保潔物資采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司保潔物資采購工作，確保采購流程的透明、高效、合規(guī)，滿足公司日常保潔工作需求，提高保潔服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔物資的采購活動，包括但不限于清潔工具、清潔用品、勞保用品等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實際保潔需求，合理確定采購物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的物資，確保保潔工作效果和員工使用安全。性價比原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過比較不同供應(yīng)商的價格、服務(wù)等因素，選擇性價比最優(yōu)的采購方案。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責分工1.采購部門負責保潔物資采購計劃的制定、執(zhí)行和供應(yīng)商的選擇、管理。按照采購流程，組織采購活動，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。2.使用部門（保潔團隊）根據(jù)實際工作需求，提前向采購部門提交物資需求申請。參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量、數(shù)量等進行確認。反饋物資使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助采購部門進行改進。3.財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。辦理采購款項的支付手續(xù)。4.行政部門協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商的資質(zhì)審核。負責對采購物資進行統(tǒng)一管理，建立物資臺賬。對采購物資的庫存情況進行定期盤點。三、采購計劃1.需求預(yù)測保潔團隊應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、季節(jié)變化、設(shè)施設(shè)備維護計劃等因素，提前對保潔物資的需求進行預(yù)測。例如，在夏季高溫期間，增加防暑降溫用品的采購；在大型活動前后，提前儲備清潔工具和用品。2.申請?zhí)峤槐崍F隊每月[具體日期]前，填寫《保潔物資需求申請表》，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并提交給采購部門。對于臨時性或緊急性的物資需求，應(yīng)及時填寫申請表并說明原因，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購部門。3.計劃審核采購部門收到《保潔物資需求申請表》后，進行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、物資庫存情況等。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或庫存充足可滿足需求的，及時與保潔團隊溝通調(diào)整。審核通過后，將申請表提交給財務(wù)部門審核預(yù)算。4.預(yù)算編制財務(wù)部門根據(jù)采購部門提交的申請表，結(jié)合公司財務(wù)預(yù)算安排，編制保潔物資采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確各項物資的采購金額上限，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.計劃確定經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購預(yù)算和需求申請表，作為最終的采購計劃。采購部門根據(jù)采購計劃，制定具體的采購實施方案，明確采購時間、采購方式、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集保潔物資供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件。實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、倉儲物流等情況，評估其綜合實力。根據(jù)審核和考察結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每季度）對供應(yīng)商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。收集保潔團隊和其他使用部門對供應(yīng)商的反饋意見，作為評估的重要依據(jù)。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。3.供應(yīng)商合作采購部門與入選的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。建立與供應(yīng)商的定期溝通機制，及時了解物資供應(yīng)情況、質(zhì)量問題等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。鼓勵供應(yīng)商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，共同推動保潔物資采購工作的持續(xù)優(yōu)化。五、采購流程1.采購申請保潔團隊按照采購計劃要求，填寫《保潔物資采購申請表》，詳細說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，確保采購需求合理、合規(guī)。審核通過后，將申請表提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小設(shè)定，具體如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、單一來源采購等。招標采購適用于金額較大、技術(shù)要求較高、競爭較為充分的物資采購。采購部門應(yīng)制定招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。詢價采購適用于標準化程度較高、市場價格較為透明的物資采購。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較各供應(yīng)商的報價和條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商進行采購。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，如特定品牌、型號的專用清潔設(shè)備等。采購部門應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)，經(jīng)審批后與供應(yīng)商進行談判采購。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，確保采購進度和質(zhì)量。對于重要物資的采購，采購部門可邀請使用部門人員參與采購過程，聽取他們的意見和建議。4.合同簽訂采購確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交給財務(wù)部門和法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。5.物資驗收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和行政部門做好驗收準備。物資到貨時，采購部門、使用部門和行政部門共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。對于驗收合格的物資，填寫《保潔物資驗收單》，各方簽字確認后辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。6.付款結(jié)算物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，辦理付款手續(xù)。采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購款項的支付情況，確保賬目清晰。六、庫存管理1.庫存盤點行政部門定期（每月）對保潔物資庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點結(jié)束后，填寫《保潔物資盤點表》，記錄實際庫存數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息，并與物資臺賬進行核對。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，填寫《保潔物資盤盈盤虧處理表》，經(jīng)審批后進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.庫存預(yù)警行政部門根據(jù)保潔物資的歷史使用數(shù)據(jù)和采購周期，設(shè)定庫存預(yù)警指標。當庫存數(shù)量低于預(yù)警值時，及時通知采購部門進行補貨。庫存預(yù)警指標可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如季節(jié)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展等因素。3.庫存安全保潔物資應(yīng)存放在安全、干燥、通風的倉庫內(nèi)，按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于管理和查找。倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜等安全設(shè)施，確保物資安全。定期對庫存物資進行檢查，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對保潔物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、物資管理是否規(guī)范等。采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報保潔物資采購工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.投訴處理設(shè)立保潔物資采購?fù)对V渠道，接受公司員工對采購工作中存在問題的投訴和建議。投訴渠道包括電話、郵箱、意見箱等。對于收到的投訴，采購部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實，根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的處理措施，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。3.考