職業(yè)技術學院實驗室檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強學院實驗室檔案管理，保障實驗室工作的順利開展，充分發(fā)揮實驗室檔案在教學、科研、管理等方面的作用，依據(jù)國家有關檔案管理規(guī)定及學院實際情況，特制定本制度。2.實驗室檔案是指學院各實驗室在教學、科研、建設、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。3.實驗室檔案管理工作應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、管理體制與職責1.學院層面-學院設立檔案管理工作領導小組，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、指導和監(jiān)督全院實驗室檔案管理工作。領導小組組長由主管教學或科研的副院長擔任，成員包括教務處、科研處、資產(chǎn)管理處等相關職能部門負責人。-學院檔案館作為全院檔案管理的職能部門，負責制定實驗室檔案管理的規(guī)章制度，對各實驗室檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督檢查和驗收評估；負責接收、整理、保管和提供利用具有全院性、綜合性和長期保存價值的實驗室檔案。2.實驗室層面-各實驗室應指定專人擔任檔案管理員，負責本實驗室檔案的收集、整理、歸檔和日常管理工作。檔案管理員應具備一定的檔案管理知識和技能，保持相對穩(wěn)定。-實驗室主任對本實驗室檔案管理工作負總責，負責組織協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案管理工作所需的人員、設備、經(jīng)費等條件的落實。三、檔案收集范圍1.實驗室建設規(guī)劃與計劃-實驗室建設規(guī)劃、年度計劃、中長期發(fā)展規(guī)劃等文件。-實驗室建設項目申報書、可行性研究報告、論證報告、審批文件等。2.實驗室儀器設備管理-儀器設備購置申請、審批文件、采購合同、驗收報告、安裝調(diào)試記錄等。-儀器設備使用說明書、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢處理文件等。-儀器設備臺賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.實驗教學管理-實驗教學大綱、實驗指導書、實驗教材、實驗教案等。-實驗教學計劃、課程表、實驗項目安排表等。-學生實驗報告、實驗考核成績、實驗教學質量評估材料等。-實驗教學改革項目申報書、結題報告、教學成果獎申報材料等。4.科研工作-實驗室承擔的科研項目申報書、任務書、合同書、結題報告等。-科研論文、著作、專利、科研成果鑒定證書等。-科研活動記錄，如學術交流、科研討論會議紀要等。5.實驗室人員管理-實驗室人員基本信息表、崗位職責說明書等。-人員培訓計劃、培訓記錄、進修情況等。-人員考核、獎懲文件等。6.實驗室安全與環(huán)境管理-實驗室安全管理制度、安全操作規(guī)程、應急預案等。-安全檢查記錄、隱患整改記錄、安全事故報告及處理文件等。-實驗室環(huán)境衛(wèi)生管理制度、清潔記錄等。7.其他-實驗室獲得的各種榮譽證書、獎牌、獎杯等的相關材料。-實驗室參加國內(nèi)外各類競賽、展覽等活動的相關資料。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-檔案管理員應按照檔案形成的規(guī)律和特點，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。-檔案分類應科學合理，可采用年度-項目-問題等分類方法，確保檔案的系統(tǒng)性和條理性。-檔案編號應遵循唯一性原則，便于管理和查找。-檔案編目應準確詳細，包括檔號、題名、日期、來源、保管期限等項目。-裝訂應整齊牢固，去除金屬物，對破損或褪色的檔案應進行修復或復制。2.歸檔時間-實驗室應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并向學院檔案館移交。對于一些時效性較強或重要的檔案，應及時歸檔。-儀器設備檔案應在儀器設備驗收合格后[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔；科研項目檔案應在項目結題后[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔。3.歸檔手續(xù)-檔案移交時，檔案管理員應填寫《實驗室檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。清單應詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。-學院檔案館對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的應及時退回并要求整改。五、檔案保管與利用1.保管條件-學院檔案館應設立專門的庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。-檔案應按照分類方案進行上架排列，便于查找和管理。-定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.保管期限-實驗室檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性、性質和利用價值等因素確定。-保管期限已滿的檔案，應按照有關規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作由學院檔案館會同相關部門組成鑒定小組進行，對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)學院主管領導批準后銷毀。銷毀清冊應永久保存。3.利用服務-學院檔案館應積極開發(fā)利用實驗室檔案資源，為教學、科研、管理等工作提供服務。-校內(nèi)各部門和人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應在指定地點進行，遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。-校外單位或個人查閱檔案，須經(jīng)學院主管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。涉及保密內(nèi)容的檔案，應嚴格遵守保密制度，未經(jīng)許可不得查閱和傳播。六、監(jiān)督與考核1.學院檔案館定期對各實驗室檔案管理工作進行檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.將實驗室檔案管理工作納入學院對各部門和實驗室的考核體系，對檔案管理工作成