公司燃氣卡充值管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司燃氣卡充值管理流程，確保燃氣使用的安全、合理與高效，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，同時控制燃氣費用支出，降低運營成本。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用燃氣進行生產(chǎn)、辦公或其他相關活動的部門及員工。3.基本原則安全第一原則：燃氣使用涉及安全風險，必須始終將安全放在首位，確保充值、使用等環(huán)節(jié)符合安全規(guī)范。規(guī)范操作原則：明確各項操作流程和標準，嚴格按照規(guī)定進行燃氣卡充值及相關業(yè)務辦理。節(jié)約能源原則：倡導合理使用燃氣，避免浪費，提高能源利用效率。責任明確原則：對燃氣卡充值管理過程中的各個環(huán)節(jié)明確責任主體，確保管理工作有序開展。二、管理職責1.行政部門負責公司燃氣卡的統(tǒng)一管理，包括燃氣卡的申領、發(fā)放、回收、掛失、補辦等。與燃氣供應商保持密切溝通，及時了解燃氣價格變動、供應情況等信息，并傳達給相關部門。定期統(tǒng)計公司燃氣使用總量及費用情況，進行數(shù)據(jù)分析和報告。負責組織對公司燃氣使用安全進行檢查和監(jiān)督，對違規(guī)行為進行糾正和處理。2.財務部門負責燃氣費用的核算、報銷及支付工作。審核燃氣費用報銷憑證，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。根據(jù)燃氣卡充值記錄及實際使用情況，與燃氣供應商進行費用結算，并做好財務賬目記錄。協(xié)助行政部門對燃氣費用進行預算控制和成本分析，提供相關財務數(shù)據(jù)支持。3.使用部門負責本部門燃氣設備的日常維護和管理，確保設備正常運行，防止燃氣泄漏等安全事故發(fā)生。安排專人負責本部門燃氣卡的使用與保管，嚴格按照規(guī)定流程使用燃氣，及時反饋燃氣使用過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理預估燃氣使用量，提前向行政部門提交燃氣卡充值申請。三、燃氣卡管理1.燃氣卡申領與發(fā)放新成立的部門或新入職員工需要使用燃氣時，由所在部門填寫《燃氣卡申領表》，注明燃氣使用的具體用途、預計月使用量等信息，提交至行政部門。行政部門審核申領表信息無誤后，為其辦理燃氣卡申領手續(xù)。燃氣卡原則上由行政部門統(tǒng)一制作并編號，確保每一張燃氣卡的唯一性和可追溯性。燃氣卡制好后，行政部門通知申領部門或員工前來領取，并辦理簽收手續(xù)。領取人在領取燃氣卡時，需確認卡的外觀完整性及初始充值金額（如有）。2.燃氣卡保管各部門應指定專人負責本部門燃氣卡的保管，妥善存放，防止丟失、損壞或被盜用。保管人員應具備一定的安全意識，了解燃氣使用安全知識。燃氣卡不得隨意轉借他人使用，如因工作需要臨時轉借，必須經(jīng)過本部門負責人書面批準，并做好轉借記錄，包括轉借時間、轉借人、使用說明等信息。轉借結束后，及時收回燃氣卡并檢查卡的狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)燃氣卡丟失或被盜用，保管人員應立即向本部門負責人報告，并同時通知行政部門掛失。行政部門接到掛失通知后，及時凍結該燃氣卡，防止燃氣費用進一步損失。3.燃氣卡掛失與補辦當發(fā)現(xiàn)燃氣卡丟失或被盜用時，保管人員應在第一時間填寫《燃氣卡掛失申請表》，詳細說明掛失原因、燃氣卡卡號、掛失時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至行政部門。行政部門核實情況后，對掛失的燃氣卡進行凍結處理，并及時與燃氣供應商聯(lián)系辦理掛失手續(xù)。同時，為申請人補辦新的燃氣卡，補辦流程參照燃氣卡申領與發(fā)放流程執(zhí)行。因掛失、補辦燃氣卡產(chǎn)生的相關費用，如工本費等，由申請人所在部門承擔。如因保管不善導致燃氣卡丟失或被盜用，給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將追究相關責任人的責任。4.燃氣卡回收員工離職或部門不再使用燃氣時，所在部門應及時將燃氣卡交回行政部門。交回的燃氣卡應保持完好無損，如有損壞或丟失，需按照規(guī)定進行賠償。行政部門在收到燃氣卡后，核對卡號、余額等信息，確認無誤后辦理回收手續(xù)，并在系統(tǒng)中記錄燃氣卡的回收狀態(tài)。同時，與財務部門進行溝通，確保燃氣費用結算的準確性。對于回收的燃氣卡，行政部門定期進行清理和盤點，并妥善保管，以備后續(xù)查詢或審計使用。四、燃氣卡充值管理1.充值申請各使用部門根據(jù)本部門燃氣使用情況及庫存情況，提前預估燃氣使用量，并填寫《燃氣卡充值申請表》。申請表應注明申請充值時間、申請充值金額、預計使用周期、充值原因等詳細信息。部門負責人對充值申請表進行審核，簽字確認申請的合理性和必要性后，提交至行政部門。行政部門對各部門提交的充值申請表進行匯總和初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，充值金額是否在合理范圍內(nèi)。對于充值金額較大或涉及特殊情況的申請，行政部門可組織相關部門進行會審，綜合考慮公司生產(chǎn)經(jīng)營需求、燃氣市場價格走勢、歷史使用數(shù)據(jù)等因素，確定最終的充值金額和充值時間。2.充值審批充值申請表經(jīng)行政部門初步審核通過后，流轉至財務部門進行審批。財務部門根據(jù)公司預算安排、資金狀況以及燃氣費用支出情況，對充值申請進行嚴格審核。財務部門重點審核申請充值金額是否與公司預算相符，是否有充足的資金保障，以及充值申請的必要性和合理性。如審核通過，財務部門負責人在申請表上簽字批準；如審核不通過，應注明原因并反饋給行政部門和申請部門。申請部門根據(jù)財務部門的反饋意見，對充值申請表進行修改和完善后，重新提交審批，直至獲得批準。3.充值操作行政部門在收到充值申請審批通過的通知后，安排專人攜帶燃氣卡及相關資料前往燃氣供應商指定的地點進行充值操作。充值人員在充值過程中，應仔細核對燃氣卡卡號、充值金額等信息，確保充值信息準確無誤。充值完成后，充值人員應妥善保存充值憑證，包括充值發(fā)票、充值記錄等資料，并及時將充值憑證交回行政部門。行政部門對充值憑證進行審核和登記，確保充值信息與申請信息一致，并更新燃氣卡余額記錄。同時，行政部門將充值情況及時反饋給財務部門，財務部門根據(jù)充值憑證進行賬務處理，記錄燃氣費用支出，并與燃氣供應商進行賬目核對，確保費用結算的準確性。4.充值記錄與查詢行政部門建立完善的燃氣卡充值記錄臺賬，詳細記錄每一次燃氣卡的充值時間、充值金額、充值憑證編號、充值操作人員等信息。充值記錄臺賬應定期進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。各使用部門及相關人員有權查詢本部門或本人燃氣卡的充值記錄，可通過行政部門提供的查詢渠道或系統(tǒng)進行操作。查詢時應提供必要的身份信息或授權證明，以確保查詢的合法性和安全性。行政部門應配合財務部門、審計部門等相關部門的工作，根據(jù)需要提供燃氣卡充值記錄等相關資料，以便進行財務核算、審計監(jiān)督或其他管理工作。五、燃氣使用管理1.使用規(guī)范員工應嚴格按照操作規(guī)程使用燃氣設備，確保燃氣使用安全。在使用前，應檢查燃氣設備是否正常，有無漏氣現(xiàn)象；使用過程中，應保持通風良好，避免燃氣積聚引發(fā)安全事故。嚴禁私自改裝、拆卸燃氣設備，不得在燃氣設備周圍堆放易燃、易爆物品。如發(fā)現(xiàn)燃氣設備出現(xiàn)故障或異常情況，應立即停止使用，并及時通知專業(yè)維修人員進行檢修。根據(jù)實際生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理控制燃氣使用量，避免浪費。在非工作時間或不需要使用燃氣時，應及時關閉燃氣閥門，切斷氣源。2.用量統(tǒng)計與分析行政部門每月定期收集各部門的燃氣使用數(shù)據(jù)，包括燃氣表讀數(shù)、使用時間、使用設備等信息。通過對燃氣使用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，掌握公司整體燃氣使用情況及變化趨勢。行政部門運用數(shù)據(jù)分析工具，對比不同部門、不同時間段的燃氣使用量，找出燃氣使用量較大或異常波動的原因，如設備故障、操作不當、業(yè)務變化等。根據(jù)分析結果，提出針對性的改進措施和建議，以優(yōu)化燃氣使用效率，降低燃氣成本。各部門應配合行政部門做好燃氣使用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，如實提供相關信息，并對本部門的燃氣使用情況進行自我分析和總結，不斷改進燃氣使用管理方式。3.安全檢查與隱患排查行政部門定期組織對公司燃氣使用情況進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括燃氣設備的運行狀況、燃氣管道的連接是否牢固、燃氣泄漏檢測裝置是否正常工作等。安全檢查應制定詳細的檢查表，明確檢查項目、檢查標準和檢查人員職責。每次安全檢查結束后，檢查人員應填寫安全檢查報告，記錄檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施和建議。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應立即下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況，確保安全隱患得到及時消除。各使用部門應加強對本部門燃氣使用區(qū)域的日常安全自查，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患。同時，配合行政部門做好公司范圍內(nèi)的燃氣安全檢查工作，積極落實各項安全整改措施。六、費用結算與報銷1.費用結算燃氣供應商定期向公司提供燃氣費用賬單，財務部門收到賬單后，應及時與行政部門核對燃氣使用量、充值記錄等信息，確保雙方數(shù)據(jù)一致。核對無誤后，財務部門按照與燃氣供應商簽訂的合同約定，辦理燃氣費用的結算手續(xù)。結算方式可以根據(jù)公司與燃氣供應商的協(xié)商確定，如銀行轉賬、支票支付等。在結算燃氣費用時，財務部門應嚴格審核費用發(fā)票的真實性、合法性和完整性，確保發(fā)票內(nèi)容與實際燃氣使用情況相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票問題，應及時與燃氣供應商溝通解決，避免影響費用結算和公司財務核算。2.費用報銷使用部門員工因工作需要使用燃氣產(chǎn)生的費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。報銷時，員工應填寫費用報銷單，并附上燃氣發(fā)票、充值憑證等相關證明材料。部門負責人對報銷單進行初審，審核報銷費用的合理性和真實性，簽字確認后提交至財務部門。財務部門按照公司財務規(guī)定對報銷單進行復審，重點審核報銷憑證是否合規(guī)、報銷金額是否在預算范圍內(nèi)、報銷流程是否符合規(guī)定等。經(jīng)財務部門復審通過的報銷單，按照審批權限提交給各級領導進行審批。審批通過后，財務部門辦理費用報銷支付手續(xù)，將報銷款項支付給員工或相關供應商。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司建立健全燃氣卡充值管理監(jiān)督機制，行政部門、財務部門等相關部門應各司其職，加強對燃氣卡充值、使用及費用結算等環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理。行政部門定期對公司燃氣使用情況進行檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。同時，設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工對燃氣使用過程中的違規(guī)行為進行舉報，一經(jīng)查實，將對違規(guī)責任人進行嚴肅處理。財務部門加強對燃氣費用的核算和審核監(jiān)督，嚴格把關費用報銷和結算流程，確保公司資金安全和財務數(shù)據(jù)的準確性。對于發(fā)現(xiàn)的財務問題，及時進行調(diào)查處理，并向上級領導匯報。2.考核辦法將燃氣卡充值管理工作納入部門和員工績效考核體系。對于在燃氣使用管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當?shù)莫剟?，如績效加分、獎金獎勵等。對于違反燃氣卡充值管理制度、造成燃氣浪費或安全事故的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如績效扣分、罰款、警告、辭退等。具體考核標準如下：燃氣浪費：根據(jù)燃氣用量統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對比同行業(yè)標準或公司歷史平均水平，對燃氣浪費嚴重的部門，每超出一定比例（如[X]%），給予部門負責人[X]元罰款，并在績效考核中扣[X]分。安全事故：因違規(guī)操作導致燃氣安全事故的，對直接責任人給予辭退處理，并追究相關部門負責人的管理責任；對造成輕微損失的，給予責任人[X]元罰款、警告處分，同時扣減部門當月績效分[X]分