大學(xué)行政印章停用銷毀制度?

大學(xué)行政印章停用銷毀制度一、目的為規(guī)范大學(xué)行政印章停用與銷毀的管理流程，確保學(xué)校印章管理的嚴(yán)肅性、安全性和規(guī)范性，防止印章在停用后被不當(dāng)使用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于大學(xué)內(nèi)所有行政印章，包括學(xué)校行政公章、各職能部門(mén)行政印章、各學(xué)院行政印章等。三、職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室：作為學(xué)校行政印章管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌行政印章的停用與銷毀工作，審核印章停用與銷毀申請(qǐng)，組織實(shí)施銷毀工作，并做好相關(guān)記錄與存檔。2.使用部門(mén)：負(fù)責(zé)提出本部門(mén)行政印章的停用申請(qǐng)，配合學(xué)校辦公室做好印章停用與銷毀的相關(guān)工作，確保印章在停用前的正常使用及停用后的妥善保管。3.審計(jì)部門(mén)：對(duì)印章停用與銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，確保整個(gè)流程合法合規(guī)，防止出現(xiàn)違規(guī)操作。四、印章停用（一）停用情形1.學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整、更名，原印章名稱與新機(jī)構(gòu)名稱不符的。2.印章?lián)p壞，無(wú)法正常使用且經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)鑒定無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。3.因印章使用管理規(guī)定變更，原印章不符合新規(guī)定要求的。4.其他經(jīng)學(xué)校研究決定需要停用印章的情形。（二）停用申請(qǐng)1.當(dāng)出現(xiàn)上述停用情形時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《大學(xué)行政印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用的原因、印章名稱、印章編號(hào)、啟用時(shí)間等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至學(xué)校辦公室。（三）審核批準(zhǔn)1.學(xué)校辦公室收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)停用原因及相關(guān)情況。2.審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，方可進(jìn)行印章停用操作。（四）停用執(zhí)行1.學(xué)校辦公室在獲得批準(zhǔn)后，正式通知印章使用部門(mén)停止使用該印章，并明確停用日期。2.使用部門(mén)在接到通知后，立即停止使用相關(guān)印章，并將印章妥善保管，等待下一步銷毀安排。同時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)告知相關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)單位及人員該印章已停用，避免因信息不暢導(dǎo)致的業(yè)務(wù)問(wèn)題。五、印章銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.對(duì)于已停用的印章，學(xué)校辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《大學(xué)行政印章銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀印章的詳細(xì)信息，包括印章名稱、編號(hào)、數(shù)量、停用時(shí)間等，并說(shuō)明銷毀方式和計(jì)劃銷毀時(shí)間。2.將申請(qǐng)表提交審計(jì)部門(mén)進(jìn)行審計(jì)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)對(duì)印章銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審計(jì)，審查申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合規(guī)性以及印章管理過(guò)程的合法性。2.審計(jì)部門(mén)在審計(jì)通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署審計(jì)意見(jiàn)。（三）審批決定1.經(jīng)審計(jì)通過(guò)的銷毀申請(qǐng)表，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出是否批準(zhǔn)銷毀的決定。2.若主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀，學(xué)校辦公室應(yīng)按照批準(zhǔn)意見(jiàn)組織實(shí)施銷毀工作。（四）銷毀實(shí)施1.確定銷毀方式：根據(jù)印章的材質(zhì)和實(shí)際情況，選擇合適的銷毀方式，如切割、粉碎、熔毀等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。2.組織銷毀工作：學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)組織專門(mén)人員進(jìn)行印章銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)在審計(jì)部門(mén)或其他監(jiān)督人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.銷毀記錄：在銷毀過(guò)程中，要做好詳細(xì)的記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息。同時(shí)，對(duì)銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照或錄像留存，作為銷毀工作的證明材料。（五）存檔備案1.印章銷毀完成后，學(xué)校辦公室應(yīng)將《大學(xué)行政印章停用申請(qǐng)表》《大學(xué)行政印章銷毀申請(qǐng)表》、審計(jì)意見(jiàn)、銷毀記錄（照片、錄像等）等相關(guān)資料整理歸檔，長(zhǎng)期保存，以備查閱。2.學(xué)校辦公室將印章銷毀情況以適當(dāng)方式在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行公示，確保相關(guān)信息公開(kāi)透明。六、責(zé)任追究1.對(duì)違反本制度，擅自停用、銷毀行政印章或在印章停用、銷毀過(guò)程中存在違規(guī)操作的單位和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關(guān)規(guī)定給予批評(píng)教育、紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。2.對(duì)因印章停用、銷毀信息傳達(dá)不及時(shí)，導(dǎo)致學(xué)?；蚱渌麊挝?、個(gè)人利益受損的，相關(guān)責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、附則1.本制度自發(fā)布