為規(guī)范公司快遞管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司快遞管理工作，提高快遞使用效率，降低快遞費用，保障公司文件及物品的安全、及時傳遞，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用快遞服務(wù)的相關(guān)行為。（三）職責(zé)分工1.人事行政部負(fù)責(zé)公司快遞管理制度的制定、修訂及監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一與快遞供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，管理快遞賬號，定期結(jié)算快遞費用。負(fù)責(zé)快遞的收發(fā)、登記、保管及異常情況的處理。統(tǒng)計分析公司快遞使用情況，定期向管理層匯報。2.各部門負(fù)責(zé)本部門快遞需求的統(tǒng)計與申報，指定專人負(fù)責(zé)與人事行政部對接快遞事宜。督促本部門員工遵守公司快遞管理制度，合理使用快遞服務(wù)。二、快遞的收寄管理（一）寄件審批1.員工因工作需要寄發(fā)快遞時，應(yīng)填寫《快遞寄件申請表》，詳細(xì)注明寄件人姓名、部門、寄件地址、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預(yù)計重量及快遞費用預(yù)算等信息。2.《快遞寄件申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交至人事行政部。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，認(rèn)真審核寄件內(nèi)容，確保快遞使用的必要性和合理性。3.對于涉及重要文件、合同、樣品等寄件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可寄發(fā)。（二）收件信息管理1.人事行政部應(yīng)建立完善的收件信息登記臺賬，詳細(xì)記錄每一個快遞的收件信息，包括快遞單號、寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞內(nèi)容、簽收情況等。2.對于重要快遞，人事行政部應(yīng)及時通知收件人領(lǐng)取，并要求收件人在《快遞簽收登記表》上簽字確認(rèn)。如收件人因故無法及時領(lǐng)取，人事行政部應(yīng)妥善保管，并在適當(dāng)時間再次通知收件人。（三）寄件包裝要求1.員工應(yīng)自行準(zhǔn)備合適的包裝材料，確保寄件物品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)符合環(huán)保要求，避免使用過度包裝。2.對于易碎、易損、貴重物品，員工應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如使用泡沫、氣墊、木箱等進(jìn)行加固包裝，并在快遞單上注明“易碎物品，小心輕放”字樣。（四）快遞選擇1.根據(jù)寄件物品的性質(zhì)、重量、體積、收件地址等因素，合理選擇快遞服務(wù)供應(yīng)商。優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量好、價格合理、速度快的快遞公司。2.人事行政部應(yīng)定期對快遞供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，如快遞延誤、丟失、損壞等情況的發(fā)生率，以及客戶滿意度等指標(biāo)。對于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通協(xié)商，要求其改進(jìn)服務(wù)；如仍無改善，可考慮更換供應(yīng)商。三、快遞費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.人事行政部應(yīng)根據(jù)不同快遞服務(wù)供應(yīng)商的收費標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實際使用情況，制定合理的快遞費用報銷標(biāo)準(zhǔn)。費用報銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同重量區(qū)間、不同收件地區(qū)的快遞費用上限。2.快遞費用報銷標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)快遞市場價格波動情況適時進(jìn)行調(diào)整，并及時通知各部門員工。（二）費用報銷流程1.員工寄發(fā)快遞后，應(yīng)及時整理快遞單據(jù)，并在快遞單據(jù)上注明寄件事由、費用金額等信息。2.將填寫完整的快遞單據(jù)及《快遞寄件申請表》一并提交至部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，員工將快遞單據(jù)及相關(guān)申請表交至人事行政部。人事行政部對快遞單據(jù)的真實性、合理性進(jìn)行審核，并按照公司財務(wù)制度進(jìn)行費用報銷。4.財務(wù)部門在收到人事行政部提交的快遞費用報銷申請后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保費用報銷符合公司規(guī)定。審核通過后，按照公司報銷流程進(jìn)行付款。（三）費用控制1.人事行政部應(yīng)每月對公司快遞費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，制作快遞費用報表，包括各部門快遞使用量、費用支出情況等。如發(fā)現(xiàn)某部門快遞費用過高，應(yīng)及時與該部門溝通，了解原因，采取措施進(jìn)行控制。2.對于因工作需要頻繁寄發(fā)快遞的部門，人事行政部可與該部門共同協(xié)商制定快遞費用控制目標(biāo)，并定期進(jìn)行考核。如該部門未能達(dá)到費用控制目標(biāo)，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施。四、快遞的收發(fā)流程（一）寄件流程1.寄件人填寫《快遞寄件申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交至人事行政部。2.人事行政部根據(jù)寄件人提供的收件信息，選擇合適的快遞服務(wù)供應(yīng)商，并安排快遞取件。3.人事行政部將寄件物品與快遞單據(jù)進(jìn)行核對，確保信息準(zhǔn)確無誤后，交付給快遞公司取件人員。4.人事行政部及時跟蹤快遞寄件狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)快遞延誤、丟失、損壞等異常情況，應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并將情況反饋給寄件人。（二）收件流程1.快遞公司將快遞送達(dá)公司后，人事行政部快遞收發(fā)人員應(yīng)及時接收，并對快遞進(jìn)行初步檢查，查看快遞外包裝是否完好。2.如快遞外包裝無破損，人事行政部快遞收發(fā)人員應(yīng)根據(jù)快遞單據(jù)上的收件信息，及時通知收件人領(lǐng)取快遞。收件人領(lǐng)取快遞時，應(yīng)在《快遞簽收登記表》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)快遞外包裝有破損或變形等情況，人事行政部快遞收發(fā)人員應(yīng)立即停止發(fā)放，并對快遞進(jìn)行詳細(xì)檢查，記錄快遞破損情況。同時，及時與快遞公司聯(lián)系，要求其出具相關(guān)證明，并協(xié)商解決方案。4.對于破損快遞涉及的寄件物品，人事行政部應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。如物品可修復(fù)，應(yīng)通知寄件人進(jìn)行修復(fù)；如物品無法修復(fù)，應(yīng)根據(jù)寄件人意愿進(jìn)行賠償或重新寄發(fā)等處理。五、快遞安全與保密管理（一）安全管理1.人事行政部應(yīng)加強對快遞收發(fā)場所的安全管理，確?？爝f存放區(qū)域的安全可靠，防止快遞丟失、被盜等情況的發(fā)生。2.快遞收發(fā)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守快遞保管規(guī)定，不得擅自離開工作崗位，確?？爝f始終處于可控狀態(tài)。3.在快遞運輸過程中，如發(fā)生交通事故、自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致快遞延誤、損壞或丟失，人事行政部應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)，按照相關(guān)法律法規(guī)及合同約定進(jìn)行處理。（二）保密管理1.員工在寄發(fā)涉及公司機(jī)密文件、商業(yè)秘密等快遞時，應(yīng)采取加密、密封等保密措施，確保文件內(nèi)容不被泄露。2.人事行政部快遞收發(fā)人員應(yīng)對所接收的快遞內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自拆閱、傳播或泄露快遞信息。如因工作需要查閱快遞內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司授權(quán)人員的批準(zhǔn)，并在指定地點進(jìn)行查閱。3.對于廢棄的快遞包裝及單據(jù)，人事行政部應(yīng)妥善處理，避免因隨意丟棄導(dǎo)致公司信息泄露。廢棄快遞包裝及單據(jù)應(yīng)按照公司文件管理制度進(jìn)行銷毀處理。六、快遞異常情況處理（一）快遞延誤1.如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤情況，人事行政部應(yīng)及時與快遞公司客服聯(lián)系，了解延誤原因及預(yù)計送達(dá)時間，并將情況反饋給寄件人及收件人。2.對于因快遞公司原因?qū)е碌目爝f延誤，人事行政部應(yīng)要求快遞公司采取相應(yīng)的補救措施，如優(yōu)先派送、縮短中轉(zhuǎn)時間等，并跟蹤處理進(jìn)度，直至快遞送達(dá)。3.對于因不可抗力或其他特殊原因?qū)е碌目爝f延誤，人事行政部應(yīng)及時與寄件人溝通協(xié)商，共同尋求解決方案，如調(diào)整寄件時間、更改收件地址等，盡量減少對工作的影響。（二）快遞丟失或損壞1.若發(fā)現(xiàn)快遞丟失或損壞，人事行政部應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，要求其提供相關(guān)證明，并按照快遞公司的理賠流程進(jìn)行處理。2.人事行政部應(yīng)及時通知寄件人及收件人快遞丟失或損壞的情況，并協(xié)助寄件人準(zhǔn)備理賠所需的相關(guān)材料。3.在快遞公司完成理賠后，人事行政部應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行后續(xù)處理。如快遞內(nèi)物品可補辦或重新提供，應(yīng)及時通知相關(guān)人員進(jìn)行操作；如涉及賠償事宜，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定及與寄件人的約定進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事行政部應(yīng)定期對公司快遞管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括快遞管理制度的執(zhí)行情況、快遞收發(fā)流程的規(guī)范性、快遞費用的合理性、快遞安全與保密措施的落實情況等。2.監(jiān)督檢查可采取日常檢查、定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人事行政部應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個人限期整改。（二）考核機(jī)制1.將快遞管理工作納入公司員工績效考核體系，對各部門及員工在快遞使用過程中的合規(guī)性、合理性、節(jié)約性等方面進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括快遞寄件審批通過率、快遞費用超標(biāo)率、快遞延誤率、快遞損壞率、快遞信息保密情況等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由人事行政部根據(jù)實際情況制定，并報公司管理層審批后執(zhí)行。3.對于在快遞管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門及員工，公司將給予表彰