辦公樓共享設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范辦公樓共享設(shè)備的使用與管理，提高設(shè)備使用效率，確保設(shè)備正常運(yùn)行，保障員工的工作需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公樓內(nèi)所有共享設(shè)備，包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、會(huì)議室設(shè)備等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：共享設(shè)備由公司指定部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)、調(diào)配、維護(hù)、維修等工作。2.合理使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用共享設(shè)備，不得隨意濫用或損壞設(shè)備。3.定期維護(hù)原則：設(shè)備管理部門應(yīng)定期對(duì)共享設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。4.安全規(guī)范原則：?jiǎn)T工在使用共享設(shè)備時(shí)應(yīng)遵守安全操作規(guī)程，確保設(shè)備和人員安全。二、共享設(shè)備管理部門及職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善共享設(shè)備管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃共享設(shè)備的采購(gòu)、配置和更新，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和員工實(shí)際工作需要，合理安排設(shè)備資源。3.負(fù)責(zé)共享設(shè)備的固定資產(chǎn)登記、編號(hào)、入賬等工作，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的基本信息、采購(gòu)時(shí)間、使用情況、維修記錄等。4.協(xié)調(diào)各部門之間共享設(shè)備的調(diào)配，確保設(shè)備資源得到充分利用。5.定期組織對(duì)共享設(shè)備的清查盤點(diǎn)，核實(shí)設(shè)備數(shù)量、狀態(tài)和使用情況，做到賬實(shí)相符。（二）設(shè)備維護(hù)部門1.負(fù)責(zé)共享設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行及時(shí)診斷和修復(fù)，對(duì)于無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)修復(fù)的設(shè)備，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和清潔，更換易損部件，保證設(shè)備性能良好。4.建立設(shè)備維修檔案，記錄每次維修的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息，以便跟蹤設(shè)備維修情況。5.對(duì)員工進(jìn)行設(shè)備使用和維護(hù)方面的培訓(xùn)，提高員工的設(shè)備操作技能和維護(hù)意識(shí)。（三）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門共享設(shè)備的日常管理和使用監(jiān)督，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的保管和使用登記。2.教育本部門員工正確使用共享設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向設(shè)備管理部門報(bào)告。3.協(xié)助設(shè)備管理部門進(jìn)行設(shè)備的清查盤點(diǎn)工作，提供設(shè)備使用情況的相關(guān)信息。三、共享設(shè)備的采購(gòu)與配置（一）需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《共享設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。（二）審批流程行政管理部門收到《共享設(shè)備需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或涉及多個(gè)部門的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政管理部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。（三）采購(gòu)方式1.根據(jù)設(shè)備的性質(zhì)、金額和市場(chǎng)供應(yīng)情況，選擇合適的采購(gòu)方式，包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.對(duì)于通用設(shè)備，優(yōu)先選擇市場(chǎng)上知名品牌、質(zhì)量可靠、性價(jià)比高的產(chǎn)品；對(duì)于特殊設(shè)備，應(yīng)確保其符合公司業(yè)務(wù)需求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)流程進(jìn)行操作，簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)。（四）設(shè)備配置1.設(shè)備采購(gòu)到貨后，由設(shè)備維護(hù)部門進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等是否與合同一致，同時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.驗(yàn)收合格的設(shè)備，由行政管理部門進(jìn)行固定資產(chǎn)登記編號(hào)，并分配至使用部門。使用部門應(yīng)及時(shí)安排專人接收設(shè)備，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.根據(jù)工作需要和設(shè)備使用情況，行政管理部門有權(quán)對(duì)共享設(shè)備進(jìn)行合理調(diào)配，各部門應(yīng)積極配合。四、共享設(shè)備的使用與操作（一）使用登記1.員工使用共享設(shè)備前，需到設(shè)備管理部門或本部門指定人員處進(jìn)行使用登記，填寫《共享設(shè)備使用登記表》，注明使用時(shí)間、設(shè)備名稱、設(shè)備編號(hào)等信息。2.使用登記的目的是便于跟蹤設(shè)備使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，同時(shí)也為設(shè)備的維護(hù)、維修和清查盤點(diǎn)提供依據(jù)。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程正確使用共享設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。2.保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)，避免設(shè)備因灰塵、污漬等影響正常運(yùn)行。3.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)向設(shè)備管理部門報(bào)告，不得自行維修或強(qiáng)行使用。4.嚴(yán)禁在共享設(shè)備上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件或進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的操作，不得利用共享設(shè)備從事違法違規(guī)活動(dòng)。5.對(duì)于多人共用的共享設(shè)備，使用完畢后應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，關(guān)閉電源，將設(shè)備恢復(fù)至初始狀態(tài)，以便他人正常使用。（三）操作培訓(xùn)1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行共享設(shè)備操作培訓(xùn)，使員工熟悉設(shè)備的性能、操作規(guī)程和注意事項(xiàng)。2.對(duì)于新采購(gòu)的設(shè)備或新入職的員工，應(yīng)及時(shí)安排專門的培訓(xùn)，確保員工能夠正確使用設(shè)備。3.在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重實(shí)際操作，讓員工親身體驗(yàn)設(shè)備的操作流程，提高員工的操作技能和應(yīng)急處理能力。五、共享設(shè)備的維護(hù)與維修（一）日常維護(hù)1.設(shè)備維護(hù)部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的特點(diǎn)和使用情況，制定詳細(xì)的日常維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)共享設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、保養(yǎng)等工作。2.日常維護(hù)的內(nèi)容包括但不限于設(shè)備外觀清潔、內(nèi)部灰塵清理、設(shè)備連接檢查、軟件系統(tǒng)更新、設(shè)備性能檢測(cè)等。3.對(duì)于一些關(guān)鍵設(shè)備或易損部件，應(yīng)建立定期更換制度，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。（二）故障維修1.當(dāng)共享設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向設(shè)備管理部門報(bào)告，填寫《共享設(shè)備維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、使用設(shè)備等信息。2.設(shè)備管理部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行故障診斷和維修。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，維修人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)修復(fù)；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成維修，并將維修結(jié)果反饋給使用部門。3.在維修過(guò)程中，維修人員應(yīng)做好維修記錄，記錄故障原因、維修措施、更換部件等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)向使用部門演示設(shè)備的正常使用方法，并確認(rèn)設(shè)備已恢復(fù)正常運(yùn)行。4.對(duì)于因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致的設(shè)備故障，設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和教育，避免類似故障再次發(fā)生。（三）維修費(fèi)用管理1.共享設(shè)備的維修費(fèi)用應(yīng)納入公司預(yù)算管理，按照相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和報(bào)銷。2.對(duì)于維修費(fèi)用較高的設(shè)備或維修頻率較高的設(shè)備，設(shè)備管理部門應(yīng)進(jìn)行成本分析，提出優(yōu)化建議，如是否需要更換設(shè)備、改進(jìn)設(shè)備使用方式等，以降低維修成本。3.維修費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票和維修清單，經(jīng)設(shè)備管理部門審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)銷。六、共享設(shè)備的盤點(diǎn)與清查（一）定期盤點(diǎn)1.行政管理部門應(yīng)定期組織對(duì)共享設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽查盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)、使用部門等信息，確保賬實(shí)相符。3.在盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)設(shè)備編號(hào)、固定資產(chǎn)卡片等信息，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（二）清查處理1.對(duì)于盤盈的共享設(shè)備，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行登記入賬，并調(diào)整相關(guān)賬目。2.對(duì)于盤虧的共享設(shè)備，應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，按照規(guī)定進(jìn)行核銷；屬于人為損壞或丟失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其按照規(guī)定進(jìn)行賠償。3.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成《共享設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理建議等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。七、共享設(shè)備的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.共享設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無(wú)法滿足工作需要的；因技術(shù)進(jìn)步或業(yè)務(wù)發(fā)展，現(xiàn)有設(shè)備已被淘汰，不再適用的；設(shè)備損壞嚴(yán)重，經(jīng)維修后仍無(wú)法正常使用的；其他原因?qū)е略O(shè)備無(wú)法繼續(xù)使用的。2.對(duì)于擬報(bào)廢的共享設(shè)備，使用部門應(yīng)填寫《共享設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交設(shè)備管理部門。（二）報(bào)廢審批1.設(shè)備管理部門收到《共享設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。2.對(duì)于符合報(bào)廢條件的設(shè)備，設(shè)備管理部門應(yīng)填寫《共享設(shè)備報(bào)廢審批表》，附上相關(guān)鑒定材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的共享設(shè)備，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織處置。處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢拆解等，應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況選擇合適的處置方式，確保資產(chǎn)的合理利用和價(jià)值最大化。2.在處置過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置價(jià)格等信息，并將處置結(jié)果報(bào)公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)于有利用價(jià)值的廢舊設(shè)備零部件，應(yīng)進(jìn)行回收保管，以備后續(xù)維修或再利用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立共享設(shè)備管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、設(shè)備維護(hù)部門和使用部門相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)共享設(shè)備的使用、管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括設(shè)備使用登記情況、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況、設(shè)備操作規(guī)范執(zhí)行情況、設(shè)備維修記錄等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將共享設(shè)備管理納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在共享設(shè)備管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反共