苗木場公章管理制度總則目的為加強(qiáng)苗木場公章管理，規(guī)范公章使用流程，保障苗木場合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于苗木場所有部門及員工在工作中涉及公章使用的相關(guān)事宜。基本原則1.合法性原則：公章的使用必須符合國家法律法規(guī)及苗木場相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：公章是苗木場對外行使權(quán)力的重要象征，必須嚴(yán)格管理，確保公章使用的嚴(yán)肅性。3.安全性原則：采取有效措施保障公章的安全，防止公章被盜用、冒用或濫用。公章種類及保管公章種類1.行政公章：代表苗木場行使職權(quán)，用于對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項。2.財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。保管責(zé)任1.行政公章：由苗木場總經(jīng)理指定專人保管，保管人員需具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.財務(wù)專用章：由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.合同專用章：由負(fù)責(zé)合同管理的部門指定專人保管。保管要求1.公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜等，確保公章存放環(huán)境安全，防止公章受損、遺失或被盜。2.保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時交接，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。3.公章保管人員應(yīng)定期檢查公章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時向上級報告。公章使用流程申請1.凡需使用公章的部門或個人，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章內(nèi)容、用章時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確保申請事項真實、合理、合規(guī)。審批1.根據(jù)用章事項的重要程度和性質(zhì)，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般事項用章，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項用章，如對外簽訂合同、協(xié)議等，需經(jīng)苗木場總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，簽署明確的審批意見。如不同意用章，應(yīng)說明理由。用章登記1.經(jīng)審批同意用章后，公章保管人員應(yīng)進(jìn)行用章登記，記錄用章時間、用章事項、用章人、批準(zhǔn)人等信息。2.用章登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以備查詢和追溯。用章1.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見用章，確保用章內(nèi)容與申請事項一致。2.用章時，應(yīng)在公章使用登記表上加蓋公章印模，并由用章人簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因特殊情況需要先行加蓋公章的，必須經(jīng)苗木場總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在蓋章后及時填寫相關(guān)內(nèi)容。用章后文件存檔1.用章完畢后，用章人應(yīng)將蓋章后的文件原件或復(fù)印件交回公章保管人員存檔。2.公章保管人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對用章文件進(jìn)行妥善保管，以備查閱。特殊情況用章規(guī)定緊急情況用章1.如遇緊急情況，無法事先履行正常的申請和審批程序，但又必須立即使用公章的，用章人應(yīng)電話請示上級領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章，并在事后及時補(bǔ)辦申請和審批手續(xù)。2.事后補(bǔ)辦的申請和審批手續(xù)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，如未能及時補(bǔ)辦，應(yīng)說明原因并提交書面報告。異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前向苗木場總經(jīng)理報告，并按照以下流程辦理：填寫《異地用章申請表》，詳細(xì)說明異地用章的事由、地點、時間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批同意后，由公章保管人員將公章交由專人攜帶前往異地，并確保公章在運輸和使用過程中的安全。異地用章結(jié)束后，攜帶公章的專人應(yīng)及時將公章交回，并向公章保管人員報告用章情況。公章停用、更換及銷毀停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致公章不再使用的，應(yīng)由公章保管部門提出申請，經(jīng)苗木場總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理公章停用手續(xù)。2.公章停用后，保管人員應(yīng)將公章妥善封存，并交回苗木場綜合管理部門統(tǒng)一保管。更換1.公章因磨損、損壞等原因需要更換的，應(yīng)由公章保管部門提出申請，經(jīng)苗木場總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定重新刻制公章。2.新公章刻制完成后，應(yīng)及時啟用，并按照本制度規(guī)定進(jìn)行管理。同時，原公章應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀1.對于停用的公章，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：由公章保管部門填寫《公章銷毀申請表》，說明銷毀原因、公章名稱、編號等信息。經(jīng)苗木場總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部門會同審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。2.銷毀后的公章應(yīng)妥善保存銷毀記錄，以備查詢。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.苗木場綜合管理部門負(fù)責(zé)對公章使用情況進(jìn)行定期檢查，確保公章使用符合本制度規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括用章申請、審批、登記、存檔等環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促整改。審計監(jiān)督1.苗木場審計部門有權(quán)對公章使用情況進(jìn)行審計，檢查公章使用的合法性、合規(guī)性和真實性。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)提出審計意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，苗木場將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因公章使用不當(dāng)給苗木場造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任