互聯(lián)網(wǎng)公司采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、軟件服務(wù)、硬件設(shè)備、原材料等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正評審。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)公司采購工作的整體規(guī)劃與組織實(shí)施：制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求選擇合適的采購方式，組織采購活動(dòng)。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.采購合同管理：起草、審核、簽訂和執(zhí)行采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更和糾紛。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等手段，降低采購成本，提高采購性價(jià)比。5.采購數(shù)據(jù)分析與報(bào)告：收集、整理和分析采購數(shù)據(jù)，定期向上級(jí)匯報(bào)采購工作情況，為公司決策提供支持。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)工作需要，詳細(xì)、準(zhǔn)確地填寫采購申請單，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、技術(shù)談判、驗(yàn)收等工作，提供必要的技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.驗(yàn)收采購物資或服務(wù)：按照合同要求對采購的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保質(zhì)量符合要求，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：對采購部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.資金安排與支付：根據(jù)采購合同和資金情況，安排采購資金的支付，對采購付款進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金支付安全、合規(guī)。3.成本核算與分析：參與采購成本的核算與分析工作，為采購決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。（四）其他相關(guān)部門如法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性；審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督等，各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，協(xié)同做好采購工作。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)價(jià)格、交貨時(shí)間、用途等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字審核。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，需求部門應(yīng)附必要的技術(shù)文件、市場調(diào)研報(bào)告等相關(guān)資料，以便采購部門進(jìn)行準(zhǔn)確評估。（二）采購審批1.《采購申請單》提交至采購部門后，采購人員對采購申請的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。2.根據(jù)采購金額的大小，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行分級(jí)審批：金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。金額較大的采購申請，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等依次審批。對于涉及重大投資、特殊用途或緊急情況的采購項(xiàng)目，需經(jīng)公司管理層集體決策。（三）采購實(shí)施1.采購方式選擇：根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括但不限于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、市場競爭充分的項(xiàng)目，通過發(fā)布招標(biāo)公告，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照法定程序確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請招標(biāo)：向具有一定資格的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請，進(jìn)行招標(biāo)采購，適用于具有特定要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目。競爭性談判：與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、時(shí)間緊迫的采購項(xiàng)目。單一來源采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，如專利產(chǎn)品、特定技術(shù)服務(wù)等，需提供充分的理由并經(jīng)相關(guān)審批。詢價(jià)采購：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇成交供應(yīng)商，適用于采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.供應(yīng)商選擇與采購談判：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系和溝通。與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，爭取有利的采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。3.采購合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購人員起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核，審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，及時(shí)將副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容：包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對于技術(shù)含量較高的物資或服務(wù)，需求部門可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收方式：可采用現(xiàn)場檢驗(yàn)、測試、試用等方式進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取更換、補(bǔ)貨、降價(jià)等措施解決問題。（五）采購付款1.采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交發(fā)票等付款申請資料。采購部門對付款申請資料進(jìn)行審核，確保其與采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)文件一致。2.審核通過的付款申請?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和資金安排進(jìn)行付款審批。審批通過后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)。3.對于預(yù)付款項(xiàng)的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤采購進(jìn)度，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全和有效使用。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進(jìn)行評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.與重要供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合作與溝通，共同應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。3.對于存在較高風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，采取減少采購份額、加強(qiáng)監(jiān)督、更換供應(yīng)商等措施，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對公司采購活動(dòng)的影響。（二）采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.建立市場價(jià)格監(jiān)控體系，定期收集和分析市場價(jià)格信息，掌握價(jià)格波動(dòng)趨勢。2.在采購談判中，充分運(yùn)用市場價(jià)格信息，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭取有利的采購價(jià)格。對于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值、分批采購等方式降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)成本核算與分析，定期對采購成本進(jìn)行評估和比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格不合理的情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。（三）采購合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同起草和審核過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同條款漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的跟蹤與管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的問題，確保合同順利執(zhí)行。3.對于合同變更、解除等情況，嚴(yán)格按照合同約定和公司審批程序進(jìn)行操作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（四）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)1.明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高驗(yàn)收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。2.對于重要物資或服務(wù)，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。3.及時(shí)處理驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不滿意，應(yīng)通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購活動(dòng)進(jìn)行自查，包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購成本控制情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查采購行為的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效益性。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并督促整改落實(shí)。3.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，并嚴(yán)肅處理違規(guī)人員。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合做好各類審計(jì)、調(diào)查等工作。2.對于涉