公司檔案建立與管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的檔案管理工作，包括但不限于行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案的建立、整理、保管、查閱、借用、銷毀等環(huán)節(jié)。職責(zé)分工1.檔案管理部門：負責(zé)檔案管理制度的制定、修訂和完善，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中統(tǒng)一管理公司各類重要檔案。2.各部門：負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和初步保管，指定專人負責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案建立檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、印章管理、證照管理等相關(guān)文件資料。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、入職離職資料、勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎懲記錄等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)預(yù)算與決算等各類財務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型不同分為市場營銷檔案（如客戶資料、市場調(diào)研報告、營銷活動策劃與執(zhí)行記錄等）、項目管理檔案（項目立項、進度跟蹤、驗收報告等）、技術(shù)研發(fā)檔案（研發(fā)項目文檔、技術(shù)資料、專利申請文件等）、生產(chǎn)運營檔案（生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制記錄、設(shè)備維護檔案等）等。檔案收集1.各部門：按照檔案分類標準，定期收集本部門在日常工作中形成的各類文件資料，確保檔案收集的及時性和完整性。文件資料形成后，承辦人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)資料移交至部門檔案管理人員。2.檔案管理部門：負責(zé)收集總部各部門及分支機構(gòu)應(yīng)統(tǒng)一歸檔的檔案，以及其他需要集中管理的重要檔案。對于涉及多個部門的綜合性檔案，由主辦部門負責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。檔案整理1.分類編號：檔案管理人員對收集到的檔案進行分類，按照類別編制檔案編號，確保每份檔案都有唯一的標識。編號應(yīng)遵循簡潔明了、便于記錄和查詢的原則。2.裝訂排序：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保頁面整齊。按照文件形成時間或邏輯順序進行排序，編制頁碼，以便快速定位查閱。對于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類編號進行命名存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便檢索。3.編目錄入：編制檔案目錄，記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實際檔案內(nèi)容一致。檔案保管保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具（如檔案柜、檔案架等），對紙質(zhì)檔案進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等安全防護措施。2.電子檔案：采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份存儲。電子檔案應(yīng)存儲在獨立的服務(wù)器上，并設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止電子檔案被非法篡改或丟失。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。保管期限1.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系等重要文件資料，如公司章程、股東會議決議、年度財務(wù)審計報告等。長期保管：對公司運營管理有一定重要性，保存期限較長的檔案，如人事檔案、業(yè)務(wù)合同、項目檔案等。短期保管：在一定時期內(nèi)有參考價值，但保管期限較短的檔案，如一般性文件、臨時性報表等。2.定期鑒定：檔案管理部門每年應(yīng)組織對到期檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，根據(jù)檔案的實際價值和保管期限進行審核，提出鑒定意見。對確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀。檔案查閱查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。涉及多個部門的檔案查閱，需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人會簽后，方可查閱。2.外部查閱因工作需要，外部單位或個人查閱公司檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。檔案管理部門應(yīng)對查閱人員的身份和查閱目的進行嚴格審核，查閱過程中應(yīng)指定專人陪同，確保檔案安全。涉及公司機密檔案的查閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽署保密協(xié)議后方可查閱。查閱程序1.提出申請：查閱人員按照上述查閱權(quán)限規(guī)定填寫《檔案查閱申請表》，提交給相關(guān)審批人。2.審批：審批人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，簽署同意或不同意的意見。3.查閱登記：檔案管理部門對批準的查閱申請進行登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。4.查閱服務(wù)：檔案管理人員按照查閱申請，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進行拍照、復(fù)印、掃描等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.查閱完畢：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后辦理查閱注銷手續(xù)。檔案借用借用范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借用檔案，但必須嚴格按照本制度規(guī)定的程序辦理借用手續(xù)。涉及公司機密檔案的，原則上不得借用。如確因特殊情況需要借用的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。借用程序1.提出申請：借用人員填寫《檔案借用申請表》，注明借用檔案名稱及編號、借用期限、借用目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，提交檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門負責(zé)人對借用申請進行審核，對于涉及重要檔案或借用期限較長的申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：審批通過后，檔案管理部門對借用申請進行登記，記錄借用日期、借用人員姓名、所在部門、借用檔案名稱及編號、借用期限等信息，并向借用人員發(fā)放檔案。4.借用期限：檔案借用期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借用期限，借用人員應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.歸還檔案：借用人員應(yīng)在借用期限屆滿后及時歸還所借檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案銷毀銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)過鑒定小組鑒定，確認為無效或不應(yīng)繼續(xù)保存的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。銷毀程序1.提出申請：檔案管理部門定期清理庫存檔案，對擬銷毀的檔案進行造冊登記，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對《檔案銷毀申請表》進行審核，簽署同意銷毀的意見。對于涉及公司重要機密或敏感信息的檔案銷毀申請，需報公司總經(jīng)理批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)長期保存。檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類編目、權(quán)限設(shè)置、查詢統(tǒng)計、借閱管理、備份存儲等功能，確保檔案信息的安全、便捷和高效利用。數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員：負責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)更新：隨著檔案的不斷形成和變更，檔案管理人員應(yīng)及時對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新維護，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案內(nèi)容一致。信息安全1.權(quán)限管理：通過檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制對檔案信息的訪問。用戶只能訪問其被授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息，確保檔案信息的安全性。2.數(shù)據(jù)備份：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并采用加密存儲等方式確保備份數(shù)據(jù)的安全。同時，要定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.安全審計：建立檔案信息化管理系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。監(jiān)督與檢查定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、借用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)以書面形式通報各部門，并要求存在問題的部門限期整改。專項檢查根據(jù)公司實際情況或上級部門要求，檔案管理部門可組織開展專項檔案管理檢查工作，對特定類型的檔案或檔案管理的特定環(huán)節(jié)進行深入檢查。專項檢查結(jié)束后，應(yīng)形成專項檢查報告，提出改進建議和措施，推動公司檔案管理工作不斷完善。責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露或其他檔案管理事故的部門和個人，公司將