創(chuàng)業(yè)公司供貨商管理制度一、總則（一）目的為了加強創(chuàng)業(yè)公司對供貨商的管理，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司要求，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于創(chuàng)業(yè)公司所有與供貨商相關(guān)的采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品及各類服務(wù)的采購。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的供貨商，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量和運營安全。2.公平公正原則：在供貨商選擇、評估、合作過程中，遵循公平公正的原則，維護公司和供貨商雙方的合法權(quán)益。3.合作共贏原則：與供貨商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同發(fā)展，實現(xiàn)雙方利益最大化。4.動態(tài)管理原則：對供貨商進行動態(tài)評估和管理，根據(jù)合作情況及時調(diào)整合作策略，確保供貨商隊伍的優(yōu)質(zhì)性和穩(wěn)定性。二、供貨商的選擇與評估（一）供貨商選擇標(biāo)準1.資質(zhì)信譽：具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，信譽良好，無不良經(jīng)營記錄。2.生產(chǎn)能力：具備與公司采購需求相匹配的生產(chǎn)能力，能夠按時、按量提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)。3.產(chǎn)品質(zhì)量：所提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合國家相關(guān)標(biāo)準和公司要求，具備良好的質(zhì)量穩(wěn)定性。4.價格合理：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，價格具有競爭力，能夠為公司降低采購成本。5.服務(wù)水平：具備良好的售后服務(wù)意識和能力，能夠及時響應(yīng)公司的需求，解決出現(xiàn)的問題。6.環(huán)保要求：符合國家環(huán)保政策要求，所提供的產(chǎn)品或服務(wù)不存在環(huán)保問題。（二）供貨商信息收集1.市場調(diào)研：采購部門定期進行市場調(diào)研，收集潛在供貨商的信息，包括企業(yè)名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)特點等。2.行業(yè)推薦：通過行業(yè)協(xié)會、商會、合作伙伴等渠道獲取供貨商推薦信息，并對推薦的供貨商進行初步了解和篩選。3.網(wǎng)絡(luò)搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專業(yè)采購平臺等工具，查找符合公司采購需求的供貨商，并收集相關(guān)信息。（三）供貨商篩選與審核1.初步篩選：采購部門根據(jù)供貨商選擇標(biāo)準，對收集到的供貨商信息進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供貨商。2.實地考察：對于初步篩選合格的供貨商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等情況。3.資質(zhì)審核：采購部門負責(zé)對供貨商的資質(zhì)文件進行審核，確保其具備合法經(jīng)營資格和相關(guān)資質(zhì)證書。4.樣品檢驗：要求供貨商提供樣品進行檢驗，檢驗合格后方可進入下一步評估環(huán)節(jié)。（四）供貨商評估1.建立評估指標(biāo)體系：采購部門會同相關(guān)部門建立供貨商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)、環(huán)保等方面的指標(biāo)。2.定期評估：采購部門定期對供貨商進行評估，評估周期根據(jù)實際情況確定，一般為每季度或每半年進行一次。3.評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的評估方法，對供貨商的各項指標(biāo)進行評分，綜合評估供貨商的表現(xiàn)。4.評估結(jié)果反饋：采購部門將評估結(jié)果及時反饋給供貨商，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供貨商給予表揚和獎勵，對于存在問題的供貨商提出整改要求，并跟蹤整改情況。（五）供貨商選擇決策1.組建評審小組：由采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成供貨商選擇評審小組，負責(zé)對供貨商選擇事項進行審議和決策。2.評審決策：評審小組根據(jù)供貨商評估結(jié)果、采購需求等因素，綜合考慮后確定最終的供貨商名單，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂合作協(xié)議：與選定的供貨商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等條款。三、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)與供貨商達成的合作意向，起草采購合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式等條款。2.合同審核：采購合同文本起草完成后，提交公司法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供貨商簽訂。簽訂后的合同原件由采購部門負責(zé)保管，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（二）合同執(zhí)行1.訂單下達：采購部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，向供貨商下達采購訂單，明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.交貨跟蹤：采購部門負責(zé)跟蹤供貨商的交貨情況，及時與供貨商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按量交貨。如遇特殊情況需要變更交貨期，采購部門應(yīng)及時與供貨商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。3.到貨驗收：貨物到貨后，采購部門通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供貨商聯(lián)系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。（三）合同變更與解除1.變更情形：在合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整、產(chǎn)品技術(shù)改進等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供貨商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.解除情形：如遇下列情形之一，采購部門可與供貨商協(xié)商解除合同：因不可抗力致使合同無法履行的；一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的的；法律規(guī)定的其他情形。3.解除程序：采購部門與供貨商協(xié)商一致解除合同的，應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。如因供貨商違約導(dǎo)致合同解除的，公司有權(quán)要求供貨商承擔(dān)違約責(zé)任，賠償公司因此遭受的損失。（四）合同歸檔與保管1.合同歸檔：采購部門負責(zé)將采購合同及相關(guān)文件資料進行整理歸檔，建立合同檔案，以便查詢和管理。2.保管期限：采購合同檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為自合同履行完畢之日起[X]年。3.檔案查閱：因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。四、供貨商的日常管理（一）溝通協(xié)調(diào)1.定期溝通會議：采購部門定期組織與供貨商召開溝通會議，及時了解供貨商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨進度等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.日常溝通：采購部門與供貨商保持日常溝通，通過電話、郵件、即時通訊工具等方式及時傳達公司的采購需求、質(zhì)量要求、交貨期變更等信息，確保雙方信息暢通。3.投訴處理：公司各部門如發(fā)現(xiàn)供貨商提供的產(chǎn)品或服務(wù)存在問題，應(yīng)及時向采購部門投訴。采購部門接到投訴后，應(yīng)立即與供貨商聯(lián)系，要求其采取措施解決問題，并跟蹤處理結(jié)果。（二）培訓(xùn)與輔導(dǎo)1.質(zhì)量培訓(xùn)：采購部門根據(jù)公司質(zhì)量要求，定期組織對供貨商進行質(zhì)量培訓(xùn)，提高供貨商的質(zhì)量意識和質(zhì)量管理水平。2.技術(shù)輔導(dǎo)：對于新產(chǎn)品或新技術(shù)的采購，采購部門可組織相關(guān)技術(shù)人員對供貨商進行技術(shù)輔導(dǎo)，幫助其理解公司的技術(shù)要求，確保所提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合公司需求。3.管理提升：采購部門可根據(jù)供貨商的實際情況，提供相關(guān)的管理咨詢和建議，幫助其提升管理水平和運營效率。（三）績效評估與激勵1.績效評估：采購部門按照供貨商評估指標(biāo)體系，定期對供貨商的績效進行評估，評估結(jié)果作為供貨商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.激勵措施：對于績效優(yōu)秀的供貨商，公司給予以下激勵措施：增加采購訂單份額；給予價格優(yōu)惠；頒發(fā)榮譽證書或獎牌；優(yōu)先參與公司其他項目合作。3.懲罰措施：對于績效較差的供貨商，公司采取以下懲罰措施：減少采購訂單份額；要求整改，整改期間暫停采購合作；終止合作協(xié)議。（四）信息管理1.建立供貨商信息庫：采購部門建立供貨商信息庫，記錄供貨商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期等信息，以便查詢和管理。2.信息更新：采購部門定期對供貨商信息庫中的信息進行更新，確保信息的準確性和及時性。3.信息共享：采購部門將供貨商信息庫中的相關(guān)信息與公司內(nèi)部其他部門共享，以便各部門在工作中參考和使用。五、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.質(zhì)量風(fēng)險：供貨商提供的產(chǎn)品或服務(wù)不符合質(zhì)量標(biāo)準，可能導(dǎo)致公司產(chǎn)品質(zhì)量問題、客戶投訴、市場聲譽受損等風(fēng)險。2.供應(yīng)風(fēng)險：供貨商因生產(chǎn)經(jīng)營困難、原材料短缺、設(shè)備故障等原因無法按時、按量交貨，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯、訂單延誤等風(fēng)險。3.價格風(fēng)險：供貨商因市場價格波動、原材料成本上升等原因提高產(chǎn)品或服務(wù)價格，可能導(dǎo)致公司采購成本增加、利潤下降等風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：供貨商存在違法違規(guī)經(jīng)營行為，可能導(dǎo)致公司面臨法律糾紛、行政處罰等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險等級劃分：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險劃分為高、中、低三個等級，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供貨商的質(zhì)量管理，定期進行質(zhì)量檢驗和評估，要求供貨商建立完善的質(zhì)量管理體系，確保所提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準。2.供應(yīng)風(fēng)險應(yīng)對：與供貨商簽訂長期合作協(xié)議，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性。同時，開發(fā)多家備選供貨商，以便在原供貨商出現(xiàn)問題時能夠及時切換。3.價格風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場價格動態(tài)，與供貨商協(xié)商建立價格調(diào)整機制，根據(jù)市場價格波動情況及時調(diào)整采購價格。同時，通過優(yōu)化采購流程、降低采購成本等方式，降低價格風(fēng)險對公司的影響。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：在選擇供貨商時，嚴格審核其資質(zhì)和信譽，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。同時，加強合同管理，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免法律糾紛的發(fā)生。如遇法律糾紛，及時咨詢公司法律顧問，采取合法有效的措施維護公司權(quán)益。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、合同簽訂與執(zhí)行是否規(guī)范、供貨商管理是否有效等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門自查：采購部門定期對自身工作進行自查，檢查采購活動是否符合公司制度和流程要求，及時