保險公司證件管理制度一、總則（一）目的為加強保險公司各類證件的管理，規(guī)范證件的申請、領取、使用、保管、變更及注銷等流程，確保公司證件的安全與有效使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于保險公司全體員工及與公司有業(yè)務往來的外部合作機構人員涉及的各類證件，包括但不限于保險從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證、營業(yè)執(zhí)照、許可證等。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及監(jiān)管部門的相關規(guī)定，確保證件的管理與使用合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障證件的安全，防止證件丟失、損壞、被盜用等情況發(fā)生。3.有效性原則：保證證件在有效期內正常使用，及時辦理證件的延期、變更等手續(xù)。4.責任明確原則：明確各類證件管理環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。二、證件分類及管理職責（一）證件分類1.保險從業(yè)資格證：是從事保險行業(yè)工作的基本資格證明，包括保險代理從業(yè)人員資格證書、保險經紀從業(yè)人員資格證書、保險公估從業(yè)人員資格證書等。2.執(zhí)業(yè)證書：由保險公司向已取得從業(yè)資格證書且在本公司執(zhí)業(yè)的人員頒發(fā)，表明其具備在本公司從事相關保險業(yè)務的資格。3.展業(yè)證：是保險營銷員從事保險營銷活動的證明，由所屬保險公司發(fā)放和管理。4.公司資質類證件：如營業(yè)執(zhí)照、經營保險業(yè)務許可證、分支機構營業(yè)執(zhí)照等，是公司合法經營的憑證。5.其他相關證件：如行業(yè)協(xié)會會員證、培訓證書、榮譽證書等。（二）管理職責1.人力資源部門負責員工保險從業(yè)資格證的報名、考試組織及證書領取等工作。審核員工執(zhí)業(yè)證書的申請，辦理執(zhí)業(yè)證書的頒發(fā)、變更及注銷手續(xù)。建立員工證件管理檔案，記錄員工證件的相關信息。2.業(yè)務部門負責本部門員工展業(yè)證的申請、領取、使用及保管等工作，并督促員工規(guī)范使用展業(yè)證。協(xié)助人力資源部門做好其他相關證件的管理工作，如提供資質類證件的年檢資料等。對業(yè)務人員的證件使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時上報。3.行政管理部門負責公司資質類證件的申請、辦理、年檢及保管等工作。制定公司證件管理制度并監(jiān)督執(zhí)行，對違反制度的行為進行處理。配合其他部門做好證件管理的相關工作，如提供辦公場地安全保障等。4.員工個人負責本人證件的申請、領取，并妥善保管，不得轉借、冒用他人證件。按照規(guī)定使用證件，在證件有效期屆滿前及時辦理延期或變更手續(xù)。如證件遺失、損壞或信息變更，應及時向所在部門及相關管理部門報告，并配合辦理相應手續(xù)。三、證件申請與領?。ㄒ唬┍ｋU從業(yè)資格證1.員工因工作需要報考保險從業(yè)資格證的，應向人力資源部門提出申請，填寫《保險從業(yè)資格證報考申請表》。2.人力資源部門審核申請信息后，統(tǒng)一組織報名及繳費工作，并告知員工考試時間、地點等相關事宜。3.員工考試合格后，人力資源部門負責領取資格證書，并通知員工前來辦理領取手續(xù)。員工領取時需簽字確認，同時提交本人身份證復印件。（二）執(zhí)業(yè)證書1.新員工入職后，所在部門應及時通知人力資源部門。人力資源部門在員工取得保險從業(yè)資格證且通過公司入職培訓后，為其辦理執(zhí)業(yè)證書申請手續(xù)。2.申請時需填寫《執(zhí)業(yè)證書申請表》，提交資格證書原件、身份證復印件、勞動合同等相關資料。3.人力資源部門審核申請資料無誤后，報上級主管領導審批，審批通過后頒發(fā)執(zhí)業(yè)證書。4.執(zhí)業(yè)證書由人力資源部門統(tǒng)一制作并發(fā)放，員工應在收到證書后妥善保管，如有遺失應及時掛失補辦。（三）展業(yè)證1.業(yè)務人員入職后，所在部門應指導其填寫《展業(yè)證申請表》，提交資格證書原件、身份證復印件、近期免冠一寸照片等資料。2.部門負責人審核申請資料后，報人力資源部門審核，審核通過后報當地保險行業(yè)協(xié)會備案。3.保險行業(yè)協(xié)會審核通過后，由公司統(tǒng)一領取展業(yè)證并發(fā)放給業(yè)務人員。業(yè)務人員領取展業(yè)證后，應在規(guī)定位置張貼本人照片，并在照片上加蓋公司公章。4.展業(yè)證實行一人一證，不得轉借、出租、涂改或偽造。業(yè)務人員離職時，所在部門應及時收回展業(yè)證，并交人力資源部門統(tǒng)一注銷。（四）公司資質類證件1.行政管理部門負責公司資質類證件的申請工作，根據相關法律法規(guī)及監(jiān)管要求，準備齊全申請資料，并按規(guī)定程序提交申請。2.申請過程中，如需要提供公司相關證明材料或人員信息的，各部門應積極配合。3.資質類證件辦理完成后，行政管理部門應及時領取并妥善保管。對于需要年檢的證件，應在規(guī)定時間內準備好年檢資料，辦理年檢手續(xù)。（五）其他相關證件1.員工因工作需要申請行業(yè)協(xié)會會員證、培訓證書、榮譽證書等其他相關證件的，應向所在部門提出申請，填寫《其他證件申請表》。2.所在部門審核申請信息后，報人力資源部門審核，審核通過后由員工自行辦理申請手續(xù)。3.員工領取其他相關證件后，應及時交所在部門備案，并按照相關規(guī)定使用和保管。四、證件使用與保管（一）使用規(guī)定1.員工應在規(guī)定的業(yè)務范圍內使用證件，不得超出授權范圍從事業(yè)務活動。2.保險從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證等個人證件僅限本人使用，不得轉借、出租、涂改或偽造。3.公司資質類證件如需外借使用，須經行政管理部門負責人批準，并辦理借用登記手續(xù)，明確借用期限、用途及歸還時間等。借用人員應妥善保管，按時歸還，如有遺失或損壞，借用人員應承擔相應責任。4.業(yè)務人員在開展業(yè)務活動時，應主動出示展業(yè)證，不得隱瞞或冒用他人證件。（二）保管要求1.員工應妥善保管本人證件，將證件放置在安全、可靠的地方，避免證件丟失、損壞或被盜用。2.保險從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書等個人證件應存放在專門的文件夾或證件夾內，防止折疊、污損。3.公司資質類證件應由行政管理部門指定專人負責保管，存放于保險柜等安全設施內，并建立證件保管臺賬，詳細記錄證件名稱、編號、頒發(fā)機關、有效期、保管人等信息。4.業(yè)務人員的展業(yè)證應隨身攜帶，不得隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方。如因特殊原因無法隨身攜帶，應將展業(yè)證存放在公司指定的安全區(qū)域，并做好登記。五、證件變更與注銷（一）變更1.員工個人信息發(fā)生變更（如姓名、身份證號碼、聯系方式、工作崗位等），涉及證件信息需要變更的，應及時向所在部門報告，并填寫《證件信息變更申請表》。2.所在部門審核后，將申請表及相關證明材料一并提交給負責證件管理的部門（人力資源部門或行政管理部門）。3.負責證件管理的部門審核無誤后，辦理證件信息變更手續(xù)，并在相關系統(tǒng)及檔案中更新信息。4.對于公司資質類證件信息變更，行政管理部門應按照相關規(guī)定及時辦理變更登記手續(xù)，并向相關部門報備。（二）注銷1.員工離職、退休、辭職或因其他原因不再需要使用公司相關證件的，所在部門應及時通知負責證件管理的部門辦理證件注銷手續(xù)。2.員工應在離職前將本人的保險從業(yè)資格證、執(zhí)業(yè)證書、展業(yè)證等個人證件交回所在部門，由所在部門統(tǒng)一交人力資源部門注銷。3.行政管理部門負責辦理公司資質類證件的注銷手續(xù)，如營業(yè)執(zhí)照注銷、經營保險業(yè)務許可證注銷等。注銷后，應將相關證件原件交回發(fā)證機關，并做好記錄。4.對于因遺失、被盜等原因無法交回的證件，應及時在相關媒體上聲明作廢，并向發(fā)證機關申請注銷。同時，公司應追究相關責任人的責任。六、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部門、行政管理部門及業(yè)務部門應定期對公司證件管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括證件的申請、領取、使用、保管、變更及注銷等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取查閱資料、實地查看、人員訪談等方式進行，確保證件管理工作規(guī)范、有序。3.對于檢查中發(fā)現的問題，應及時記錄并提出整改意見，督促相關責任人限期整改。（二）違規(guī)處理1.員工違反本制度規(guī)定，轉借、冒用他人證件或超出授權范圍使用證件的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。2.因保管不善導致證件遺失、損壞或被盜用的，相關責任人應承擔補辦證件的費用，并根據情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。3.部門負責人未履行好證件管理職責，導致本部門出現證件管理混亂或違規(guī)行為的，公司將對其進行