保管期限學生學籍檔案自學生入學起保存至學生畢業(yè)離校后[X]年。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清查結果應記錄在案，并向上級主管部門報告。七、檔案查閱（一）查閱權限1.學校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《學籍檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)學校分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員需在檔案管理人員的陪同下進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱時應保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取或污損。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《學籍檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱限制1.涉及學生個人隱私的材料，如體檢報告、家庭特殊情況說明等，未經(jīng)學生本人或家長同意，不得查閱。2.檔案原件一般不予外借，如有特殊情況需要外借的，需經(jīng)學校主要領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)，限期歸還。八、檔案利用（一）利用范圍1.學校招生部門可利用檔案進行新生資格審查、錄取工作。2.教學管理部門可利用檔案了解學生學習情況，進行教學質量分析和學生綜合素質評價。3.學生管理部門可利用檔案開展學生思想政治教育、日常管理等工作。4.其他相關部門可根據(jù)工作需要，經(jīng)批準后查閱利用檔案。（二）利用方式1.提供檔案復印件：根據(jù)利用部門的需求，提供相關檔案材料的復印件。2.出具檔案證明：對于需要證明學生相關情況的，可根據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明。3.數(shù)據(jù)分析：對檔案中的相關數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為學校決策提供參考依據(jù)。（三）利用記錄檔案管理人員應對檔案利用情況進行記錄，包括利用部門、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等，以便日后查詢和統(tǒng)計。九、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時，應在規(guī)定的場所進行，無關人員不得在場。3.對涉及學生個人隱私的檔案材料，應采取特殊的保密措施。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范，安裝必要的安全設備，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警裝置等。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施，減少損失，并向上級主管部門報告。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立學籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應將紙質檔案中的相關信息及時錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。加強對系統(tǒng)用戶的管理，設置不同的用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。（四）數(shù)據(jù)備份定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。十一、檔案移交與銷毀（一）檔案移交1.學生畢業(yè)離校時，學籍檔案應按照學校規(guī)定的時間和程序移交學校檔案室統(tǒng)一保管。2.學校檔案室應建立檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)學校分管