房地產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及下屬各部門在房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)、銷售、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指房地產(chǎn)檔案是指公司在房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司房地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架保管公司各部門形成的檔案。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持，編制檔案檢索工具和參考資料。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，對(duì)形成的檔案進(jìn)行分類整理，定期向綜合管理部門移交。3.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，參與檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)項(xiàng)目前期資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證等。2.工程建設(shè)資料：工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理合同、工程設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工報(bào)告等。3.銷售與客戶資料：商品房預(yù)售許可證、銷售合同、客戶檔案（包括客戶基本信息、購(gòu)房合同、付款記錄、交房記錄等）、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.物業(yè)管理資料：物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、物業(yè)維修記錄、小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備檔案等。5.公司行政文件：公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等與房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交綜合管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其有機(jī)聯(lián)系，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為項(xiàng)目前期檔案、工程建設(shè)檔案、銷售與客戶檔案、物業(yè)管理檔案、行政文件檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。（三）檔案安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被搶。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率高、具有重要參考價(jià)值的檔案適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供利用，提高檔案利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)工作需要。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)制件”章，并注明出處。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的可讀性和可管理性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的使用、維護(hù)和更新制度，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案的利用與安全1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)公司