日常辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強公司日常辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，節(jié)約成本，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、按需配置、節(jié)約使用、規(guī)范流程”的原則，確保辦公用品的合理使用和有效管理。二、職責分工1.行政部門負責制定辦公用品管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門辦公用品需求計劃，進行統(tǒng)一采購。負責辦公用品的入庫、保管、發(fā)放及庫存盤點工作。定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。2.各部門負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報。合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。配合行政部門做好辦公用品的管理工作。三、辦公用品的分類及標準1.辦公文具類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾類：如檔案袋、文件盒、資料冊等。裝訂用品：如訂書機、訂書釘、膠水、回形針、大頭針等。桌面用品：如計算器、電話機、臺歷、筆筒等。2.辦公設備類電腦及周邊設備：如主機、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、復印機、掃描儀等。辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。3.消耗材料類墨盒、硒鼓、碳粉等。打印紙、復印紙等紙張類消耗品。清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。4.其他辦公用品勞保用品：如工作服、安全帽、手套等。禮品及宣傳用品：如禮品、宣傳冊、海報等。辦公用品的具體標準由行政部門根據(jù)公司實際情況制定，并定期進行更新。四、辦公用品的采購1.需求申報各部門應于每月[具體日期]前，將本部門下月辦公用品需求計劃填寫《辦公用品需求申請表》，詳細注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，報行政部門。對于臨時性或特殊辦公用品需求，應提前填寫《辦公用品緊急需求申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后報行政部門。2.采購審批行政部門收到各部門的需求計劃后，進行匯總整理，結合庫存情況進行審核。對于金額較?。╗具體金額]以下）的辦公用品采購，由行政部門負責人審批；對于金額較大（[具體金額]及以上）的采購，需報公司分管領導審批。3.采購實施經(jīng)審批后的采購計劃，由行政部門負責組織實施。采購人員應選擇信譽良好、質(zhì)量可靠、價格合理的供應商進行采購。采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款，確保采購工作的順利進行。對于批量采購的辦公用品，應根據(jù)實際使用情況合理控制采購數(shù)量，避免積壓浪費。五、辦公用品的入庫1.驗收辦公用品到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員應按照采購合同及相關標準，對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對，確保與采購要求一致。對于驗收合格的辦公用品，倉庫管理人員應在《辦公用品入庫單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯(lián)系退換貨事宜。2.入庫登記倉庫管理人員應根據(jù)驗收情況，對入庫的辦公用品進行分類登記，建立《辦公用品庫存臺賬》，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、供應商等信息。入庫登記應做到賬物相符，確保庫存信息的準確無誤。六、辦公用品的保管1.倉庫管理行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。辦公用品應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，擺放整齊有序，并設置明顯的標識牌，便于查找和管理。倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符或其他異常情況，應及時查明原因并報告行政部門負責人。2.庫存盤點行政部門應定期（每月/每季度）組織對辦公用品進行庫存盤點，盤點結果應填寫《辦公用品庫存盤點表》。盤點結束后，倉庫管理人員應根據(jù)盤點結果編制《辦公用品盤盈盤虧報告》，詳細說明盤盈盤虧的原因及處理建議。對于盤盈的辦公用品，應及時調(diào)整庫存臺賬；對于盤虧的辦公用品，應查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)行政部門負責人批準后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。七、辦公用品的發(fā)放1.領用原則辦公用品應按需發(fā)放，嚴格控制領用數(shù)量，避免浪費。員工領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后到行政部門倉庫領取。2.發(fā)放流程倉庫管理人員收到員工的《辦公用品領用申請表》后，根據(jù)庫存情況進行發(fā)放。對于常用辦公用品，倉庫管理人員應按照規(guī)定的標準數(shù)量發(fā)放；對于特殊辦公用品，應根據(jù)實際需求進行審批發(fā)放。發(fā)放后，倉庫管理人員應在《辦公用品領用申請表》上簽字確認，并在《辦公用品庫存臺賬》上記錄領用情況。3.限量領用為了節(jié)約辦公用品，對部分常用辦公用品實行限量領用制度。具體限量標準由行政部門根據(jù)實際情況制定并公布。員工領用限量辦公用品時，應按照規(guī)定的限量標準進行申請，超出限量部分需經(jīng)部門負責人特殊審批。八、辦公用品的使用與節(jié)約1.使用規(guī)范員工應愛護辦公用品，正確使用各類辦公設備和工具，不得隨意損壞或丟棄。對于電腦、打印機、復印機等辦公設備，應按照操作規(guī)程進行使用，定期進行維護保養(yǎng)，延長使用壽命。辦公用品應在辦公區(qū)域內(nèi)使用，不得擅自將辦公用品帶出公司。如需帶出公司，應經(jīng)部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。2.節(jié)約措施推行無紙化辦公，盡量減少紙張的使用。如文件傳遞、資料共享等應優(yōu)先采用電子文檔形式。雙面打印、復印文件，合理使用紙張，避免浪費。合理設置電腦、打印機等設備的待機時間，降低能耗。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應妥善保管，以便下次使用。九、辦公用品的報廢與處理1.報廢條件辦公用品因損壞、老化等原因無法正常使用，且維修成本過高或無維修價值的，可申請報廢。因公司業(yè)務調(diào)整、辦公環(huán)境變更等原因不再使用的辦公用品，可申請報廢。2.報廢申請各部門如需報廢辦公用品，應填寫《辦公用品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并附上相關證明材料（如照片、維修記錄等），報行政部門審核。3.報廢審批行政部門收到各部門的報廢申請后，應組織相關人員進行審核。對于金額較?。╗具體金額]以下）的辦公用品報廢，由行政部門負責人審批；對于金額較大（[具體金額]及以上）的報廢，需報公司分管領導審批。4.報廢處理經(jīng)審批后的報廢辦公用品，由行政部門統(tǒng)一進行處理。對于有回收價值的報廢物品，如電腦、打印機等，應聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；對于無回收價值的報廢物品，應按照環(huán)保要求進行妥善處置，避免造成環(huán)境污染。十、監(jiān)督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門應定期對辦公用品的采購、使用、保管等情況進行檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括辦公用品的庫存管理、領用登記、使用情況、節(jié)約措施落實等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促相關部門和人員進行整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對辦公用品的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查辦公用品的采購、使用、報廢等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。對于審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。十一、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，浪費辦公用品、擅自挪用或損壞辦公用品的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。