中藥房公司采購管理制度總則目的為加強(qiáng)公司中藥房采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動(dòng)的合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)，保障公司中藥房業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司中藥房所有采購活動(dòng)，包括中藥材、中藥飲片、中成藥及相關(guān)配套物資的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的中藥產(chǎn)品符合國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)交易。5.職責(zé)明確原則：明確采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，確保采購工作有序進(jìn)行。采購組織與職責(zé)采購部門1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)中藥房業(yè)務(wù)需求，合理安排采購品種和數(shù)量。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)采購工作的建議。2.采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守采購制度和工作流程，履行崗位職責(zé)。積極拓展供應(yīng)商資源，與供應(yīng)商保持良好溝通，及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品信息。認(rèn)真審核采購申請(qǐng)，確保采購需求合理、合規(guī)。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和存檔工作。對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，保證采購質(zhì)量。質(zhì)量部門1.質(zhì)量部門職責(zé)制定中藥采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估工作，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)對(duì)采購的中藥產(chǎn)品進(jìn)行抽檢和驗(yàn)收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)不合格的采購產(chǎn)品進(jìn)行處理，跟蹤整改情況。2.質(zhì)量檢驗(yàn)人員職責(zé)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對(duì)采購的中藥產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)操作。準(zhǔn)確記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果負(fù)責(zé)。對(duì)檢驗(yàn)過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)報(bào)告上級(jí)，并協(xié)助處理。財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，保證付款流程合規(guī)。定期與采購部門核對(duì)采購賬目，監(jiān)督采購成本控制情況。2.財(cái)務(wù)人員職責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，審核采購發(fā)票等報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理付款手續(xù)。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。需求部門（中藥房）1.需求部門職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出中藥采購需求，包括品種、規(guī)格、數(shù)量等。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇工作，提供采購產(chǎn)品質(zhì)量和使用方面的意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的驗(yàn)收工作，對(duì)采購產(chǎn)品的質(zhì)量和適用性進(jìn)行確認(rèn)。2.需求人員職責(zé)及時(shí)反饋中藥房的業(yè)務(wù)變化和需求調(diào)整信息，確保采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性。配合質(zhì)量部門對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，提供實(shí)際使用中的反饋意見。采購流程采購申請(qǐng)1.中藥房各崗位人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨日期等信息。2.采購申請(qǐng)表需經(jīng)中藥房負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，提交至采購部門。采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購計(jì)劃審批通過后，采購人員按照計(jì)劃開展采購工作。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購人員通過多種渠道尋找供應(yīng)商，如行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、供應(yīng)商推薦、同行交流等。收集供應(yīng)商的基本信息，包括企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)采購需求和公司供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其提供產(chǎn)品資料、報(bào)價(jià)等。3.供應(yīng)商評(píng)估采購部門會(huì)同質(zhì)量部門等相關(guān)部門，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、研發(fā)能力、信譽(yù)狀況、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，建立供應(yīng)商檔案。4.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作關(guān)系。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)或增加合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。采購談判與合同簽訂1.采購談判采購人員與供應(yīng)商就采購產(chǎn)品的價(jià)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。談判過程中要充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購條件，維護(hù)公司利益。談判結(jié)果需形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.合同簽訂根據(jù)談判結(jié)果，采購人員起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，加蓋公司公章，正式簽訂合同。采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購人員及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確訂單編號(hào)、采購物品信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、包裝要求等內(nèi)容。3.將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施解決問題。3.根據(jù)合同約定的交貨期，提前提醒供應(yīng)商做好交貨準(zhǔn)備，確保按時(shí)交貨。到貨驗(yàn)收1.采購產(chǎn)品到貨前，采購人員通知質(zhì)量部門和中藥房做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量檢驗(yàn)人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。3.中藥房需求人員配合質(zhì)量檢驗(yàn)人員進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行核對(duì)，并檢查其質(zhì)量和適用性。4.驗(yàn)收合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，按照合同約定及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。付款結(jié)算1.采購產(chǎn)品驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫付款申請(qǐng)單，附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注中藥材市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息。2.通過與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款、采用套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。3.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解中藥行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)供需變化，提前調(diào)整采購策略。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估和選擇，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。2.加強(qiáng)采購產(chǎn)品的檢驗(yàn)檢測(cè)，增加抽檢頻次和范圍，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)。3.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償措施，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)肅處理。供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對(duì)于關(guān)鍵的中藥材和重要物資，選擇多家供應(yīng)商合作，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響供應(yīng)。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，如發(fā)現(xiàn)潛在供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，提前采取應(yīng)對(duì)措施，如增加采購量、尋找替代供應(yīng)商等。3.制定應(yīng)急預(yù)案，在遇到不可抗力等特殊情況導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急采購渠道，確保中藥房業(yè)務(wù)的正常開展。合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂采購合同前，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)法律顧問對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的管理，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛。3.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善合同管理工作。采購信息管理采購檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對(duì)采購活動(dòng)中的各類文件資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、供應(yīng)商檔案、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便查閱和追溯采購歷史。采購數(shù)據(jù)分析1.定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購品種、供應(yīng)商分布、采購成本等。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購規(guī)律和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題和不足。3.根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施，為公司采購決策提供數(shù)據(jù)支持。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)問題后，及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。3.公司設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人獎(jiǎng)勵(lì)?？己嗽u(píng)價(jià)1.建立采購人員考核評(píng)價(jià)體系，從采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面對(duì)采購人員進(jìn)行