外貿(mào)客戶與庫存管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，規(guī)范外貿(mào)客戶的開發(fā)、維護(hù)以及庫存管理，提高公司運(yùn)營效率，降低經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：始終將滿足客戶需求、提高客戶滿意度作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。2.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)對外貿(mào)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的風(fēng)險識別、評估與控制，確保公司利益不受損失。3.協(xié)同合作原則：各部門之間應(yīng)密切配合、協(xié)同工作，形成高效的業(yè)務(wù)流程和團(tuán)隊協(xié)作機(jī)制。4.規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則：各項業(yè)務(wù)操作應(yīng)遵循既定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作質(zhì)量和效率。二、外貿(mào)客戶管理（一）客戶開發(fā)1.市場調(diào)研銷售部門應(yīng)定期開展國際市場調(diào)研，收集目標(biāo)市場的行業(yè)動態(tài)、客戶需求、競爭對手信息等，為客戶開發(fā)提供依據(jù)。關(guān)注國際經(jīng)濟(jì)形勢、政策法規(guī)變化等因素對公司業(yè)務(wù)的影響，及時調(diào)整市場策略。2.客戶信息收集通過多種渠道收集潛在客戶信息，包括但不限于行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、商務(wù)社交活動、行業(yè)協(xié)會推薦等。詳細(xì)記錄客戶的基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求、采購偏好等，建立客戶信息檔案。3.客戶拜訪與溝通根據(jù)客戶信息，制定拜訪計劃，安排銷售人員與潛在客戶進(jìn)行面對面溝通。在拜訪過程中，充分了解客戶需求，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)優(yōu)勢，建立初步合作意向。定期與客戶保持溝通，通過郵件、電話、即時通訊工具等方式，及時傳遞公司最新信息，維護(hù)客戶關(guān)系。4.客戶評估與篩選對收集到的客戶信息進(jìn)行評估，從客戶規(guī)模、信用狀況、采購能力、合作意愿等方面進(jìn)行綜合分析。篩選出具有合作潛力的優(yōu)質(zhì)客戶，作為重點(diǎn)開發(fā)對象，制定針對性的開發(fā)策略。（二）客戶維護(hù)1.客戶關(guān)系管理建立客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，對客戶信息進(jìn)行動態(tài)管理和跟蹤。定期對客戶進(jìn)行分類，根據(jù)客戶的重要程度、合作頻率等因素，將客戶分為A、B、C三類，實(shí)施差異化管理。對于A類重點(diǎn)客戶，安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，提供個性化的服務(wù)和解決方案；對于B類客戶，保持定期溝通，維護(hù)良好合作關(guān)系；對于C類客戶，根據(jù)實(shí)際情況適時進(jìn)行回訪，挖掘合作機(jī)會。2.客戶投訴處理設(shè)立專門的客戶投訴渠道，確保客戶投訴能夠及時反饋到公司相關(guān)部門。接到客戶投訴后，應(yīng)立即響應(yīng)，了解投訴原因和具體情況，記錄詳細(xì)信息。組織相關(guān)部門對投訴問題進(jìn)行分析和處理，制定解決方案，并在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)客戶。對客戶投訴處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤和評估，確保問題得到徹底解決，避免類似問題再次發(fā)生。3.客戶滿意度調(diào)查定期開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對公司產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期等方面的滿意度。通過問卷調(diào)查、電話訪談、在線評價等方式收集客戶反饋意見，對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計和分析。根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，制定改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化公司產(chǎn)品和服務(wù)，提高客戶滿意度。（三）客戶信用管理1.信用評估建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進(jìn)行全面評估。評估內(nèi)容包括客戶的財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況、信用記錄、行業(yè)口碑等。收集客戶的信用信息，可通過第三方信用評級機(jī)構(gòu)、銀行征信系統(tǒng)、行業(yè)協(xié)會等渠道獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)信用評估結(jié)果，為客戶確定信用等級和信用額度。信用等級分為優(yōu)秀、良好、一般、較差四個等級，信用額度根據(jù)客戶的信用等級和經(jīng)營規(guī)模等因素進(jìn)行設(shè)定。2.信用監(jiān)控定期對客戶的信用狀況進(jìn)行監(jiān)控，關(guān)注客戶的經(jīng)營變化、財務(wù)狀況波動等情況。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況出現(xiàn)異常，應(yīng)及時采取措施，如暫停發(fā)貨、要求客戶提供擔(dān)保、調(diào)整信用額度等，防范信用風(fēng)險。3.應(yīng)收賬款管理加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的管理，明確應(yīng)收賬款的責(zé)任部門和責(zé)任人。建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的金額、賬齡、客戶信息等，及時跟蹤賬款回收情況。制定應(yīng)收賬款催收政策，根據(jù)賬齡長短采取不同的催收措施。對于逾期賬款，應(yīng)及時發(fā)出催款通知，與客戶溝通協(xié)商還款事宜；對于長期拖欠賬款的客戶，必要時可通過法律途徑解決。三、庫存管理（一）庫存規(guī)劃1.需求預(yù)測銷售部門應(yīng)結(jié)合市場調(diào)研、歷史銷售數(shù)據(jù)、客戶訂單等信息，對產(chǎn)品需求進(jìn)行預(yù)測。定期召開需求預(yù)測會議，與采購部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保需求預(yù)測的準(zhǔn)確性。2.安全庫存設(shè)定根據(jù)產(chǎn)品的采購周期、生產(chǎn)周期、市場需求波動等因素，設(shè)定合理的安全庫存水平。安全庫存應(yīng)既能滿足市場突發(fā)需求，又能避免庫存積壓，降低庫存成本。3.庫存周轉(zhuǎn)率目標(biāo)設(shè)定制定庫存周轉(zhuǎn)率目標(biāo)，明確各產(chǎn)品的庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)要求。通過優(yōu)化庫存管理，提高庫存周轉(zhuǎn)率，減少庫存資金占用，提高公司資金使用效率。（二）庫存采購1.采購計劃制定采購部門根據(jù)需求預(yù)測和庫存狀況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的交貨期、價格波動等因素，確保采購計劃的可行性和合理性。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商評估體系，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進(jìn)行綜合評估。選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與之建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取措施進(jìn)行改進(jìn)或更換。3.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。在簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）庫存入庫1.入庫驗收倉庫管理部門在收到采購的貨物后，應(yīng)及時組織入庫驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否與采購合同一致。對驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。對驗收不合格的貨物，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退貨或換貨手續(xù)。2.庫存分類存放根據(jù)產(chǎn)品的類別、規(guī)格、型號等因素，對庫存貨物進(jìn)行分類存放。劃分不同的存儲區(qū)域，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于貨物的查找和管理。遵循先進(jìn)先出原則，確保庫存貨物的質(zhì)量。（四）庫存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計劃制定倉庫管理部門定期制定庫存盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時間、人員安排等。盤點(diǎn)計劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門，確保各部門做好準(zhǔn)備工作。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計劃，組織盤點(diǎn)人員對庫存貨物進(jìn)行逐一清點(diǎn)。在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真記錄貨物的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時查明原因，記錄差異情況，并編制盤點(diǎn)差異報告。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理根據(jù)盤點(diǎn)差異報告，分析差異產(chǎn)生的原因，提出處理意見。對于因人為原因?qū)е碌牟町?，?yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；對于因系統(tǒng)錯誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對庫存進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。（五）庫存控制1.庫存預(yù)警設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)，如最低庫存、最高庫存、安全庫存等。當(dāng)庫存水平接近或超出預(yù)警指標(biāo)時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)部門采取措施。2.庫存優(yōu)化定期對庫存結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，評估各類產(chǎn)品的庫存合理性。根據(jù)市場需求變化和銷售情況，及時調(diào)整庫存策略，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，減少滯銷庫存，提高庫存周轉(zhuǎn)率。3.庫存損耗管理加強(qiáng)對庫存貨物的保管和維護(hù)，減少庫存損耗。制定庫存損耗控制標(biāo)準(zhǔn)，對庫存損耗進(jìn)行統(tǒng)計和分析，查找原因，采取措施降低損耗率。四、信息溝通與協(xié)作（一）部門間信息共享1.建立信息共享平臺搭建公司內(nèi)部信息共享平臺，如ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息實(shí)時共享。在信息共享平臺上，設(shè)置不同的權(quán)限和角色，確保信息的安全性和保密性。2.定期信息通報銷售部門應(yīng)定期向采購部門、倉庫管理部門等通報客戶訂單情況、市場需求變化等信息。采購部門應(yīng)及時向銷售部門、倉庫管理部門反饋采購進(jìn)度、供應(yīng)商情況等信息。倉庫管理部門應(yīng)定期向銷售部門、采購部門報告庫存狀況、出入庫情況等信息。（二）跨部門協(xié)作機(jī)制1.建立跨部門項目小組對于重大外貿(mào)項目或涉及多個部門的業(yè)務(wù)事項，成立跨部門項目小組。明確項目小組的職責(zé)和分工，制定項目工作計劃和時間表，確保項目順利推進(jìn)。2.定期召開跨部門會議定期召開跨部門會議，如周會、月會等，及時溝通業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。在跨部門會議上，各部門應(yīng)匯報工作進(jìn)展、提出問題和建議，共同商討解決方案，形成協(xié)同工作機(jī)制。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計定期開展內(nèi)部審計工作，對外貿(mào)客戶管理和庫存管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督。檢查各項制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.日常監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工的日常工作監(jiān)督，確保各項工作按照制度要求執(zhí)行。設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對重點(diǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）考核制度1.考核指標(biāo)設(shè)定制定外貿(mào)客戶管理和庫存管理的考核指標(biāo)體系，包括客戶開發(fā)數(shù)量、客戶滿意度、庫存周轉(zhuǎn)率、庫存準(zhǔn)確率等指標(biāo)。根據(jù)不同部門的職責(zé)和工作重點(diǎn)，設(shè)置相應(yīng)的考核權(quán)重，確保考核指標(biāo)的科學(xué)性和合理性。2.考核周期考核周期分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要對當(dāng)月工作任務(wù)完成情況進(jìn)行考核；季度考核在月度考核的基礎(chǔ)上，對季度工作業(yè)績進(jìn)