崇明區(qū)采購(gòu)書架管理制度總則1.目的為了規(guī)范崇明區(qū)采購(gòu)書架的管理，確保書架采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，滿足各部門對(duì)書架的使用需求，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于崇明區(qū)各部門書架的采購(gòu)、使用、維護(hù)及報(bào)廢等相關(guān)管理活動(dòng)。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)各部門實(shí)際工作需要，合理確定書架的采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格和類型，避免盲目采購(gòu)。性價(jià)比原則：在滿足使用要求的前提下，充分考慮價(jià)格因素，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的書架產(chǎn)品，確保采購(gòu)資金的合理使用。規(guī)范流程原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過程公開、公平、公正。采購(gòu)管理1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，填寫《書架采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需書架的數(shù)量、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、功能要求等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)至行政部門。2.采購(gòu)預(yù)算編制行政部門收到各部門的采購(gòu)需求后，結(jié)合公司財(cái)務(wù)預(yù)算情況，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行匯總和分析，編制書架采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定最終采購(gòu)預(yù)算。3.供應(yīng)商選擇行政部門根據(jù)采購(gòu)預(yù)算和需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單。組織相關(guān)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況，綜合評(píng)估后確定入圍供應(yīng)商。4.采購(gòu)合同簽訂行政部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)書架的具體事宜進(jìn)行談判，包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。采購(gòu)合同簽訂后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。5.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤行政部門負(fù)責(zé)按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保書架按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。在書架交付前，通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)的書架到貨前，行政部門通知使用部門安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求。使用部門驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉書架的采購(gòu)合同要求和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和資料。2.數(shù)量驗(yàn)收書架到貨后，驗(yàn)收人員首先對(duì)書架的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)合同是否一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。3.質(zhì)量驗(yàn)收按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)書架的材質(zhì)、規(guī)格、顏色、功能、外觀等進(jìn)行檢查。檢查書架的結(jié)構(gòu)是否牢固，表面是否平整光滑，有無(wú)劃痕、變形、掉漆等缺陷。對(duì)書架的功能進(jìn)行測(cè)試，確保其滿足使用要求。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收工作完成后，驗(yàn)收人員填寫《書架驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、書架規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門存檔。如驗(yàn)收合格，行政部門將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告復(fù)印件交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)；如驗(yàn)收不合格，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商限期整改或更換產(chǎn)品，直至驗(yàn)收合格為止。使用管理1.使用部門職責(zé)使用部門負(fù)責(zé)書架的日常使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)書架的保管和維護(hù)工作。教育本部門員工愛護(hù)書架，正確使用書架，不得隨意拆卸、損壞書架。根據(jù)工作需要，合理安排書架的擺放位置，確保書架的使用安全和方便。2.使用登記使用部門應(yīng)對(duì)書架進(jìn)行編號(hào)管理，并建立《書架使用登記表》，記錄書架的使用情況，包括使用部門、使用人、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。使用人在使用書架時(shí)，應(yīng)在《書架使用登記表》上進(jìn)行登記，使用完畢后及時(shí)歸還，并辦理歸還手續(xù)。3.轉(zhuǎn)借與調(diào)劑因工作需要，各部門之間如需轉(zhuǎn)借書架，應(yīng)填寫《書架轉(zhuǎn)借申請(qǐng)表》，經(jīng)借出部門和借入部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。行政部門對(duì)轉(zhuǎn)借情況進(jìn)行記錄，并通知相關(guān)部門做好交接工作。行政部門根據(jù)各部門書架的使用情況和需求變化，適時(shí)進(jìn)行書架的調(diào)劑工作，確保書架資源的合理配置。4.安全管理使用部門應(yīng)確保書架的使用環(huán)境安全，避免書架放置在潮濕、易燃、易爆等危險(xiǎn)區(qū)域。定期檢查書架的使用狀況，如發(fā)現(xiàn)書架有損壞或安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門進(jìn)行維修或更換。在使用書架過程中，如發(fā)生意外事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告相關(guān)部門。維護(hù)管理1.定期維護(hù)行政部門制定書架定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)周期和維護(hù)內(nèi)容。定期對(duì)書架進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，檢查書架的連接件是否松動(dòng)，如有松動(dòng)應(yīng)及時(shí)緊固。對(duì)書架表面進(jìn)行擦拭，保持書架的整潔美觀。2.故障維修當(dāng)書架出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門接到報(bào)告后，對(duì)故障情況進(jìn)行核實(shí)，屬于一般性故障的，安排維修人員進(jìn)行維修；屬于嚴(yán)重?fù)p壞無(wú)法維修的，按照?qǐng)?bào)廢管理規(guī)定進(jìn)行處理。維修人員對(duì)書架進(jìn)行維修后，填寫《書架維修記錄》，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。3.維護(hù)費(fèi)用管理書架的維護(hù)費(fèi)用納入公司年度預(yù)算管理，行政部門根據(jù)實(shí)際維護(hù)情況編制維護(hù)費(fèi)用預(yù)算，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。維護(hù)費(fèi)用的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷，確保費(fèi)用使用的合理性和合規(guī)性。報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件書架因使用年限過長(zhǎng)、嚴(yán)重?fù)p壞無(wú)法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因，已無(wú)法滿足正常使用要求的，可申請(qǐng)報(bào)廢。經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定，確認(rèn)書架存在安全隱患，且無(wú)維修價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門填寫《書架報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明書架的報(bào)廢原因、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息，并提交至行政部門。行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的書架，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。報(bào)廢書架的處理方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等，但應(yīng)確保處理過程符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。行政部門對(duì)報(bào)廢書架的處理情況進(jìn)行記錄，并將處理結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃行政部門制定書架盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)人員等信息。書架盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，一般安排在年末進(jìn)行。2.盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)書架進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)書架的數(shù)量、規(guī)格、使用狀況等信息是否與《書架使用登記表》和資產(chǎn)臺(tái)賬一致。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并做好記錄。3.盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)工作完成后，盤點(diǎn)人員填寫《書架盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、書架總數(shù)、