教育局文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育局文件管理，確保文件的規(guī)范流轉(zhuǎn)、妥善保管和有效利用，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及下屬學(xué)校在工作中所涉及的各類文件管理。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：教育局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全局文件進(jìn)行統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號(hào)、歸檔和保管。2.及時(shí)高效原則：文件的傳遞、處理要及時(shí)，確保各項(xiàng)工作的順利開展。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件信息不泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.上級(jí)來文：包括黨中央、國(guó)務(wù)院、教育部及上級(jí)黨委、政府等部門下發(fā)的文件。2.本局發(fā)文：教育局制發(fā)的各類文件，如通知、決定、意見等。3.平行文：與其他單位或部門之間往來的文件，如函等。4.下屬學(xué)校文件：下屬學(xué)校上報(bào)的文件及學(xué)校自行制發(fā)的文件。（二）文件編號(hào)1.上級(jí)來文編號(hào)：按照上級(jí)部門的編號(hào)進(jìn)行登記。2.本局發(fā)文編號(hào)：采用“年份+發(fā)文順序號(hào)”的方式。例如，2023年第1號(hào)文件編號(hào)為“教[2023]1號(hào)”。3.平行文編號(hào)：由辦公室根據(jù)發(fā)文順序統(tǒng)一編號(hào)。4.下屬學(xué)校文件編號(hào)：由學(xué)校自行編號(hào)，并報(bào)教育局備案。三、文件收發(fā)（一）收文1.辦公室專人負(fù)責(zé)接收文件，對(duì)收到的文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，檢查文件的完整性和密封性。2.填寫《文件收文登記表》，詳細(xì)記錄文件的來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、日期、份數(shù)等信息。3.對(duì)于緊急文件，要立即送辦公室主任批閱，并按照批示及時(shí)處理。4.一般文件在收文后一個(gè)工作日內(nèi)送辦公室主任批閱，辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和工作分工，及時(shí)批轉(zhuǎn)給相關(guān)科室或人員辦理。（二）發(fā)文1.各科室、直屬單位及下屬學(xué)校需發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)文稿紙》，詳細(xì)注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、正文內(nèi)容、擬稿人、審核人、簽發(fā)人等信息。2.擬稿人負(fù)責(zé)文件的起草，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔。3.科室負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、可行性以及格式的規(guī)范性。4.辦公室對(duì)文件進(jìn)行核稿，主要審核文件的文字表述、格式排版、發(fā)文范圍等是否符合要求。5.經(jīng)審核無誤后，文件送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷，并加蓋教育局公章。7.文件印刷完成后，由專人負(fù)責(zé)登記、分發(fā)。對(duì)于機(jī)要文件，要嚴(yán)格按照機(jī)要文件傳遞程序進(jìn)行處理。四、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。一般分為局領(lǐng)導(dǎo)傳閱、科室負(fù)責(zé)人傳閱、相關(guān)人員傳閱等。（二）傳閱方式1.辦公室將文件放置在專門的文件傳閱夾內(nèi)，按照確定的傳閱范圍依次傳遞。2.傳閱人在收到文件后，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字，并注明傳閱日期。3.傳閱人應(yīng)抓緊時(shí)間閱讀文件，不得積壓，閱畢后及時(shí)將文件退回辦公室。（三）傳閱跟蹤辦公室要對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)提醒傳閱人閱讀文件，確保文件傳閱的時(shí)效性。對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，要及時(shí)了解原因，采取相應(yīng)措施。五、文件辦理（一）承辦1.承辦科室或人員收到批轉(zhuǎn)的文件后，要按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，認(rèn)真組織辦理。2.辦理過程中要明確責(zé)任，落實(shí)到人，確保辦理工作按時(shí)、高質(zhì)量完成。3.對(duì)于涉及多個(gè)科室的文件，主辦科室要主動(dòng)與協(xié)辦科室溝通協(xié)調(diào)，共同做好辦理工作。（二）催辦1.辦公室對(duì)承辦科室或人員的文件辦理情況進(jìn)行催辦，定期了解辦理進(jìn)度。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，要重點(diǎn)催辦，確保辦理工作不延誤。3.承辦科室或人員要及時(shí)向辦公室反饋文件辦理情況，對(duì)于辦理過程中遇到的問題要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)。（三）辦結(jié)反饋1.承辦科室或人員完成文件辦理后，要及時(shí)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給辦公室。2.反饋內(nèi)容要包括文件辦理情況、取得的成效、存在的問題及下一步工作建議等。3.辦公室對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的，要退回承辦科室或人員重新辦理。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.上級(jí)來文：包括具有保存價(jià)值的各類文件、資料。2.本局發(fā)文：本局制發(fā)的各類正式文件、重要會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.平行文：與其他單位或部門往來的重要文件。4.下屬學(xué)校上報(bào)的重要文件及學(xué)校自行制發(fā)的具有代表性的文件。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件，在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行定期備份。七、文件保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.文件按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及本局重要決策、政策法規(guī)、歷史資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。一般性文件、業(yè)務(wù)文件等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，要及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。八、文件查閱與借閱（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱文件，可到文件檔案室查閱。查閱前應(yīng)填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱時(shí)間、查閱人等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。3.查閱機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，履行審批手續(xù)，查閱后及時(shí)歸還。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本局文件，須持單位介紹信，經(jīng)教育局辦公室主任批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不超過一周，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。歸還時(shí)要認(rèn)真檢查文件的完整性，如有損壞或丟失，要照價(jià)賠償。九、文件保密（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.文件檔案室要安裝必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密的文件，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定知悉范圍。（二）保密責(zé)任1.文件管理人員要嚴(yán)格遵守保密