印刷品樣品留存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷品樣品的管理，規(guī)范樣品留存工作流程，確保樣品能夠準(zhǔn)確反映公司產(chǎn)品質(zhì)量、形象及業(yè)務(wù)需求，便于公司內(nèi)部溝通、客戶查閱、產(chǎn)品追溯和質(zhì)量管控，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及印刷品制作的部門及項(xiàng)目，包括但不限于宣傳冊、海報(bào)、名片、產(chǎn)品說明書、包裝盒等各類印刷品的樣品留存管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：留存的印刷品樣品應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映產(chǎn)品實(shí)際情況，不得擅自修改或偽造。2.完整性原則：確保樣品涵蓋印刷品的各個(gè)方面，包括設(shè)計(jì)稿、印刷成品、相關(guān)附件等，保證資料的完整性。3.規(guī)范性原則：樣品留存應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于分類、檢索和管理。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的印刷品樣品，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）設(shè)計(jì)部門1.負(fù)責(zé)印刷品設(shè)計(jì)稿的制作、審核和提交。在設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)充分考慮產(chǎn)品特點(diǎn)、目標(biāo)受眾和使用場景，確保設(shè)計(jì)稿的質(zhì)量和適用性。2.將經(jīng)過審核的設(shè)計(jì)稿按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行整理，并提交給樣品留存管理部門。3.配合樣品留存管理部門對設(shè)計(jì)稿進(jìn)行分類、標(biāo)注和存儲(chǔ)，提供必要的設(shè)計(jì)說明和背景信息。（二）印刷部門1.根據(jù)設(shè)計(jì)稿進(jìn)行印刷生產(chǎn)，確保印刷質(zhì)量符合公司要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.在印刷完成后，負(fù)責(zé)對印刷成品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，挑選出符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的樣品。3.將合格的印刷成品樣品連同相關(guān)印刷參數(shù)（如紙張類型、油墨型號(hào)、印刷工藝等）一并提交給樣品留存管理部門。（三）樣品留存管理部門1.制定和完善印刷品樣品留存管理制度，并負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查。2.接收設(shè)計(jì)部門提交的設(shè)計(jì)稿和印刷部門提交的印刷成品樣品，進(jìn)行統(tǒng)一登記、分類、標(biāo)注和存儲(chǔ)。3.建立樣品留存檔案，對樣品的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括樣品名稱、編號(hào)、所屬項(xiàng)目、設(shè)計(jì)稿版本、印刷時(shí)間、印刷數(shù)量、質(zhì)量狀況等。4.定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保樣品的完整性和準(zhǔn)確性。5.根據(jù)公司內(nèi)部各部門及外部客戶的需求，提供樣品查閱和借閱服務(wù)，并做好相應(yīng)的記錄。（四）其他部門1.各部門在收到印刷品樣品后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收和確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋給樣品留存管理部門或相關(guān)責(zé)任部門。2.在工作中如需查閱或使用印刷品樣品，應(yīng)按照規(guī)定的流程向樣品留存管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱或借閱。3.負(fù)責(zé)本部門留存樣品的保管和維護(hù)，確保樣品的安全和完好。三、樣品留存流程（一）設(shè)計(jì)稿留存1.設(shè)計(jì)部門完成印刷品設(shè)計(jì)稿后，應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部審核，確保設(shè)計(jì)稿符合公司品牌形象、業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)范要求。2.審核通過后的設(shè)計(jì)稿，設(shè)計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定格式（如PDF、PSD等）進(jìn)行整理，并在文件名中注明設(shè)計(jì)稿的版本號(hào)、所屬項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)日期等關(guān)鍵信息。3.將整理好的設(shè)計(jì)稿提交給樣品留存管理部門，同時(shí)提供詳細(xì)的設(shè)計(jì)說明，包括設(shè)計(jì)理念、目標(biāo)受眾、主要內(nèi)容、特殊要求等。4.樣品留存管理部門收到設(shè)計(jì)稿后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后按照設(shè)計(jì)稿的類別和項(xiàng)目進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并在樣品留存檔案中進(jìn)行詳細(xì)登記。（二）印刷成品樣品留存1.印刷部門完成印刷生產(chǎn)后，應(yīng)對印刷成品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括印刷顏色、清晰度、套準(zhǔn)精度、裁切尺寸、表面質(zhì)量等方面。2.挑選出質(zhì)量合格的印刷成品作為樣品，確保樣品能夠代表該批次印刷品的最高質(zhì)量水平。3.在樣品上標(biāo)注樣品編號(hào)、所屬項(xiàng)目名稱、印刷日期、印刷數(shù)量等信息，并附上相關(guān)的印刷參數(shù)說明，如紙張類型、油墨型號(hào)、印刷工藝等。4.將印刷成品樣品連同相關(guān)資料一并提交給樣品留存管理部門。5.樣品留存管理部門收到印刷成品樣品后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收和確認(rèn)，核對樣品信息與提交資料是否一致。確認(rèn)無誤后，將樣品按照類別和項(xiàng)目進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并更新樣品留存檔案。四、樣品存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.樣品應(yīng)存儲(chǔ)在專門的樣品庫中，樣品庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲等條件，確保樣品的質(zhì)量不受環(huán)境因素影響。2.樣品應(yīng)按照類別和項(xiàng)目進(jìn)行分區(qū)存放，每個(gè)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明樣品的類別、項(xiàng)目名稱等信息，便于查找和管理。3.對于體積較大或形狀特殊的樣品，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理擺放，確保樣品存放穩(wěn)固，避免損壞。（二）保管要求1.樣品留存管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣品的保管工作，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉樣品管理流程等條件。2.保管人員應(yīng)定期對樣品進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看樣品的存儲(chǔ)狀態(tài)是否良好，有無損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于易受潮、易氧化、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的保管措施，如密封包裝、放置干燥劑、定期通風(fēng)等，確保樣品質(zhì)量穩(wěn)定。4.樣品庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在樣品庫內(nèi)堆放雜物或進(jìn)行與樣品保管無關(guān)的活動(dòng)。五、樣品查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱印刷品樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品查閱申請表》，注明查閱樣品的名稱、編號(hào)、所屬項(xiàng)目、查閱目的等信息。2.將申請表提交給本部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如認(rèn)為申請合理，應(yīng)簽字批準(zhǔn)。3.申請人持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請表到樣品留存管理部門辦理查閱手續(xù)。樣品留存管理部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在樣品留存檔案中查詢相關(guān)樣品信息，并安排申請人在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。4.查閱過程中，申請人應(yīng)遵守樣品庫的管理制度，愛護(hù)樣品，不得擅自涂改、損壞或帶走樣品。如需復(fù)印或拍照樣品，應(yīng)提前向樣品留存管理部門工作人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。5.查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)將申請表交回樣品留存管理部門，工作人員核對無誤后，在申請表上注明查閱情況并簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部各部門或外部客戶因特殊原因需要借閱印刷品樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱樣品的名稱、編號(hào)、所屬項(xiàng)目、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交給本部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行嚴(yán)格審核，如認(rèn)為借閱申請合理且必要，應(yīng)簽字批準(zhǔn)。3.申請人持經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的申請表到樣品留存管理部門辦理借閱手續(xù)。樣品留存管理部門工作人員與申請人共同清點(diǎn)樣品數(shù)量、檢查樣品質(zhì)量狀況，并在《樣品借閱登記表》上詳細(xì)記錄樣品的相關(guān)信息、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容。4.申請人應(yīng)向樣品留存管理部門工作人員提交相應(yīng)的借閱保證金（如樣品價(jià)值較高，可根據(jù)實(shí)際情況收?。?，保證金在樣品歸還且無損壞等問題后予以退還。5.借閱期限屆滿前，申請人如需延長借閱期限，應(yīng)提前向樣品留存管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。6.申請人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還樣品，歸還時(shí)應(yīng)確保樣品完好無損。樣品留存管理部門工作人員對歸還的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，核對樣品數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息與《樣品借閱登記表》記錄一致后，在登記表上注明歸還情況并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、樣品銷毀（一）銷毀條件1.印刷品樣品已完成其使用價(jià)值，不再需要留存。2.樣品因保管不善等原因出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)使用且無保留價(jià)值。3.因法律法規(guī)、公司政策等原因，需要對特定的印刷品樣品進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由相關(guān)部門提出樣品銷毀申請，填寫《樣品銷毀申請表》，說明銷毀樣品的名稱、編號(hào)、所屬項(xiàng)目、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給樣品留存管理部門審核，樣品留存管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行核實(shí)，如認(rèn)為申請合理，應(yīng)簽字同意。3.經(jīng)審核通過的申請表提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮各方面因素，做出最終的審批決定。4.審批通過后，樣品留存管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施樣品銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息。5.對于涉及公司機(jī)密或客戶隱私的印刷品樣品，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保信息無法恢復(fù)。銷毀完成后，相關(guān)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對印刷品樣品留存管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由樣品留存管理部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括樣品留存制度的執(zhí)行情況、樣品的存儲(chǔ)保管狀況、查閱借閱流程的規(guī)范性、樣品銷毀工作的合規(guī)性等方面。3.監(jiān)督小組應(yīng)定期對檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將印刷品樣品留存管理工作納入公司各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，明確考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。2.考核指標(biāo)主要包括樣品留存的完整性、準(zhǔn)確性、