物業(yè)鑰匙柜管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)鑰匙柜的管理，規(guī)范鑰匙的存放、使用和保管流程，確保鑰匙的安全與完整，保障物業(yè)管理工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的所有鑰匙柜及存放于鑰匙柜內(nèi)的各類(lèi)鑰匙，包括但不限于業(yè)主戶(hù)門(mén)鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙等。（三）職責(zé)分工1.物業(yè)客服部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)主鑰匙的接收、登記、發(fā)放和回收工作。解答業(yè)主關(guān)于鑰匙管理的相關(guān)咨詢(xún)。定期與業(yè)主核對(duì)鑰匙信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.工程維修部門(mén)負(fù)責(zé)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙的管理，包括鑰匙的標(biāo)識(shí)、分類(lèi)存放等。根據(jù)維修工作需要，及時(shí)從鑰匙柜中領(lǐng)取相應(yīng)鑰匙，并做好領(lǐng)取記錄。維修工作結(jié)束后，及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙柜，并確保鑰匙存放正確。3.鑰匙柜管理人員負(fù)責(zé)鑰匙柜的日常管理，包括鑰匙柜的清潔、維護(hù)，確保鑰匙柜正常使用。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行鑰匙的存放、發(fā)放和回收操作，做好相關(guān)記錄。定期盤(pán)點(diǎn)鑰匙，確保鑰匙數(shù)量與記錄一致，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告。4.物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督鑰匙柜管理制度的執(zhí)行情況。對(duì)鑰匙管理過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。二、鑰匙的接收（一）業(yè)主鑰匙接收1.業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)，物業(yè)客服人員應(yīng)向業(yè)主說(shuō)明鑰匙管理的相關(guān)規(guī)定和流程，告知業(yè)主將戶(hù)門(mén)鑰匙等交予物業(yè)統(tǒng)一管理。2.業(yè)主提交鑰匙時(shí)，客服人員需仔細(xì)核對(duì)鑰匙數(shù)量，并與業(yè)主在《業(yè)主鑰匙交接登記表》上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)詳細(xì)記錄業(yè)主姓名、房號(hào)、鑰匙類(lèi)型（如戶(hù)門(mén)鑰匙、信箱鑰匙等）、鑰匙數(shù)量等信息。3.對(duì)于業(yè)主委托他人代交鑰匙的情況，代交人需提供業(yè)主授權(quán)委托書(shū)及有效身份證件，客服人員核實(shí)無(wú)誤后，方可辦理鑰匙接收手續(xù)。（二）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙接收1.工程維修人員在接收新的公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備時(shí)，應(yīng)同時(shí)接收相應(yīng)的鑰匙，并在《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙登記表》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括設(shè)施設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、位置、鑰匙數(shù)量及用途等。2.工程維修人員應(yīng)對(duì)接收的鑰匙進(jìn)行初步檢查，確保鑰匙能夠正常開(kāi)啟相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)鑰匙存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或供應(yīng)商聯(lián)系更換或補(bǔ)充。三、鑰匙的存放（一）鑰匙柜的設(shè)置與標(biāo)識(shí)1.根據(jù)物業(yè)管理區(qū)域的實(shí)際情況，合理設(shè)置鑰匙柜的數(shù)量和位置。鑰匙柜應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的場(chǎng)所，便于鑰匙的存放和管理。2.對(duì)鑰匙柜進(jìn)行編號(hào)，并在鑰匙柜顯著位置張貼標(biāo)識(shí)，注明鑰匙柜編號(hào)、存放鑰匙的類(lèi)型及適用范圍等信息，以便于查找和使用。（二）鑰匙的分類(lèi)存放1.業(yè)主鑰匙按照房號(hào)順序，將業(yè)主戶(hù)門(mén)鑰匙、信箱鑰匙等分別存放在不同的鑰匙格內(nèi)，并在鑰匙格上標(biāo)明對(duì)應(yīng)的房號(hào)。對(duì)于同一業(yè)主有多套鑰匙的情況，應(yīng)將所有鑰匙存放在相鄰的鑰匙格內(nèi)，便于集中管理。2.公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙根據(jù)設(shè)施設(shè)備的類(lèi)別和功能，將公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙進(jìn)行分類(lèi)存放。例如，電梯機(jī)房鑰匙、配電室鑰匙、消防設(shè)備鑰匙等應(yīng)分別存放，并在鑰匙格上標(biāo)明設(shè)施設(shè)備名稱(chēng)。對(duì)于一些重要設(shè)施設(shè)備的備用鑰匙，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好明顯標(biāo)識(shí)，確保在緊急情況下能夠迅速找到并使用。（三）鑰匙的標(biāo)識(shí)1.在每把鑰匙上粘貼標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明鑰匙對(duì)應(yīng)的房號(hào)或設(shè)施設(shè)備名稱(chēng)。標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、牢固，不易脫落。2.對(duì)于一些相似的鑰匙，如不同樓層的同一類(lèi)型設(shè)施設(shè)備鑰匙，應(yīng)采用不同顏色或形狀的標(biāo)識(shí)牌進(jìn)行區(qū)分，以便于快速識(shí)別。四、鑰匙的使用（一）業(yè)主鑰匙使用1.業(yè)主因特殊情況需要使用戶(hù)門(mén)鑰匙時(shí)，應(yīng)攜帶有效身份證件到物業(yè)客服中心辦理申請(qǐng)手續(xù)?？头藛T核實(shí)業(yè)主身份后，在《業(yè)主鑰匙使用登記表》上記錄業(yè)主姓名、房號(hào)、申請(qǐng)時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并將鑰匙交予業(yè)主。2.業(yè)主使用鑰匙后，應(yīng)按照約定時(shí)間及時(shí)歸還鑰匙。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向客服人員說(shuō)明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。3.客服人員在業(yè)主歸還鑰匙時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查鑰匙是否完好無(wú)損，確認(rèn)無(wú)誤后在《業(yè)主鑰匙使用登記表》上記錄歸還時(shí)間，并將鑰匙放回鑰匙柜原存放位置。（二）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙使用1.工程維修人員因工作需要使用公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用鑰匙的名稱(chēng)、用途、領(lǐng)用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到鑰匙柜管理人員處領(lǐng)取鑰匙。2.鑰匙柜管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放鑰匙，并在《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用人員姓名、部門(mén)、鑰匙名稱(chēng)、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.維修人員使用鑰匙后，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙柜。如因維修工作需要暫時(shí)保留鑰匙，應(yīng)在維修完成后盡快歸還，并向鑰匙柜管理人員說(shuō)明情況。4.鑰匙柜管理人員應(yīng)定期檢查公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙的使用情況，如發(fā)現(xiàn)鑰匙未按時(shí)歸還或存在異常使用情況，應(yīng)及時(shí)與領(lǐng)用人員聯(lián)系核實(shí)，并向上級(jí)報(bào)告。五、鑰匙的盤(pán)點(diǎn)與清查（一）定期盤(pán)點(diǎn)1.鑰匙柜管理人員每月應(yīng)對(duì)鑰匙柜內(nèi)的鑰匙進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量與《業(yè)主鑰匙交接登記表》、《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備鑰匙登記表》等記錄一致。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)逐把核對(duì)鑰匙的標(biāo)識(shí)、數(shù)量及存放位置，如發(fā)現(xiàn)鑰匙缺失、損壞或標(biāo)識(shí)不清等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄。（二）不定期清查1.物業(yè)經(jīng)理或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)鑰匙柜進(jìn)行清查，檢查鑰匙管理制度的執(zhí)行情況，包括鑰匙的存放、使用、登記等環(huán)節(jié)。2.清查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）盤(pán)點(diǎn)與清查記錄1.鑰匙柜管理人員應(yīng)將每次盤(pán)點(diǎn)和清查的情況詳細(xì)記錄在《鑰匙盤(pán)點(diǎn)清查記錄表》上，記錄內(nèi)容包括盤(pán)點(diǎn)或清查時(shí)間、鑰匙柜編號(hào)、鑰匙名稱(chēng)、實(shí)際數(shù)量、應(yīng)存數(shù)量、差異情況及原因分析等。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)和清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行相應(yīng)的處理。如涉及鑰匙的丟失或損壞，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償或補(bǔ)充。六、鑰匙的保管與安全（一）鑰匙柜的安全管理1.鑰匙柜應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門(mén)鎖、密碼鎖等，并定期檢查其安全性，確保鑰匙柜能夠正常鎖閉。2.鑰匙柜管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙柜的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要臨時(shí)委托他人管理鑰匙柜，應(yīng)辦理書(shū)面委托手續(xù)，并明確委托期限和責(zé)任。3.非鑰匙柜管理人員未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入鑰匙柜存放區(qū)域，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸鑰匙柜內(nèi)的鑰匙。（二）鑰匙的保密措施1.物業(yè)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守鑰匙管理的保密制度，不得泄露業(yè)主鑰匙的相關(guān)信息。2.在處理業(yè)主鑰匙相關(guān)事務(wù)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)業(yè)主隱私，避免在公開(kāi)場(chǎng)合討論或透露業(yè)主鑰匙的情況。（三）鑰匙的損壞與丟失處理1.如發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞，鑰匙柜管理人員應(yīng)及時(shí)更換新鑰匙，并做好記錄。對(duì)于因正常使用導(dǎo)致的鑰匙磨損，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)更換；對(duì)于因人為原因造成的鑰匙損壞，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。2.如鑰匙丟失，鑰匙柜管理人員應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施，如查找可能丟失的地點(diǎn)、通知相關(guān)人員注意尋找等。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)鑰匙的重要性和影響范圍，決定是否需要更換相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備鎖具或采取其他安全防范措施。3.對(duì)于因鑰匙丟失給業(yè)主或物業(yè)管理工作帶來(lái)的損失，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、鑰匙柜的維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.鑰匙柜管理人員每天應(yīng)對(duì)鑰匙柜進(jìn)行清潔，擦拭鑰匙柜表面灰塵，保持鑰匙柜外觀整潔。2.定期檢查鑰匙柜的門(mén)鎖、合頁(yè)等部件，確保其正常使用。如發(fā)現(xiàn)門(mén)鎖松動(dòng)、合頁(yè)損壞等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。（二）定期保養(yǎng)1.每季度對(duì)鑰匙柜進(jìn)行一次全面保養(yǎng)，包括檢查鑰匙柜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、鑰匙格的完整性等。如發(fā)現(xiàn)鑰匙柜存在變形、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對(duì)鑰匙柜的鎖具進(jìn)行保養(yǎng)，如添加潤(rùn)滑油、更換電池等，確保鎖具的靈敏性和可靠性。（三）故障維修1.當(dāng)鑰匙柜出現(xiàn)故障時(shí)，鑰匙柜管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.在維修期間，應(yīng)采取臨時(shí)措施確保鑰匙的安全存放，如使用備用鑰匙柜或采取其他安全保管方式。3.維修完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)維修情況進(jìn)行記錄，包括故障原因、維修內(nèi)容、維修時(shí)間等，以便于日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。八、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.物業(yè)客服部門(mén)、工程維修部門(mén)及鑰匙柜管理人員應(yīng)定期參加鑰匙管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，了解鑰匙管理制度的各項(xiàng)規(guī)定和操作流程，提高鑰匙管理水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括鑰匙的接收、存放、使用、盤(pán)點(diǎn)、保管及安全等方面的知識(shí)和技能，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式。（二）監(jiān)督1.物業(yè)經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)鑰匙柜