保險公司公章管理制度總則目的為加強保險公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的公章管理，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等各類公章。定義1.公章：指公司以法定名稱制作的，代表公司行使職權(quán)的印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等。2.公章使用：指將公章加蓋在文件、合同、報表、信函、證明等書面材料上，以表明公司對相關(guān)事項的認(rèn)可或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.公章保管人：指負責(zé)保管公章的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定履行保管職責(zé)。公章的刻制與啟用公章的刻制1.公司各類公章的刻制必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部審批程序進行。2.需刻制公章時，由使用部門提出申請，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并填寫《公章刻制申請表》。3.《公章刻制申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。4.公司辦公室應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行公章刻制，確保公章的質(zhì)量和安全性。5.公章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時將新刻制的公章進行登記備案，并留存印模。公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行培訓(xùn)，明確公章的使用范圍、使用流程和保管要求等。2.公章啟用時，由公司辦公室填寫《公章啟用申請表》，注明公章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附公章印模。3.《公章啟用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.公章啟用后，公司辦公室應(yīng)及時將公章啟用情況通知各相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行公示。公章的保管保管原則1.公章保管應(yīng)遵循“專人負責(zé)、安全保密、規(guī)范使用”的原則，確保公章的安全和正常使用。2.公章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度，不得擅自將公章交予他人使用。保管人員1.公司行政公章由公司辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.公章保管人應(yīng)相對固定，如因工作需要更換保管人，應(yīng)辦理公章交接手續(xù)，并及時報公司辦公室備案。保管要求1.公章保管人應(yīng)將公章存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并確保存放地點具備防火、防盜、防潮等條件。2.公章保管人不得將公章攜帶外出使用，如因特殊情況確需攜帶外出的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公章保管人應(yīng)定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司辦公室，并采取相應(yīng)措施進行處理。公章的使用使用范圍1.公司行政公章主要用于以公司名義發(fā)布的各類文件、通知、報告、函件等，以及對外簽訂的合同、協(xié)議、承諾書等。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.財務(wù)專用章主要用于公司的財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)。4.業(yè)務(wù)專用章主要用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、報表、證明等。使用流程1.申請：使用部門或個人需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事項、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審核：《公章使用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項或金額較大的合同，還需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.蓋章：公章保管人在收到經(jīng)審批的《公章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件是否一致，確認(rèn)無誤后，方可在文件上加蓋公章。4.登記：公章保管人應(yīng)在《公章使用登記簿》上詳細記錄公章使用的日期、事項、文件名稱、份數(shù)、申請人等信息，并簽字確認(rèn)。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.如因工作需要確需在空白紙張上加蓋公章的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在加蓋公章后注明用途和有效期限。3.公章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或改變用途。公章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，導(dǎo)致公章不再使用時，應(yīng)及時辦理公章停用手續(xù)。2.公章保管人應(yīng)填寫《公章停用申請表》，注明公章名稱、停用原因、停用日期等信息，并附公章印模。3.《公章停用申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.公章停用后，公司辦公室應(yīng)及時將公章停用情況通知各相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進行公示。銷毀1.對于停用的公章，公司辦公室應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部審批程序進行銷毀。2.需銷毀公章時，由公司辦公室填寫《公章銷毀申請表》，注明公章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并附公章印模。3.《公章銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.公章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔毀等方式進行，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并做好記錄。5.公章銷毀后，公司辦公室應(yīng)及時將銷毀情況報公司領(lǐng)導(dǎo)備案，并在公司內(nèi)部進行公示。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立健全公章管理制度監(jiān)督機制，定期對公章的保管、使用情況進行檢查和監(jiān)督。2.公司審計部門負責(zé)對公章管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.公司辦公室負責(zé)對公章的保管、使用情況進行日常檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全可靠，是否按照規(guī)定存放。2.公章使用是否符合審批程序，是否在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用。3.《公章使用登記簿》記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.公章停用、銷毀是否按照規(guī)定辦理手續(xù)。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于涉嫌違法犯罪的行為