上墻制度-采購管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。效益原則：以最低的采購成本獲取滿足公司需求的貨物和服務，實現(xiàn)公司效益最大化。公平公正原則：采購過程中應公平對待所有供應商，確保采購活動的公正性。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定采購計劃和預算，根據(jù)公司需求進行采購活動。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部門的日常管理工作。制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益。協(xié)調與其他部門的關系，解決采購過程中的爭議。對采購人員進行培訓和考核。采購專員根據(jù)采購計劃執(zhí)行采購任務，尋找合適的供應商。收集供應商信息，進行供應商初步評估。與供應商溝通采購需求，下達采購訂單。跟進采購訂單的交付情況，及時反饋問題。協(xié)助采購主管進行采購合同的簽訂和管理。2.其他相關部門需求部門負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。參與采購供應商的評估和選擇。協(xié)助采購部門進行采購合同的驗收工作。財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。參與采購合同的審核，確保合同付款條款合理。負責采購款項的支付和賬務處理。質量部門負責對采購物品或服務的質量進行檢驗和驗收。參與供應商的評估和選擇，提供質量方面的意見和建議。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核。對于金額較小的采購申請，由采購主管審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司領導審批。審批通過后，采購部門開始進行采購操作。3.供應商選擇與評估采購專員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、產品樣本、報價單等資料。采購部門組織相關人員（如需求部門、質量部門等）對供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應商進行商務談判，就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行協(xié)商。談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同經(jīng)采購主管審核后，提交公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)。審核通過后的采購合同，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。5.采購訂單下達采購專員根據(jù)簽訂的采購合同，制作《采購訂單》，明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等?！恫少徲唵巍方?jīng)采購主管審核后，發(fā)送給供應商。6.采購訂單跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，了解生產進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商未能按時交貨或出現(xiàn)質量問題，及時與供應商協(xié)商解決，并向采購主管匯報。根據(jù)交貨期臨近情況，適時對供應商進行催貨，確保貨物按時交付。7.到貨驗收采購物品到貨前，采購專員通知需求部門和質量部門做好驗收準備。貨物到貨后，由質量部門按照合同約定的質量標準進行檢驗，需求部門進行數(shù)量和規(guī)格驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，參與驗收人員簽字確認。如驗收不合格，采購部門負責與供應商協(xié)商退換貨、補貨或索賠等事宜。8.采購付款采購部門根據(jù)驗收合格的《驗收報告》和采購合同，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。《付款申請單》經(jīng)采購主管審核后，提交財務部門。財務部門審核《付款申請單》及相關憑證后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部門每年年底根據(jù)公司下一年度的經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，編制采購預算草案。采購預算草案應包括各類采購項目的預計金額、采購時間、采購數(shù)量等詳細信息。采購預算草案經(jīng)財務部門審核、公司領導審批后，作為下一年度采購工作的依據(jù)。2.采購預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經(jīng)財務部門審核、公司領導審批后，方可進行調整。3.采購預算監(jiān)控與分析財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。采購部門每月對采購預算執(zhí)行情況進行分析，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施，確保采購預算的有效執(zhí)行。五、供應商管理1.供應商開發(fā)采購部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，制定供應商開發(fā)計劃。通過多種途徑尋找潛在供應商，如參加行業(yè)展會、網(wǎng)絡搜索、供應商推薦等。對潛在供應商進行初步調查和評估，收集相關資料，建立供應商信息庫。2.供應商評估與選擇采購部門定期組織對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。評估方式可采用實地考察、問卷調查、樣品檢測、數(shù)據(jù)分析等多種方法。根據(jù)評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。3.供應商考核采購部門建立供應商考核機制，定期對供應商進行考核?？己酥笜税ń回浖皶r性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。4.供應商關系維護采購部門與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，加強雙方的合作與交流。及時解決與供應商之間的問題和糾紛，維護良好的合作關系。關注供應商的發(fā)展動態(tài)，適時調整合作策略，實現(xiàn)互利共贏。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場價格波動風險，可采用簽訂長期合同、套期保值等方式進行防范。對于供應商違約風險，加強供應商管理，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。對于質量風險，加強質量檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證承諾。對于法律風險，加強合同審核，確保采購活動合法合規(guī)。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控。當風險指標出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行處理。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：采購物品或服務的實際采購價格與預算價格的差異。采購質量：采購物品或服務的質量符合合同要求的程度。采購效率：采購訂單的處理時間、交貨期等指標。供應商管理：供應商的開發(fā)、評估、考核等工作的成效。內部滿意度：需求部門對采購工作的滿意度。2.評估方法定期收集采購相關數(shù)據(jù)，如采購發(fā)票、驗收報告、供應商評價表等。采用定量分析與定性分析相結合的方法，對采購績效進行評估。與采購人員的績效考核掛鉤，