互聯(lián)網(wǎng)公司物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資采購、使用、保管等行為，保障公司業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高物資使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件資產(chǎn)、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際工作需要，合理安排物資采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.成本效益原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮物資采購成本、使用成本和維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。3.歸口管理原則：物資管理工作由各歸口管理部門負(fù)責(zé)，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)協(xié)同配合，形成管理合力。4.規(guī)范透明原則：物資采購、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，做到程序規(guī)范、公開透明。二、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月末向歸口管理部門提交次月物資采購計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總各部門采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制公司月度物資采購計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性物資采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急物資采購申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)歸口管理部門審批。如情況緊急，可先電話溝通，事后及時(shí)補(bǔ)辦書面申請(qǐng)手續(xù)。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇歸口管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估和篩選，確定合格供應(yīng)商名單。采購物資時(shí)，應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商名單中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。如有特殊情況需要從非合格供應(yīng)商處采購，需經(jīng)歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說明原因。2.采購實(shí)施采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃或申請(qǐng)表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價(jià)單，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)采購訂單或報(bào)價(jià)單，采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，必要時(shí)追究其違約責(zé)任。3.驗(yàn)收付款物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知?dú)w口管理部門、使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《物資驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或補(bǔ)足貨物。驗(yàn)收合格的物資，由使用部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《入庫單》、采購合同和發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行審核后，辦理付款手續(xù)。三、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.公司物資實(shí)行領(lǐng)用制度，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門物資的領(lǐng)用和管理。2.領(lǐng)用人員憑《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》到歸口管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)，《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.歸口管理部門根據(jù)庫存情況和審批后的《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放物資，并填寫《出庫單》。領(lǐng)用人員應(yīng)對(duì)所領(lǐng)用物資進(jìn)行簽字確認(rèn)。4.對(duì)于價(jià)值較高或使用期限較長的物資，如辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等，應(yīng)建立領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時(shí)間、使用部門、使用人員、歸還時(shí)間等信息。（二）使用規(guī)范1.各部門和使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照物資的使用說明和操作規(guī)程使用物資，確保物資的正常運(yùn)行和使用壽命。2.如發(fā)現(xiàn)物資出現(xiàn)故障或損壞，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告歸口管理部門，并填寫《物資維修申請(qǐng)表》。歸口管理部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，如無法維修或維修成本過高，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)。3.對(duì)于因使用不當(dāng)或保管不善造成物資損壞、丟失的，使用人員應(yīng)照價(jià)賠償。（三）借用管理1.因工作需要借用公司物資的，借用人員應(yīng)填寫《物資借用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到歸口管理部門辦理借用手續(xù)。2.借用人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還借用物資，如需延期借用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如借用物資出現(xiàn)損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。四、物資保管管理（一）倉庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的物資倉庫，配備必要的倉儲(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，確保物資的安全存放。2.倉庫管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收入庫、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等工作，建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況和庫存數(shù)量。3.倉庫應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，防火、防潮、防蟲、防盜等措施到位。物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告歸口管理部門和財(cái)務(wù)部門。（二）庫存盤點(diǎn)1.公司實(shí)行定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)相結(jié)合的庫存盤點(diǎn)制度。定期盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行。2.盤點(diǎn)工作由歸口管理部門組織實(shí)施，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員參與。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，填寫《物資盤點(diǎn)表》。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并提出整改措施和處理意見。4.對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。屬于人為原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的物資。2.因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的物資。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)或修復(fù)后無法正常使用的物資。4.其他符合報(bào)廢條件的物資。（二）報(bào)廢流程1.使用部門或保管部門發(fā)現(xiàn)物資符合報(bào)廢條件后，應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，提出審核意見后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的報(bào)廢物資，由歸口管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行清理和處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等，變賣收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。4.物資報(bào)廢后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)在物資保管臺(tái)賬上核銷，并將相關(guān)資料歸檔保存。六、物資盤點(diǎn)清查（一）盤點(diǎn)清查目的定期對(duì)公司物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保物資賬實(shí)相符，加強(qiáng)物資管理，防止物資丟失、損壞、浪費(fèi)等情況發(fā)生，保障公司資產(chǎn)安全。（二）盤點(diǎn)清查范圍涵蓋公司所有物資，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件資產(chǎn)、固定資產(chǎn)等。（三）盤點(diǎn)清查周期1.年度全面盤點(diǎn)：每年年末進(jìn)行一次全面的物資盤點(diǎn)清查工作。2.季度抽盤：每季度末對(duì)部分重點(diǎn)物資或關(guān)鍵部門的物資進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。3.不定期清查：根據(jù)公司實(shí)際情況，如人員變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整、發(fā)現(xiàn)物資管理異常等，隨時(shí)組織不定期的物資清查。（四）盤點(diǎn)清查步驟1.準(zhǔn)備階段成立盤點(diǎn)清查小組，明確小組成員職責(zé)分工，包括物資清點(diǎn)人員、記錄人員、監(jiān)督人員等。制定盤點(diǎn)清查計(jì)劃，確定盤點(diǎn)清查的范圍、時(shí)間、方法和流程等。準(zhǔn)備盤點(diǎn)清查所需的工具和表格，如盤點(diǎn)表、標(biāo)簽、計(jì)算器等。通知各部門和相關(guān)人員做好盤點(diǎn)清查準(zhǔn)備工作，如清理物資、整理賬目等。2.實(shí)施階段盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息。記錄人員根據(jù)盤點(diǎn)人員提供的信息，認(rèn)真填寫盤點(diǎn)表，確保記錄準(zhǔn)確無誤。監(jiān)督人員對(duì)盤點(diǎn)過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保盤點(diǎn)工作的公正、公平、公開，防止出現(xiàn)弄虛作假等情況。對(duì)于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如物資賬實(shí)不符、損壞丟失、積壓閑置等，及時(shí)記錄并進(jìn)行初步調(diào)查。3.匯總分析階段盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)清查小組對(duì)盤點(diǎn)表進(jìn)行匯總，編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括實(shí)際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、差異數(shù)量及差異原因等。對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，找出物資管理中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，如采購計(jì)劃不合理、庫存管理不善、使用部門浪費(fèi)等。根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，如優(yōu)化采購流程、加強(qiáng)庫存控制、完善物資使用管理制度等。4.處理階段根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告和改進(jìn)措施，對(duì)盤盈、盤虧的物資進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。屬于正常盤盈、盤虧的，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行調(diào)整；屬于人為原因造成的盤盈、盤虧，追究相關(guān)人員責(zé)任。對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的積壓閑置物資，制定處理方案，如調(diào)劑使用、變賣處置等，提高物資使用效率，減少資金占用。將盤點(diǎn)清查結(jié)果和處理情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為公司決策提供依據(jù)。七、物資信息化管理（一）建立物資管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，對(duì)物資的采購、使用、保管、報(bào)廢等全過程進(jìn)行信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.物資采購管理模塊：實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理、采購訂單下達(dá)、合同管理、采購進(jìn)度跟蹤等功能。2.物資庫存管理模塊：實(shí)時(shí)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、庫存位置等信息，支持庫存盤點(diǎn)、庫存預(yù)警等功能。3.物資使用管理模塊：記錄物資的領(lǐng)用、借用、歸還、維修等情況，對(duì)物資使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.物資報(bào)廢管理模塊：辦理物資報(bào)廢申請(qǐng)、審批、處置等業(yè)務(wù)，對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行臺(tái)賬管理。5.報(bào)表統(tǒng)計(jì)模塊：生成各類物資管理報(bào)表，如采購報(bào)表、庫存報(bào)表、使用報(bào)表、報(bào)廢報(bào)表等，為公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供決策支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理1.物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整錄入，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況一致。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和更新。2.加強(qiáng)物資管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識(shí)，防止因誤操作或違規(guī)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或系統(tǒng)故障。3.定期對(duì)物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，以備數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)恢復(fù)使用。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障物資管理工作的正常開展。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購、使用、保管、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和浪費(fèi)現(xiàn)象。2.歸口管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時(shí)，應(yīng)配合審計(jì)部門的審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息。3.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資采購、付款、庫存等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審核和監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立物資管理考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的物資管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括物資采購成本控制、物資使用效率、庫存管理水平、物資保管情況、物資報(bào)廢處理等方面。2.考核評(píng)價(jià)周期為年度，每年末由歸口管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)各部門和相關(guān)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。