收發(fā)件登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司收發(fā)件管理，確保文件、資料、物品等的收發(fā)準(zhǔn)確、及時、安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）職責(zé)1.行政部門負責(zé)公司收發(fā)件的統(tǒng)一管理，包括設(shè)立收發(fā)件登記臺賬，配備必要的收發(fā)設(shè)備。負責(zé)各類文件、資料、包裹等的接收、登記、分發(fā)、保管和歸檔工作。定期對收發(fā)件情況進行統(tǒng)計和分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。2.各部門明確本部門的收發(fā)件聯(lián)系人，負責(zé)與行政部門對接本部門的收發(fā)件事宜。及時領(lǐng)取屬于本部門的文件、資料等，對收到的物品進行妥善保管和使用。配合行政部門做好收發(fā)件管理的相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。3.員工個人遵守公司收發(fā)件管理規(guī)定，在收到個人郵件、包裹等時，及時到行政部門辦理登記手續(xù)。不得私自接收、扣留公司的文件、資料等，如有特殊情況需及時向行政部門說明。二、收文管理（一）文件接收1.行政部門指定專人負責(zé)文件接收工作，接收時應(yīng)檢查文件的包裝是否完好，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時與寄件方聯(lián)系。2.對于機要文件、重要資料等，應(yīng)嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定進行接收和處理，確保文件安全。3.接收的文件應(yīng)包括但不限于公司外部發(fā)來的函件、通知、報告、合同、協(xié)議等，以及公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)的文件。（二）登記編號1.收到文件后，接收人員應(yīng)立即在收發(fā)件登記臺賬上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)、密級等。2.為每份文件賦予唯一的編號，編號規(guī)則為：年份（四位）+月份（兩位）+流水號（三位），如202305001。3.在文件首頁右上角加蓋“收文登記章”，注明收文日期和編號。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，行政部門及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對于一般性文件，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件發(fā)送給相關(guān)人員，并在收發(fā)件登記臺賬上注明分發(fā)情況。3.對于重要文件、機密文件等，應(yīng)采用專人送達的方式，并要求接收人在簽收單上簽字確認。4.分發(fā)文件時，應(yīng)填寫文件分發(fā)清單，清單內(nèi)容包括文件編號、名稱、分發(fā)部門、接收人等，分發(fā)清單一式兩份，一份留存行政部門，一份交接收部門或人員。（四）文件保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管區(qū)域，對接收的文件進行分類存放，確保文件存放有序、便于查找。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件類別、年份、月份等進行歸檔，建立紙質(zhì)檔案。對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和備份，確保文件的完整性和可查閱性。3.定期對文件進行整理和盤點，檢查文件的保管情況，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（五）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的編號、名稱、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的文件供查閱人員查閱，并在文件查閱登記表上記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出保管區(qū)域，不得對文件進行涂改、損壞等操作。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還行政部門。4.對于機密文件、重要文件等，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。三、發(fā)文管理（一）文件起草1.公司各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，語言表達應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.起草文件時，應(yīng)明確文件的主題、目的、內(nèi)容、發(fā)送范圍等，確保文件具有針對性和可操作性。3.文件起草完成后，起草部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量。審核通過后，在文件上簽字確認，并提交行政部門進行編號和排版。（二）編號排版1.行政部門收到起草部門提交的文件后，按照發(fā)文編號規(guī)則為文件賦予編號，并進行排版。2.排版時應(yīng)注意文件格式的規(guī)范性，包括字體、字號、行距、頁邊距等，確保文件美觀、易讀。3.在文件首頁左上角加蓋“發(fā)文單位”印章，在右上角注明文件編號、密級等。（三）審核簽發(fā)1.文件排版完成后，行政部門將文件提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核簽發(fā)。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，提出修改意見或建議。3.經(jīng)審核通過的文件，由領(lǐng)導(dǎo)簽字簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽字后，文件即生效。（四）文件印發(fā)1.行政部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，進行文件印發(fā)工作。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件份數(shù)進行打印、裝訂，并加蓋“發(fā)文日期章”。對于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，并通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件發(fā)送給相關(guān)部門或人員。3.在文件印發(fā)過程中，應(yīng)注意文件的保密性，確保文件在傳遞過程中不被泄露。（五）文件存檔1.文件印發(fā)完成后，行政部門應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版進行存檔。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照文件類別、年份、月份等進行歸檔，建立紙質(zhì)檔案。電子文件應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和備份，確保文件的完整性和可查閱性。3.定期對文件進行整理和盤點，檢查文件的存檔情況，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。四、郵件及包裹管理（一）郵件接收1.公司員工收到外部郵件時，應(yīng)及時到行政部門辦理登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括郵件編號、寄件人、收件人、郵件主題、郵件內(nèi)容摘要、收到日期等。2.行政部門接收郵件后，應(yīng)按照郵件的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類存放，對于重要郵件、緊急郵件等，應(yīng)及時通知收件人。3.對于掛號信、特快專遞等需要簽收的郵件，行政部門應(yīng)安排專人簽收，并在簽收單上簽字確認。（二）包裹接收1.公司收到外部包裹時，行政部門應(yīng)檢查包裹的外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應(yīng)及時與寄件方聯(lián)系。2.接收包裹時，應(yīng)在收發(fā)件登記臺賬上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括包裹編號、寄件人、收件人、包裹內(nèi)容、重量、體積、收到日期等。3.對于貴重物品包裹、易碎物品包裹等，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保物品安全。（三）郵件及包裹分發(fā)1.行政部門根據(jù)郵件及包裹的收件人信息，及時將郵件及包裹分發(fā)給相關(guān)員工。2.對于一般性郵件及包裹，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件發(fā)送通知，要求收件人到行政部門領(lǐng)取。對于重要郵件及包裹，應(yīng)采用專人送達的方式，并要求收件人在簽收單上簽字確認。3.分發(fā)郵件及包裹時，應(yīng)填寫郵件及包裹分發(fā)清單，清單內(nèi)容包括郵件及包裹編號、名稱、分發(fā)部門、接收人等，分發(fā)清單一式兩份，一份留存行政部門，一份交接收部門或人員。（四）郵件及包裹保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的郵件及包裹保管區(qū)域，對接收的郵件及包裹進行分類存放，確保郵件及包裹存放有序、便于查找。2.定期對郵件及包裹進行整理和盤點，檢查郵件及包裹的保管情況，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對于長時間無人領(lǐng)取的郵件及包裹，行政部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如退回寄件方或進行妥善保管。（五）郵件及包裹查閱1.公司員工因工作需要查閱郵件及包裹時，應(yīng)填寫郵件及包裹查閱申請表，注明查閱郵件及包裹的編號、名稱、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.行政部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的郵件及包裹供查閱人員查閱，并在郵件及包裹查閱登記表上記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱郵件及包裹，不得擅自將郵件及包裹帶出保管區(qū)域，不得對郵件及包裹進行涂改、損壞等操作。查閱完畢后，應(yīng)及時將郵件及包裹歸還行政部門。五、特殊情況處理（一）文件丟失或損壞1.如果發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，行政部門應(yīng)立即組織查找，查明原因。2.對于重要文件、機密文件等，如無法找回，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的補救措施，如重新起草文件、補辦相關(guān)手續(xù)等。3.對造成文件丟失或損壞的責(zé)任人，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）郵件及包裹延誤或丟失1.如果郵件及包裹出現(xiàn)延誤或丟失情況，行政部門應(yīng)及時與快遞公司或寄件方聯(lián)系，了解情況并要求解決。2.對于重要郵件及包裹，如因延誤或丟失給公司造成損失的，應(yīng)要求快遞公司或寄件方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.及時向相關(guān)部門或人員通報郵件及包裹延誤或丟失情況，做好解釋和安撫工作。（三）緊急文件處理1.對于緊急文件，行政部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急處理程序，優(yōu)先進行登記、分發(fā)和傳遞。2.通知相關(guān)部門和人員及時查閱和處理緊急文件，確保文件得到及時有效的落實。3.在緊急文件處理過程中，應(yīng)做好記錄，跟蹤文件的處理進度和結(jié)果。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對收發(fā)件登記臺賬進行檢查，核實收發(fā)件記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢查文件、郵件及包裹的保管情況，確保物品存放安全、有序。3.對各部門的收發(fā)件管理工作進行抽查，了解制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門不定期對收發(fā)件管理工作進行抽查，檢查制度執(zhí)行的嚴格性和規(guī)范性。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）考核評價1.將收發(fā)件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的收發(fā)件管理工作進行考核評價。2.考