東莞圖書館物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)東莞圖書館物料管理，規(guī)范物料采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的流程，確保物料供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和合理性，提高圖書館資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東莞圖書館內(nèi)所有物料的管理，包括但不限于辦公用品、圖書資料、設(shè)備器材、文具用品、清潔用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理安排物料采購，避免浪費(fèi)和積壓。2.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，盡量降低采購成本和庫存成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全物料管理制度和流程，明確各部門職責(zé)，確保物料管理工作規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對在物料管理工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定物料采購計(jì)劃，根據(jù)圖書館需求和庫存情況，提出采購申請。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量和價格水平。3.組織物料采購談判，簽訂采購合同，確保采購合同的條款符合圖書館利益。4.跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向采購部門提交物料使用申請，明確物料的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物料的驗(yàn)收和使用管理，對領(lǐng)用物料的質(zhì)量和使用情況負(fù)責(zé)。3.協(xié)助采購部門對采購物料進(jìn)行驗(yàn)收，及時反饋物料質(zhì)量問題。4.定期清理本部門庫存物料，避免積壓和浪費(fèi)，對不再使用的物料及時退回倉庫。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)物料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物料的安全和完整。2.建立物料庫存臺賬，及時記錄物料的出入庫情況，定期盤點(diǎn)庫存，做到賬實(shí)相符。3.對庫存物料進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。4.負(fù)責(zé)庫存物料的安全管理，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購費(fèi)用的報銷憑證，確保費(fèi)用支出符合財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。2.對物料采購成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督物料采購資金的使用情況，確保資金安全。三、物料采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作任務(wù)和物料庫存情況，填寫《物料采購申請表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各使用部門的采購申請后，結(jié)合圖書館整體物料庫存水平和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，進(jìn)行綜合分析，制定月度物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。3.在制定采購計(jì)劃時，采購部門應(yīng)充分考慮物料的市場供應(yīng)情況、價格波動趨勢以及庫存周轉(zhuǎn)率等因素，合理安排采購數(shù)量和時間，避免過度采購或采購不足。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等，建立供應(yīng)商檔案。對供應(yīng)商檔案應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。對于重要物料或長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂書面采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核指標(biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或終止合作。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商，向其發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到《采購訂單》后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并在規(guī)定的時間內(nèi)回復(fù)采購部門。如供應(yīng)商對訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再確認(rèn)訂單。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)跟蹤訂單進(jìn)展情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊原因需要變更訂單內(nèi)容或延遲交貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并取得相關(guān)部門的批準(zhǔn)。4.物料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好收貨準(zhǔn)備。倉庫管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物料驗(yàn)收工作，確保物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等與采購訂單一致。5.驗(yàn)收合格的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《物料入庫單》，并將物料存放到指定的倉庫位置。驗(yàn)收不合格的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。（四）采購資金管理1.采購資金應(yīng)按照圖書館財務(wù)制度進(jìn)行管理，?？顚Ｓ?。采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門在審核采購費(fèi)用報銷憑證時，應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行把關(guān)，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合法、合規(guī)。對不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。3.采購部門應(yīng)定期對采購資金的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金使用過程中存在的問題，提高資金使用效率。四、物料庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的到貨信息后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物料驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。2.驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物料入庫單》上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收情況?！段锪先霂靻巍窇?yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)采購部門留存，一聯(lián)財務(wù)部門記賬。3.物料入庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時將物料存放到指定的倉庫位置，并按照物料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。4.倉庫管理部門應(yīng)建立物料入庫臺賬，詳細(xì)記錄物料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫臺賬應(yīng)定期與采購部門的采購記錄進(jìn)行核對，確保賬賬相符。（二）存儲管理1.倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、干燥、清潔環(huán)境，確保物料不受潮、變質(zhì)、損壞。倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存物料存在的問題。2.對有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、化學(xué)危險品、貴重物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體周期]，盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《物料盤點(diǎn)報告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。4.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)庫存物料有損壞、變質(zhì)、過期等情況，倉庫管理部門應(yīng)及時清理，并填寫《物料報廢申請表》，報相關(guān)部門批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。（三）發(fā)放管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用物料時，應(yīng)填寫《物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)《物料領(lǐng)用申請表》進(jìn)行物料發(fā)放，發(fā)放人員應(yīng)認(rèn)真核對領(lǐng)用物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。發(fā)放后，應(yīng)在《物料領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)，并更新物料庫存臺賬。3.倉庫管理部門應(yīng)建立物料發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄物料的發(fā)放日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放臺賬應(yīng)定期與物料庫存臺賬進(jìn)行核對，確保賬賬相符。4.對于貴重物品、限量發(fā)放的物料，倉庫管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放管理，實(shí)行審批制度，確保物料的安全和合理使用。五、物料使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和方法使用物料，不得擅自改變物料用途或挪作他用。2.對領(lǐng)用的物料應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。如因使用不當(dāng)或保管不善造成物料損壞、丟失的，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.使用部門應(yīng)定期對本部門領(lǐng)用物料的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決物料使用過程中存在的問題，提高物料使用效率。4.對不再使用的物料，使用部門應(yīng)及時清理，并退回倉庫管理部門。退回的物料應(yīng)保持完好無損，如有損壞應(yīng)注明原因。（二）監(jiān)督檢查1.圖書館應(yīng)定期對各部門物料使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物料領(lǐng)用、使用、保管、退回等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.對違反物料使用管理制度的部門和個人，圖書館將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如批評教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰等。六、物料報廢管理（一）報廢條件1.物料已超過使用期限，且無法正常使用的。2.物料因損壞、變質(zhì)、老化等原因，已無法修復(fù)或無修復(fù)價值的。3.因圖書館業(yè)務(wù)調(diào)整、設(shè)備更新等原因，不再使用且無轉(zhuǎn)讓價值的物料。（二）報廢申請與審批1.倉庫管理部門或使用部門發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的物料后，應(yīng)填寫《物料報廢申請表》，詳細(xì)說明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《物料報廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)報廢，應(yīng)在《物料報廢申請表》上簽字確認(rèn)，并下達(dá)報廢處理通知。（三）報廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時進(jìn)行清理，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于