分公司食堂采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范分公司食堂采購(gòu)行為，確保食堂食品及原材料的安全、衛(wèi)生、優(yōu)質(zhì)，保障員工的身體健康，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于分公司食堂所有食品及原材料的采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則確保食品安全原則。嚴(yán)格把控采購(gòu)渠道，杜絕采購(gòu)變質(zhì)、過期、偽劣食品及原材料。性價(jià)比最優(yōu)原則。在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)流程和供應(yīng)商管理，降低采購(gòu)成本。公開透明原則。采購(gòu)過程應(yīng)做到公開、公平、公正，接受分公司相關(guān)部門及員工的監(jiān)督。二、采購(gòu)職責(zé)分工1.食堂管理部門負(fù)責(zé)食堂采購(gòu)計(jì)劃的制定與審核，根據(jù)食堂用餐人數(shù)、菜品安排等因素，合理預(yù)估食品及原材料的需求量，并提交采購(gòu)申請(qǐng)。參與供應(yīng)商的篩選、評(píng)估與管理，協(xié)助采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)談判。對(duì)采購(gòu)的食品及原材料進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求。2.采購(gòu)部門依據(jù)食堂管理部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)實(shí)施工作。尋找、開發(fā)合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。執(zhí)行采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。負(fù)責(zé)采購(gòu)過程中的文件整理與歸檔，包括采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)單、合同等。3.財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付與結(jié)算，對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行審核，確保支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算與分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助控制采購(gòu)成本。4.監(jiān)督部門對(duì)食堂采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)過程符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。受理員工對(duì)采購(gòu)問題的投訴和舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.計(jì)劃制定食堂管理部門應(yīng)根據(jù)分公司員工就餐人數(shù)、季節(jié)變化、菜品調(diào)整等因素，每月末制定次月的食堂采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類食品及原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮庫存情況，避免過度采購(gòu)造成浪費(fèi)，同時(shí)也要確保庫存能夠滿足正常用餐需求。2.計(jì)劃審核采購(gòu)計(jì)劃提交后，由食堂管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購(gòu)數(shù)量的合理性、采購(gòu)時(shí)間的安排等。初審?fù)ㄟ^后，將采購(gòu)計(jì)劃提交至財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購(gòu)計(jì)劃方可生效。3.計(jì)劃調(diào)整如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，食堂管理部門應(yīng)及時(shí)填寫采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并按照原計(jì)劃審核流程進(jìn)行審批。采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)供應(yīng)商，確保采購(gòu)任務(wù)的順利進(jìn)行。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)許可證、生產(chǎn)許可證（如有）等相關(guān)資質(zhì)證明文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、衛(wèi)生狀況等，選擇符合要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估。評(píng)估周期為每季度一次。采購(gòu)部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評(píng)估的依據(jù)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并尋找新的供應(yīng)商替代。3.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的日常表現(xiàn)和考核結(jié)果。如供應(yīng)商出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處罰，直至終止合作。4.供應(yīng)商合作協(xié)議與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。在合作過程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、政策調(diào)整等因素需要變更合作協(xié)議條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)食堂管理部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)食堂管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核后生效。2.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，根據(jù)采購(gòu)物品的性質(zhì)和特點(diǎn)，從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)單應(yīng)明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。采購(gòu)人員收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。3.采購(gòu)談判采購(gòu)部門與候選供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)的采購(gòu)合同。在談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的成本和利潤(rùn)空間，合理運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司利益。談判結(jié)束后，采購(gòu)人員應(yīng)整理談判記錄，形成談判報(bào)告，提交至食堂管理部門和財(cái)務(wù)部門審核。4.采購(gòu)合同簽訂經(jīng)食堂管理部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給食堂管理部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門，以便各部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。在采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.貨物驗(yàn)收食堂管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)的食品及原材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨等問題。7.采購(gòu)付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，審核采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。采購(gòu)付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目清晰。六、采購(gòu)質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定食堂管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合分公司食堂的實(shí)際情況，制定食品及原材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確食品及原材料的外觀、色澤、氣味、口感、營(yíng)養(yǎng)成分、衛(wèi)生指標(biāo)等要求。在采購(gòu)過程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)的食品及原材料符合要求。2.供應(yīng)商質(zhì)量保證要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證證書等。采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真審核供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件，確保其真實(shí)性和有效性。在與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確供應(yīng)商的質(zhì)量保證責(zé)任，要求其對(duì)所提供的產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。如因供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)質(zhì)量把控食堂管理部門應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控，驗(yàn)收人員應(yīng)具備專業(yè)的食品及原材料驗(yàn)收知識(shí)和技能，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。如問題較為嚴(yán)重，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.質(zhì)量跟蹤與反饋采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)質(zhì)量跟蹤機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)的食品及原材料質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評(píng)估。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施改進(jìn)。食堂管理部門應(yīng)收集員工對(duì)食品及原材料質(zhì)量的反饋意見，及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，以便采購(gòu)部門調(diào)整采購(gòu)策略，提高采購(gòu)質(zhì)量。七、采購(gòu)成本控制1.成本預(yù)算編制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)分公司食堂的經(jīng)營(yíng)情況和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括各類食品及原材料的采購(gòu)金額、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等。在編制采購(gòu)成本預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)因素，預(yù)留一定的彈性空間，確保預(yù)算的合理性和可行性。2.采購(gòu)價(jià)格管理采購(gòu)部門應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解各類食品及原材料的價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)談判提供參考依據(jù)。在采購(gòu)談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)，要注意避免單純追求低價(jià)而忽視產(chǎn)品質(zhì)量。建立采購(gòu)價(jià)格比較機(jī)制，定期對(duì)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、性價(jià)比高的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.采購(gòu)成本分析與控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，與采購(gòu)成本預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，找出成本差異原因，并提出改進(jìn)措施。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門提供的成本分析報(bào)告，優(yōu)化采購(gòu)流程，合理調(diào)整采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)時(shí)間，降低采購(gòu)成本。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程中的各項(xiàng)費(fèi)用控制，如運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，通過合理選擇運(yùn)輸方式、優(yōu)化倉儲(chǔ)管理等措施，降低采購(gòu)總成本。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量安全風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，簽訂違約賠償條款等；對(duì)于質(zhì)量安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立追溯體系等；對(duì)于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常變化，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化，給公司造成損失。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)食堂采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)質(zhì)量控制情況、采購(gòu)成本控制情況等。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，監(jiān)督部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.員工監(jiān)督鼓勵(lì)分公司員工對(duì)食堂采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過程中存在違規(guī)行為或質(zhì)量問題，可向監(jiān)督部門投訴舉報(bào)。