體系文件過程管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司體系文件的過程管理，確保體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、廢止等環(huán)節(jié)的有效運(yùn)行，保證體系文件的完整性、準(zhǔn)確性、適用性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有體系文件的過程管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件等。（三）職責(zé)分工1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)體系文件的總體策劃和決策，批準(zhǔn)體系文件的發(fā)布和修訂。2.管理者代表協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行體系文件的策劃和管理，審核體系文件的適用性和有效性，監(jiān)督體系文件的實(shí)施。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門體系文件的編制、修訂和實(shí)施，確保本部門體系文件與公司整體體系文件的一致性。4.體系文件管理員負(fù)責(zé)體系文件的歸口管理，包括文件的收發(fā)、登記、歸檔、保管、借閱等工作，定期對體系文件進(jìn)行清理和更新。二、體系文件編制（一）編制原則1.遵循相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和行業(yè)要求。2.結(jié)合公司實(shí)際情況，確保文件的可操作性和有效性。3.體現(xiàn)PDCA循環(huán)原則，持續(xù)改進(jìn)體系文件。4.保持文件的完整性和系統(tǒng)性，避免文件之間的矛盾和沖突。（二）編制要求1.文件結(jié)構(gòu)清晰體系文件應(yīng)包括方針目標(biāo)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等層次分明的文件。方針目標(biāo)應(yīng)明確公司的發(fā)展方向和戰(zhàn)略，程序文件應(yīng)規(guī)定各項(xiàng)活動的流程和方法，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)詳細(xì)描述具體操作步驟，記錄表格應(yīng)設(shè)計(jì)合理、便于填寫和保存。2.內(nèi)容準(zhǔn)確完整文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。對各項(xiàng)活動的描述應(yīng)具體、明確，避免模糊不清和歧義。3.語言簡潔易懂文件語言應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，便于員工理解和執(zhí)行。避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯和語句。4.格式規(guī)范統(tǒng)一體系文件的格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號、排版、編號等。確保文件的外觀整齊、美觀，便于識別和查閱。（三）編制流程1.成立編制小組由管理者代表擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)體系文件的編制工作。明確編制小組成員的職責(zé)分工，確保編制工作順利進(jìn)行。2.現(xiàn)狀調(diào)研編制小組對公司現(xiàn)有管理流程、業(yè)務(wù)活動、工作方法等進(jìn)行全面調(diào)研，收集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。分析公司管理現(xiàn)狀，找出存在的問題和不足，為文件編制提供依據(jù)。3.文件起草根據(jù)調(diào)研結(jié)果，各部門按照職責(zé)分工起草本部門負(fù)責(zé)的體系文件。起草過程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見和建議，確保文件的合理性和可行性。4.文件審核各部門起草的文件初稿完成后，先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合本部門實(shí)際情況和要求。然后提交編制小組進(jìn)行集中審核，審核內(nèi)容包括文件的結(jié)構(gòu)完整性、內(nèi)容準(zhǔn)確性、語言規(guī)范性、格式統(tǒng)一性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，編制小組應(yīng)及時(shí)與起草部門溝通，要求其進(jìn)行修改完善。5.文件批準(zhǔn)審核通過的體系文件報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布?？偨?jīng)理應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合公司整體戰(zhàn)略和目標(biāo)，批準(zhǔn)后方可發(fā)布實(shí)施。三、體系文件審核（一）審核目的1.確保體系文件的適用性和有效性，滿足公司實(shí)際管理需求。2.發(fā)現(xiàn)體系文件中存在的問題和不足，及時(shí)進(jìn)行修改和完善。3.促進(jìn)各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，保證體系文件的一致性和完整性。（二）審核類型1.內(nèi)部審核由公司內(nèi)部審核員組成審核組，按照預(yù)定的審核計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)對公司體系文件的實(shí)施情況進(jìn)行審核。內(nèi)部審核每年至少進(jìn)行一次，審核結(jié)果應(yīng)形成審核報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)提出整改要求和期限。2.管理評審由總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，對公司體系文件的整體運(yùn)行情況進(jìn)行評審。管理評審每年至少進(jìn)行一次，評審內(nèi)容包括體系文件的適用性、有效性、充分性，以及與外部環(huán)境變化的適應(yīng)性等。管理評審應(yīng)形成評審報(bào)告，對評審中提出的改進(jìn)建議進(jìn)行落實(shí)和跟蹤。（三）審核流程1.制定審核計(jì)劃審核組根據(jù)公司體系文件的要求和實(shí)際情況，制定詳細(xì)的審核計(jì)劃，明確審核的范圍、時(shí)間、人員、方法等。審核計(jì)劃應(yīng)提前通知被審核部門，以便其做好準(zhǔn)備工作。2.實(shí)施審核審核員按照審核計(jì)劃對被審核部門的體系文件實(shí)施情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查、文件審查、人員訪談等。記錄審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題和證據(jù)，形成審核記錄。3.編制審核報(bào)告審核結(jié)束后，審核組對審核記錄進(jìn)行整理和分析，編制審核報(bào)告。審核報(bào)告應(yīng)包括審核概況、審核發(fā)現(xiàn)的問題、不符合項(xiàng)描述、整改建議等內(nèi)容。4.審核報(bào)告批準(zhǔn)與發(fā)布審核報(bào)告報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。審核報(bào)告應(yīng)發(fā)送給相關(guān)部門和人員，以便其了解審核情況并采取相應(yīng)的措施。5.整改跟蹤被審核部門針對審核報(bào)告中提出的不符合項(xiàng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。審核組對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保不符合項(xiàng)得到有效整改。四、體系文件發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺將體系文件上傳至公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，供員工隨時(shí)查閱和下載。2.紙質(zhì)文件發(fā)放根據(jù)需要，印發(fā)紙質(zhì)版體系文件給相關(guān)部門和人員。3.培訓(xùn)宣貫通過組織培訓(xùn)、會議等形式，向員工宣貫體系文件的內(nèi)容和要求。（二）發(fā)布流程1.體系文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由體系文件管理員負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布，并更新文件版本號和發(fā)布日期。2.對于紙質(zhì)文件的發(fā)放，體系文件管理員按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行打印、編號、裝訂，然后發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。3.在文件發(fā)布后，體系文件管理員應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)培訓(xùn)和宣貫活動，確保員工了解體系文件的內(nèi)容和要求，掌握文件的操作方法和流程。五、體系文件修訂（一）修訂原因1.法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或行業(yè)要求發(fā)生變化，需要對體系文件進(jìn)行修訂。2.公司內(nèi)部管理流程、業(yè)務(wù)活動、組織結(jié)構(gòu)等發(fā)生調(diào)整，導(dǎo)致體系文件需要更新。3.體系文件在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或不足，需要進(jìn)行修訂完善。4.其他原因需要對體系文件進(jìn)行修訂。（二）修訂流程1.提出修訂申請各部門在發(fā)現(xiàn)體系文件需要修訂時(shí)，應(yīng)填寫《體系文件修訂申請表》，詳細(xì)說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。修訂申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.修訂計(jì)劃制定體系文件管理員對修訂申請表進(jìn)行匯總整理，根據(jù)公司實(shí)際情況和工作安排，制定體系文件修訂計(jì)劃。修訂計(jì)劃應(yīng)明確修訂的文件名稱、修訂內(nèi)容、修訂責(zé)任人、修訂期限等。3.文件修訂起草修訂責(zé)任人按照修訂計(jì)劃對相關(guān)體系文件進(jìn)行修訂起草。起草過程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見和建議，確保修訂后的文件符合實(shí)際情況和要求。4.文件審核修訂后的文件初稿完成后，先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，然后提交編制小組進(jìn)行集中審核。審核內(nèi)容包括修訂內(nèi)容的合理性、必要性、準(zhǔn)確性，以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性等。5.文件批準(zhǔn)審核通過的體系文件修訂稿報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由體系文件管理員負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺上更新體系文件，并收回舊版文件。六、體系文件廢止（一）廢止原因1.體系文件所依據(jù)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或行業(yè)要求已失效或廢止。2.公司內(nèi)部管理流程、業(yè)務(wù)活動、組織結(jié)構(gòu)等發(fā)生重大調(diào)整，導(dǎo)致相關(guān)體系文件不再適用。3.體系文件在修訂過程中被新的文件所替代。4.其他原因需要對體系文件進(jìn)行廢止。（二）廢止流程1.提出廢止申請各部門在發(fā)現(xiàn)體系文件需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《體系文件廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止的原因和文件名稱。廢止申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.廢止審核體系文件管理員對廢止申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)廢止的必要性和合理性。審核通過后，報(bào)管理者代表審批。3.廢止發(fā)布經(jīng)管理者代表審批同意后，體系文件管理員在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺上發(fā)布體系文件廢止通知，并收回廢止的文件。對廢止的文件進(jìn)行標(biāo)識和妥善保管，以備查閱。七、體系文件保管（一）保管要求1.體系文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)建立專門的文件柜進(jìn)行保管，確保文件的安全和完整。3.對于電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對體系文件的保管環(huán)境應(yīng)進(jìn)行控制，保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（二）保管期限1.體系文件的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和公司實(shí)際情況確定。2.一般情況下，體系文件的保管期限不少于[X]年。3.對于涉及重要事項(xiàng)、關(guān)鍵信息或具有長期參考價(jià)值的體系文件，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）保管責(zé)任1.體系文件管理員負(fù)責(zé)體系文件的日常保管工作，確保文件的妥善存放和安全。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門體系文件的保管，定期對文件進(jìn)行整理和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向體系文件管理員報(bào)告。3.對因保管不善導(dǎo)致體系文件丟失、損壞或泄露的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、體系文件借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與本人工作相關(guān)的體系文件。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來等特殊原因，需要借閱公司體系文件的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.填寫借閱申請表借閱人應(yīng)填寫《體系文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、版本號、借閱目的、借閱期限等。借閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.借閱審批體系文件管理員對借閱申請表進(jìn)行審核，對于內(nèi)部員工借閱的，一般情況下由體系文件管理員直接批準(zhǔn)；對于外部單位借閱的，需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.文件借閱登記審核通過后，體系文件管理員對借閱的文件進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、版本號、借閱日期、歸還日期等信息。將借閱的文件交給借閱人，并要求其簽字確認(rèn)。4.文件歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文件，歸還時(shí)應(yīng)確保文