合同章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同章的使用管理，規(guī)范合同章的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、承諾書等具有法律效力的文件時(shí)對(duì)合同章的使用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同的簽訂、履行合法有效。2.職責(zé)明確原則明確各部門及人員在合同章使用過程中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，流程規(guī)范。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)對(duì)合同章使用的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，避免因合同章使用不當(dāng)給公司造成損失。二、合同章的管理（一）合同章的刻制與啟用1.合同章由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制，刻制的合同章須符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的樣式和規(guī)格。2.合同章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理啟用手續(xù)，并將合同章的印模備案留存。（二）合同章的保管1.合同章由公司指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.合同章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章的安全。3.保管人員不得擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。（三）合同章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，合同章需要停用的，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)，并將停用的合同章交回公司統(tǒng)一保管。2.對(duì)于已停用的合同章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。三、合同章的使用流程（一）合同起草與審核1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草合同文本，合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同文本符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。（二）合同審批1.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司的合同審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.合同審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限和流程進(jìn)行，確保合同審批的準(zhǔn)確性和公正性。3.審批通過的合同，審批人應(yīng)在合同文本上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。（三）合同用印申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門在合同審批通過后，應(yīng)填寫《合同用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、用印份數(shù)等信息，并附上經(jīng)審批通過的合同文本。2.《合同用印申請(qǐng)表》應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至合同章保管人員。（四）合同用印審核1.合同章保管人員收到《合同用印申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表的填寫內(nèi)容及所附合同文本進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同審批流程是否完整、合同文本是否與審批通過的文本一致、合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定等。3.如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)表填寫內(nèi)容不完整或合同文本存在問題，合同章保管人員應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充完善或修改合同文本。（五）合同用印1.經(jīng)審核無誤的《合同用印申請(qǐng)表》，合同章保管人員應(yīng)在合同文本規(guī)定的用印位置加蓋合同章，并在《合同用印登記表》上進(jìn)行登記，注明用印日期、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、用印份數(shù)等信息。2.合同章保管人員應(yīng)確保加蓋的合同章清晰、端正，不得模糊不清或加蓋在其他無關(guān)位置。3.用印完成后，合同章保管人員應(yīng)將《合同用印申請(qǐng)表》及合同文本原件歸檔保存。（六）合同蓋章后的發(fā)放與存檔1.合同用印完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本發(fā)放給對(duì)方單位，并要求對(duì)方單位在合同文本上簽字蓋章確認(rèn)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將對(duì)方單位簽字蓋章后的合同文本原件一份留存歸檔，另一份交至財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同文本及相關(guān)審批文件進(jìn)行付款審核，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款操作。四、合同章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同章的使用是否符合本制度規(guī)定，合同簽訂、履行過程是否合規(guī)。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)合同章使用存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及社會(huì)公眾的監(jiān)督，積極配合相關(guān)部門的檢查工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。五、違規(guī)責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用合同章的；2.超越審批權(quán)限使用合同章的；3.在空白合同文本上加蓋合同章的；4.擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人使用的；5.因保管不善導(dǎo)致合同章丟失、被盜用的；6.其他違反本制度規(guī)定使用合同章的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)使用合同章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)使用合同章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行