職業(yè)技術(shù)學(xué)院校園環(huán)衛(wèi)檔案管理工作實(shí)施辦法?

一、總則1.目的：為加強(qiáng)我校校園環(huán)衛(wèi)檔案管理工作，確保環(huán)衛(wèi)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，更好地服務(wù)于校園環(huán)境衛(wèi)生管理工作，特制定本實(shí)施辦法。2.適用范圍：本辦法適用于我校校園內(nèi)所有與環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)檔案的管理，包括但不限于校園環(huán)境衛(wèi)生清掃、垃圾處理、綠化養(yǎng)護(hù)、環(huán)衛(wèi)設(shè)施維護(hù)等方面形成的各類檔案。3.管理原則：校園環(huán)衛(wèi)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、便于利用的原則，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善校園環(huán)衛(wèi)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-對(duì)校園環(huán)衛(wèi)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和考核。-集中管理全校校園環(huán)衛(wèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)部門職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門環(huán)衛(wèi)工作中形成檔案的收集、整理和初步審核。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。-配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案收集1.收集范圍-文件材料：上級(jí)有關(guān)環(huán)衛(wèi)工作的政策、法規(guī)、通知等文件；學(xué)校制定的環(huán)衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度等文件。-工作記錄：日常環(huán)境衛(wèi)生清掃記錄、垃圾清運(yùn)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、環(huán)衛(wèi)設(shè)施巡查維護(hù)記錄等。-統(tǒng)計(jì)報(bào)表：各類環(huán)衛(wèi)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如垃圾產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)、綠化面積統(tǒng)計(jì)、環(huán)衛(wèi)設(shè)施數(shù)量統(tǒng)計(jì)等。-影像資料：與環(huán)衛(wèi)工作相關(guān)的照片、錄像等資料，如重大環(huán)衛(wèi)活動(dòng)、環(huán)境衛(wèi)生整治前后對(duì)比等影像。-其他資料：環(huán)衛(wèi)設(shè)備的采購(gòu)合同、說(shuō)明書、維修記錄；環(huán)衛(wèi)人員的培訓(xùn)資料、考核記錄等。2.收集要求-檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。-各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，保證檔案的規(guī)范性。-對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存。四、檔案整理1.分類：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)校園環(huán)衛(wèi)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類。可分為綜合管理類、日常工作記錄類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、影像資料類等。2.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保檔案信息的清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案保管1.保管條件：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定不同的保管期限，一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）。保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如霉變、蟲蛀、破損等情況。對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織：學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定方法：鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案是否仍有保存必要。3.銷毀程序：對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。七、檔案利用1.利用申請(qǐng)：校內(nèi)各部門因工作需要查閱、利用校園環(huán)衛(wèi)檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，說(shuō)明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.審批流程：檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要或機(jī)密檔案的利用申請(qǐng)，還需報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.利用方式：檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，一般不允許將檔案原件帶出檔案室。如因特殊情況需要借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。4.利用記錄：檔案管理部門應(yīng)做好檔案利用記錄，記錄內(nèi)容包括利用申請(qǐng)人、利用時(shí)間、利用檔案名稱、利用目的等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)部門檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理方法、檔案保管要求等方面的知識(shí)。2.監(jiān)督檢查：學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)校園環(huán)衛(wèi)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門