案例分析目錄17.網(wǎng)絡(luò)入侵者……..10218.貫徹誰的要求….10519.辦理一封來信，保護(hù)桂林風(fēng)景………….109跑題………………115主持人為何“罷工〞……….118中共中央一支筆——胡喬木……..121香格里拉案例….127硅谷的秘書……..136楊修之死…………140小玉求職秘書素養(yǎng)某汽車配件公司聘文秘，要求品貌端正，大專畢業(yè)，年齡在20-28歲，男女不限。要略懂電腦操作，曾從事人事管理工作，能講流利的廣州話及普通話，懂英文或日語〔最好是外語學(xué)院畢業(yè)〕。某首飾廠聘秘書，大專以上學(xué)歷，有良好英語能力和熟悉電腦者，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，有獨(dú)立處事能力，能與人融洽相處。小玉把一那么又一那么的招聘廣告從頭到尾，越看越泄氣。各種招聘秘書的廣告，對應(yīng)聘的涉外秘書要求很具體，她僅有年齡和容貌是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。經(jīng)過幾天的認(rèn)真考慮，小玉決定報考秘書職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校，繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高自己的素質(zhì)。

1.男女都可以當(dāng)秘書。20世紀(jì)70年代以來，世界女性秘書迅猛增長，日本女性秘書占絕對優(yōu)勢，美國的秘書大軍，低層次的女性秘書竟占90%以上，法國女性秘書也占了半邊天。于是有人預(yù)言，將來的秘書是女性的世界。其實(shí)，日本的中、高級秘書，男性占90%以上。這五那么招聘秘書的廣告，也有60%是男女不限的。男女秘書各有優(yōu)勢：女秘書性格溫和，舉止文雅，富有人情味，善于交際，工作耐心、細(xì)致、辦事謹(jǐn)慎；而男性秘書精明干練，辦事能力強(qiáng)，思想活潑，處事果斷，能吃苦耐勞。企業(yè)需要男性或女性秘書，完全可以按工作需要而定。2.要有較強(qiáng)的文化和專業(yè)素質(zhì)。五那么招聘廣告都毫不例外地要求應(yīng)征秘書工作者要有大專以上學(xué)歷。要求應(yīng)征者懂一門外語，有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，諳熟資料分類存檔，懂得電腦操作，等等?！痉治觥款I(lǐng)導(dǎo)測評秘書二十題秘書素養(yǎng)在領(lǐng)導(dǎo)的心目中秘書怎樣才算合格？美國著名的管理學(xué)家K?亞歷克?麥肯齊在其所著?時間管理?一書中，提出20道測評題目：1.秘書知道你在組織中的職責(zé)范圍和全部活動嗎？他是否了解你的目標(biāo)和意向？以及怎樣將目標(biāo)和意向同組織的總目標(biāo)結(jié)合？2.假設(shè)你離開機(jī)關(guān)3~4周，你是否深信你的秘書仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理你的公事和私事？3.他是幫助你安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使你如期踐約，一切都不用你催促和煩神？他本人是不是一個很會安排自己時間的人？4.如果別人不提醒他，他能否主動執(zhí)行和堅決完成人交給他的工作？5.他對待你的同事、來訪者和客戶是否有禮貌？他能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎？

6.他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎？他能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考？他能否經(jīng)常采用新的方法來改進(jìn)你的工作和他自己的工作？他是否能制訂新的工作制度或工作程序？他的工作有條理嗎？7.他是一個機(jī)智的人嗎？他能否主動地解決一些問題而不麻煩你？他害怕困難嗎？8.他能否提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率？他能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件？他能否及時地從其他領(lǐng)導(dǎo)處取來你正需要的文件？9.他所具備的秘書根本技能(例如文件歸檔、速記、和聽電話的態(tài)度〕是否無可指責(zé)？10.他在危急關(guān)頭是否沉著？在緊急狀態(tài)下是否冷靜？當(dāng)你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍能平靜地像平常那樣繼續(xù)工作？

16.他是否不計時間地將每天的工作做完？他是否根據(jù)需要自愿在夜間或周末加班？17.他能否像管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委托給別人，并催促他人完成？18.在你沒有插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事？19.他能否記住一些重要日期〔如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等〕，代你為上級、家庭或顧客安排好慶?；顒?？20.在調(diào)研工作中他是否稱職？如能否收集資料、調(diào)查某件事情的經(jīng)過，并寫出有關(guān)事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報告等？

一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述屈指算來，我的秘書生涯有近三年時間了。三年來，從一名秘書專業(yè)畢業(yè)生成長為一名文字秘書業(yè)務(wù)骨干，其中的甘苦，決不是只言片語可以表白的?，F(xiàn)在追憶起來，給我磨礪時機(jī)最多的是1998年上半年。那時，區(qū)政府剛換屆不久，新一屆區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)班子成員大局部來自基層，對他們來說還有一個“適應(yīng)〞的過程，區(qū)政府辦公室的文字工作任務(wù)也異常繁重。

當(dāng)時，政府辦公室Z主任剛從基層調(diào)任過來，原秘書科W科長晉升為分管文字秘書業(yè)務(wù)的副主任；辦公室兩名秘書中，另一位幾個月前才從教育系統(tǒng)轉(zhuǎn)崗過來，因而一些重要的文字業(yè)務(wù)便“歷史〞地落在我的肩上。這對一年半以來以前還是某大學(xué)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的我來說，既是一個難得的機(jī)遇，又是不小的挑戰(zhàn)。其中有一天，對我來說，挑戰(zhàn)實(shí)在太大了。那是1998年3月中旬的一個星期一。上周因W副主任要趕在星期日下午外出開會，我倆便在周末加了一天半班交L副區(qū)長審閱。星期一上午上班時，我感覺比較輕松，因?yàn)閰^(qū)政府和辦公室領(lǐng)導(dǎo)都沒有向我交辦任何事項，看來，上午只要將L副區(qū)長的講話稿交文印室印發(fā)，我就逍遙無事了?？墒?，當(dāng)我到L副區(qū)長辦公室取講話稿時，他指出：文稿大體上可以，但有兩局部要作些修改，另外要增加一段內(nèi)容，并囑我在當(dāng)天下午下班之前再交他審閱一遍。

令來如山倒，我趕緊著手修改。到八點(diǎn)半前后，Z主任找到我，說剛剛接到市里的，市委督查組本周內(nèi)要來我區(qū)開展小康區(qū)建設(shè)工作督查，在星期三上午下班之前要先報送一個關(guān)于小康區(qū)建設(shè)的綜合性匯報材料。我區(qū)小康建設(shè)起步較早，從1991年開始部署到1997年根本建設(shè)小康區(qū)，前后歷時六年多。而我在1996年才參加工作，要獨(dú)立完成這一綜合性匯報材料，必須查閱大量資料，并爭取有關(guān)部門的支持。于是我遵照Z主任的意見，打電話找到區(qū)農(nóng)經(jīng)委、統(tǒng)計局、檔案局等部門的有關(guān)負(fù)責(zé)同志，落實(shí)好數(shù)據(jù)、材料等資料平源，還找出一堆自己平時搜集的區(qū)內(nèi)外相關(guān)資料。等我心里有一點(diǎn)譜、準(zhǔn)備著手?jǐn)M稿時，已近十點(diǎn)鐘了。我把提綱交Z主任敲定后，正要請區(qū)長審查，區(qū)長剛好放下話筒，對我說：“小石，我們一道到C鎮(zhèn)看看合資企業(yè)的情況，現(xiàn)在就走。〞

區(qū)長在C鎮(zhèn)H鎮(zhèn)的引導(dǎo)下，先后考察了五家合資企業(yè)。每到一處，區(qū)長都認(rèn)真聽取企業(yè)有關(guān)批示，或就企業(yè)負(fù)責(zé)人的匯報，深入生產(chǎn)現(xiàn)場詢問產(chǎn)銷情況，并作出有關(guān)批示，或就企業(yè)開展提出一些指導(dǎo)性意見。這些，我都盡快、盡詳?shù)赜浟讼聛怼Ｏ挛缥妩c(diǎn)十分左右，已過下班時間了，L副區(qū)長才從會場出來，回到辦公室。我從他那兒取回講話稿，在文字上稍加處理，便交給文印室付印，并組織幾名同事裝訂。待講話稿裝訂完畢，中央電視臺的?新聞聯(lián)播?節(jié)目已結(jié)束了。我草草了頓工作餐，仍舊回辦公室，準(zhǔn)備起草那份匯報材料。我泡了一杯有些發(fā)苦的濃茶，抱上那堆尺把高的資料，將自己關(guān)在小會議室里，專心致志地起草那個“大塊頭〞文稿，累了喝上一大口濃茶，困了抽上一支香煙，餓了便沖一碗方便面。到初稿結(jié)束時，已近次日凌晨三點(diǎn)。那種如釋重負(fù)的感覺實(shí)在太讓人感動，以至于好長時間以后，我都難以忘懷。那一天，從早上七點(diǎn)四十進(jìn)辦公室，至次日凌晨三點(diǎn)鐘放下筆，期間大約十九個小時，我?guī)缀醵际翘幱诰o張的工作狀態(tài)。放在平時，肯定是W副主任負(fù)責(zé)修改L副區(qū)長的那篇講話稿；肯定是W副主任陪區(qū)長下鄉(xiāng)視察；肯定是由W副主任主筆起草這個“大塊頭〞文稿，我只會充當(dāng)個“配角〞罷了?，F(xiàn)在再回想那天的“拼命三郎〞狀，真的缺乏一提，因?yàn)樵谡畽C(jī)關(guān)的文字秘書工作中，類似這樣的情形實(shí)在太多了。我又記起，曾有人以“一杯茶、一支煙、一張報紙看半天〞之類的刻薄話來形容機(jī)關(guān)工作的“清閑〞，事實(shí)上，就我的秘書經(jīng)歷而言，幾乎每一天都是繁忙而有價值的。

【分析】從這個案例可以看出秘書應(yīng)具備的根本素質(zhì)：1.秘書必須具有不辭辛勞、自我犧牲、無私奉獻(xiàn)的精神，做到早上班，晚下班，節(jié)假日常加班。只有這樣，才能適應(yīng)緊張而繁忙的工作需要。輕輕松松、舒舒服服，按部就班，是當(dāng)不好秘書的。秘書必須具有很強(qiáng)的文字表達(dá)能力，會撰寫各種文字材料，包括匯報稿、講話稿和新聞稿，等等。3.秘書必須具有快速成文的過硬工夫，做到下筆成文，出手成章。只有這樣，才能適應(yīng)工作時效性強(qiáng)的特殊要求。4.秘書必須具有良好的身心健康，具有強(qiáng)健性的體魄，頑強(qiáng)的意志，堅韌的毅力，良好的心理承受能力。

女秘書工作——典型的一日important蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解成功并沒有絕對的保證，不過繼續(xù)不斷的進(jìn)修并增進(jìn)自己的技能與條件，那么是絕對必要的。作為一位進(jìn)修秘書課程的專校夜校生而言，對其行業(yè)的進(jìn)階應(yīng)有旺盛的事業(yè)心。她接受要求,詳述她一天的工作實(shí)況，以供有志從事秘書工作者對辦公室內(nèi)的各項活動，所遭遇的問題與突發(fā)事件以及秘書必須面臨的職責(zé)有一個較清晰的觀念。她的看法幾乎與凱勒女士的上述一席話不約而同。蘇珊說：“當(dāng)我擔(dān)任速記員的工作時，我的日常工作較易描述，現(xiàn)在我所擔(dān)任的責(zé)任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我覺察我日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過典型的情況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會見事宜、接聽、準(zhǔn)備行程表〔我的上司經(jīng)常做業(yè)務(wù)旅行〕、處理郵件以及各項交辦事項。〞蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時，她擔(dān)任該公司營業(yè)部經(jīng)理邁克先生及廣告部經(jīng)理懷特先生兩人的執(zhí)行秘書已有一年半的時間。她已接獲通知，將升任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理，并且當(dāng)她訓(xùn)練杜娜小姐擔(dān)任懷特經(jīng)理的秘書而獨(dú)立作業(yè)時，即行生效。蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說明一位秘書典型的一日。這一天，邁克經(jīng)理已因公出差，而懷特經(jīng)理正準(zhǔn)備遠(yuǎn)行。蘇珊告訴我們：“這是典型的一日，兩位經(jīng)理同時出差是常有的事。時間正好相近，這一天確實(shí)相當(dāng)忙，致使我速記了一些文件，準(zhǔn)備過幾天再行謄正。〞蘇珊一天工作實(shí)錄〔辦公時間從上午9：00到下午5：00，中間有1小時午餐時間，兩次咖啡小憩各15分鐘〕。8：30抵達(dá)辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理懷特經(jīng)理辦公室及檢查邁克經(jīng)理辦公室。8：55檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請懷特經(jīng)理簽名。完成信稿放入簽名卷夾中，置于懷特經(jīng)理案頭?！残偶巳绱松髦靥幚?，以免他人窺視〕9：15拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，懷特經(jīng)理到達(dá)辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠(yuǎn)離，公差兩星期。向懷特經(jīng)理報到，聽寫時，兩度因而中斷，然后繼續(xù)做筆記。回到辦公桌后，回復(fù)一緊急。請杜娜小姐聽第二個。她正接受訓(xùn)練，一旦我擔(dān)任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理后，即將為懷特經(jīng)理工作。懷特經(jīng)理把他的旅行方案交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示快樂。懷特經(jīng)理當(dāng)面囑咐如有需要可找她幫助，以完成交辦事項，因?yàn)樗牢疫€得替邁克經(jīng)理做不少事。9：50回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)在懷特經(jīng)理辦公室接聽的。撿出必須由懷特經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊要的待復(fù)函件，摘記幾項待辦事項，俟第二件郵件到來再處理。接聽幾通，其中一通為一位盛怒的客戶B先生打來的，他要求與邁克經(jīng)理直接講話，他不相信邁克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉(zhuǎn)問明原委，并應(yīng)允他立即查明，盡快打告訴他。10：10決定前往征信所，核對B先生的帳目，請杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴懷特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時無法查對，容許中午以前打告訴我。10：20回到辦公桌，記下征信所午前會來，不然，我應(yīng)打去問?？Х刃№瑫r間，但已無法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支賬的方法。杜娜小姐回來后，將準(zhǔn)備交由她接替的工作：復(fù)制文件、校對、正式信件的打法、推銷員所報費(fèi)用數(shù)字的核對等，一一交代。杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點(diǎn)清，當(dāng)她交錢給懷特經(jīng)理時也將當(dāng)面點(diǎn)清，這一點(diǎn)很重要。一旦點(diǎn)清無訛，以后再有過失就無須負(fù)責(zé)。10：40開始謄清懷特經(jīng)理口授信件。文書中心來說，他們?yōu)閼烟亟?jīng)理打的推銷業(yè)務(wù)會議議程表，因?yàn)槭旅?，無法如期在今天完成。我決定無論如何明天一定要做完〔我通常都較實(shí)際需要時間提前幾天，以防臨時趕不及，但我并沒有明白告訴他們〕。11：10打好數(shù)封信函請懷特經(jīng)理簽名，并影印其中局部信函，我在他辦公室時，懷特經(jīng)理接聽一通私人，決定提早于3：00，而不是原定的5：00動身，因此，我至少必須在2：30左右為他準(zhǔn)備好應(yīng)帶的公事包。11：15回到辦公桌，打三通分別通知同仁，將原定4：00召開的會議提前到2：00。懷特經(jīng)理應(yīng)帶的文件幾乎都已備齊，為了慎重起見再檢查一遍，并通知杜娜小姐作實(shí)地見習(xí)。征信所來，告知客戶B先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回復(fù)B先生。一面打，一面教杜娜小姐留心為懷特經(jīng)理所準(zhǔn)備應(yīng)帶的文件。與B先生通，他似乎很滿意。將經(jīng)過記下準(zhǔn)備告知邁克經(jīng)理，并將這種作業(yè)程序告知杜娜小姐，當(dāng)我的上司遠(yuǎn)行其間我都將所有重要電話，訪客談話摘要記錄以及函件也做札記。懷特經(jīng)理的公文包已準(zhǔn)備妥當(dāng)，只等最后一份資料。11：45整理檔案并與同人開會后，開始處理邁克經(jīng)理的信件，他希望當(dāng)天能知道來信大致內(nèi)容。懷特經(jīng)理提早離開辦公室去進(jìn)午餐，當(dāng)他經(jīng)過我的辦公室時，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再由他簽名，我的案頭始終準(zhǔn)備好一本筆記簿。翻開空白的一頁，以備不時之需。將備忘錄立即謄正。并置于懷特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內(nèi)。第二批郵件到達(dá)，很快地過目一遍，其中有一件需要懷特經(jīng)理立即注意，從檔案中找到有關(guān)資料附于來信之后，一并置于懷特經(jīng)理辦公桌上的“速件〞卷夾內(nèi)。12：15正準(zhǔn)備在辦公桌進(jìn)食三明治時，接待員通知一位客戶要見邁克經(jīng)理，假設(shè)邁克經(jīng)理此時尚在辦公室，照例會留訪客進(jìn)午餐，于是決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調(diào)查部門的高先生，一并邀他同桌進(jìn)食，請來客在訪客名薄上簽名。杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改變方案，暫時照顧一下我的辦公桌，留一便條與懷特經(jīng)理，告知他我去何處。1：15重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代為送客。將進(jìn)餐時與客戶談話要點(diǎn)記下，留供邁克經(jīng)理參考，并將來客姓名記入訪客名單中。杜娜小姐將她接聽的告訴我，即去進(jìn)餐。并說在半小時內(nèi)回辦公室。1：30懷特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急來信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，問他假設(shè)我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。1：40將緊急信件謄正，請懷特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其辦公包中。檢查是否有致邁克經(jīng)理緊急郵件，其中有一封須于晨間轉(zhuǎn)寄資料時一并轉(zhuǎn)致，在懷特經(jīng)理離開后立刻準(zhǔn)備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥懷特經(jīng)理的最后資料。2：00懷特經(jīng)理的三位同事到達(dá)辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐那么招呼所有的，使我們不致受到干擾。2：20三位同事離去，懷特經(jīng)理希望盡快將會議記錄謄正，討論一些其他事項。2：30重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會議中所作的筆錄，告訴她如果有少數(shù)的字看不清不必?fù)?dān)憂，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問的字句圈記出來，一并來問我。將懷特經(jīng)理的公文包準(zhǔn)備妥帖。2：45答復(fù)杜娜小姐所提出的會議筆錄上的幾個疑點(diǎn)，她開始謄正。繼續(xù)處理第二批來信，并備妥寄給邁克經(jīng)理的資料。3：00懷特經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時而且諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。接到邁克經(jīng)理的長途，他將延后兩天回來，并囑轉(zhuǎn)告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報給原先約好會面的某些客戶，邁克經(jīng)理希望立即寄給他已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。3：15觀察杜娜小姐謄正我的筆錄的速度，已接近完成。告訴她完成后盡可以休息了。打給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無人可派，與營業(yè)部兩位領(lǐng)班〔邁克經(jīng)理也是他們的上司〕聯(lián)系，能否派兩位打字員來，一位說很難幫助，另一位說3：30之后可能派出兩位打字小姐。一切準(zhǔn)備妥當(dāng)，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說明所有的資料必須在今晚付郵。如果他們中任何一位必須5：00離開，現(xiàn)在就告訴我，以便找人替手。兩人都說可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。3：45交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進(jìn)行工作，我把杜娜小姐的初稿復(fù)核一遍并作少數(shù)更動之后，也參加工作。4：00工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時信是給懷特經(jīng)理的，一封今晚即行轉(zhuǎn)寄，另一封我自己可以處理。4：15接獲通知說兩位客人來拜訪邁克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種干擾，但是必須去見他們。正準(zhǔn)備去招呼他們時，兩位借調(diào)來的打字員中有一位告訴我，她不習(xí)慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設(shè)法撫慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫字臺旁邊，一方面以告訴接待員說，我稍遲幾分鐘便來，并請她打給營業(yè)部門的一位領(lǐng)班暫時招呼一下來訪的客人。重新?lián)嵛苛舜蜃謫T，告訴她我了解她的感受，并請她可安心工作，不要在心理上受到干擾。假設(shè)在她必須離開的時刻而沒能做完，我并不責(zé)怪她，于是這位打字員重新去打字。我那么前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪客交談，而我那么招呼另外一位，并將他們的來意記錄下來，以便轉(zhuǎn)告邁克經(jīng)理。4：40鈴響，原來是懷特經(jīng)理從機(jī)場打來的，他忘了一件必須攜帶的重要包裹〔我不覺自言自語地說：“哦！真糟糕！〞〕，所幸離他起飛時間還早，我希望能趕得及送給他。立即打到西聯(lián)信差效勞處，告訴他們時間急迫，他們?nèi)菰S在5：00之前派人來辦公室，將包裹交與接待員，并且告訴她西聯(lián)公司即將派人來取。4：45一位打字員已完成她的緊急任務(wù)，我們一塊兒校對后，我問她能否接替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐將2：00的會議記錄用復(fù)寫紙打字謄清，因?yàn)檫@是密件不能假手于打字員。打告訴母親我會晚一些吃晚飯，7：00左右才能到家。也照顧杜娜小姐及兩位打字員打回家。5：00接待員來，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣。兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在5：25離開辦公室。對于她們的全力幫助而致謝意，并記下來明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。5：30辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理會議記錄的謄清稿。當(dāng)她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存邁克經(jīng)理的封袋的原因。會議筆錄原稿將送給懷特經(jīng)理。當(dāng)杜娜小姐清理她的寫字臺，并在她的日歷上記下明天待辦事項之際，我急速趕辦邁克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。6：15接懷特經(jīng)理，說信差已將包裹送到。杜娜小姐問我還需要幫助的事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把他記在行事歷上作為明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時間已晚，我仍然把許多“應(yīng)辦事項〞記在行事歷上，以便打給文書中心有關(guān)心特經(jīng)理交辦之事。蘇珊為我們述說這個典型的星期四活動日程時，說：“不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我以為我必須時時有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生。〞我們問她：“蘇珊，你能不能舉出兩項使你得以沉著不迫地忙過這個‘典型’的一天的秘訣？〞她略一沉思，接著答復(fù)說：“我想第一是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動自發(fā)的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作。〞請你答復(fù)看了“女秘書工作——典型的一日〞后的問題：蘇珊是什么學(xué)歷？她的工作經(jīng)歷是怎樣的？蘇珊上班先干什么？下班前做什么？蘇珊是怎樣接聽和打出？蘇珊是怎樣處理信函的？蘇珊是怎樣接待來訪者的？蘇珊是怎樣安排惠特經(jīng)理出差的？蘇珊是怎樣處理出差在外的麥克經(jīng)理的事務(wù)的？蘇珊是怎樣對待杜娜小姐的？蘇珊是怎樣對待其他同事的？通過這個案例的學(xué)習(xí)，你對秘書職業(yè)有何認(rèn)識，有什么感想？

飯店經(jīng)理秘書的一天“超豪華〞飯店位于美國肯特市頓橋鎮(zhèn)一個美麗的廣場——圣安廣場附近。這是一個非常現(xiàn)代化的飯店，它有100個雙人房間和60個單人房間，所有房間都裝有、電視機(jī)、空調(diào)機(jī)和電腦，并附有現(xiàn)代化的浴室。飯店雖裝飾得華美堂皇，但也處處透出舊時的豪華。這里有兩個餐廳，其中一個對外部客人開發(fā)。飯店附有休息室、電視會議室、禮品小賣部等，并且有公共的地址網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。因?yàn)樗且粋€豪華級旅館網(wǎng)的成員之一，所以它與屬于這一往來的其他飯店可以用電腦互聯(lián)網(wǎng)直接聯(lián)系，客人們可住在任何一個飯店而直接向網(wǎng)絡(luò)中其他飯店訂房間。這里有完善的會議效勞設(shè)施，一個大會議事可以召開大型會議或聚會，并有一些工作用的房間和小會客室。除此以外，它的停車場也可以同時容納100輛汽車。在這封信的空白處，經(jīng)理用他潦草的字跡指示說；“已訂好215房間，請趕快寫信答復(fù)拉羅夫顯示。費(fèi)用為每人每天15英鎊，外加效勞費(fèi)15%，包括導(dǎo)游費(fèi)用。星期五晚上已訂燭光室。〞看到這些指示后，瑪麗計算了大概的費(fèi)用，走到計算機(jī)旁，草擬了一封給拉羅夫先生的回信。上午，瑪麗小姐還安排了其他幾項客座?？咸乜ぢ殬I(yè)女子聯(lián)合會秘書蘇妮姬來信要求提供150至180人年度聚餐會的場所。為舉行娛樂活動，要求提供一架鋼琴和演員化裝間。經(jīng)理指示希望落實(shí)餐桌布置以及酒類供給的問題〔飯店提供，還是客人自己帶來〕，要求瑪麗提前一星期安排與蘇妮姬的約會。納桑國際公司要在這里召開一次會議，約有30名代表出席。房間的安排很傷腦筋：有些人要帶夫人同來；有些人愿意兩人和住房間；而另一些人那么堅持要單人房間。上午，格羅烏經(jīng)理收到了老朋友約翰的信。約翰是飯店的前任經(jīng)理，現(xiàn)已調(diào)任巴黎飯店經(jīng)理。他發(fā)現(xiàn)那里的會議設(shè)施不夠豪華級標(biāo)準(zhǔn)，希望格羅烏找一些頓橋飯店的材料寄去。當(dāng)然，格羅烏先生只是向瑪麗口述了信的大概內(nèi)容，具體措辭要瑪麗自己去斟酌。1.了解一下電子計算機(jī)在飯店管理中的作用、價錢等情況，找一些有關(guān)這方面的書。2.給韋恩夫人寫一個備忘錄，告訴她可以考慮換用新型的被褥，因?yàn)樵S多家庭已居使用了。要求韋恩夫人準(zhǔn)備一個有關(guān)材料。3.專門為旅館的會議設(shè)施寫一個廣告。4.貝克小姐代表電腦操作員提出工作時間太長的書面抗議。要瑪麗與她們談一下，準(zhǔn)備一個勞資關(guān)系的報告，看看是否要參加，到哪里才能找到適宜的人選。

經(jīng)理走后，瑪麗就專注于這些調(diào)查報告，顯然，它們都要耗相當(dāng)多的時間和精力才可能完成。然而她的工作常常被一些其他的事情岔斷，因?yàn)樵诮?jīng)理外出的情況下，她要負(fù)責(zé)與經(jīng)理有關(guān)的應(yīng)答?，旣惖墓ぷ魇欠泵Φ?，但她為自己的工作感到自豪。她是這家飯店的“老〞秘書了，曾經(jīng)為三位經(jīng)理效勞，他們都很賞識她的工作能力和效勞熱情。今天，瑪麗非?？鞓罚?yàn)楦窳_烏在口述給前任經(jīng)理約翰的復(fù)信中，再次感謝他留下了這么一位好秘書。比方，納桑國際公司的秘書打來，對公司會議的安排提出五點(diǎn)特殊要求：一位發(fā)言者要8毫米規(guī)格的幻燈機(jī)；9號的會議要用錄像設(shè)備；主席的夫人需要特殊的食譜；宴會上首席的女士們需要鮮花；宴會前要找一個攝影師拍照?，旣惏堰@些要求記錄在案，留交經(jīng)理明天處理。

雖然這是一個外國飯店經(jīng)理秘書工作的案例，但它對我國飯店經(jīng)理秘書的工作仍有借鑒意義。1.飯店經(jīng)理秘書必須具有良好的記憶力。從本案例可以看出，飯店經(jīng)理秘書的工作是繁雜而瑣碎的。其根本任務(wù)是：處理來往信件、應(yīng)答與來訪、聽取經(jīng)理指示、草擬文書與信件、安排約會與客人住宿、文件和信件的存檔管理，以及協(xié)調(diào)辦公室各種事務(wù)。此外，秘書還要完成經(jīng)理臨時交辦的其他事項。所有這些，光靠腦子記是不行的，因主再好的記憶力也會有失誤，而秘書小小的失誤，就可能導(dǎo)致一場災(zāi)難。有經(jīng)驗(yàn)的秘書決不僅僅相信自己的記憶，而總是隨身帶一個記事本，把各種事項隨時記下來。隨著科技的開展，現(xiàn)在有“商務(wù)通〞、“文曲星〞、“小秘書〞之類的電子記憶工具，秘書更要學(xué)會使用，以彌補(bǔ)自己記憶力的缺乏。

[分析]2.飯店經(jīng)理秘書必須提高辦事效率。從本案例可以看出，飯店經(jīng)理秘書的工作頭緒繁多，如果不注意統(tǒng)籌安排、科學(xué)運(yùn)籌，就可能降低辦事效率，造成誤時誤事。聰明的秘書，總是根據(jù)事情的輕重緩急，把它們分成A、B、C三類，先完成最緊急、最重要的A類事項，再完成比較急、比較重要的B類事項，最后完成一般性的C類事項。這樣，就可以防止遺忘和延誤重要而緊急的事項，大大提高工作效率。飯店經(jīng)理秘書必須善于運(yùn)籌時間。對于秘書來說，時間是她的惟一資本。如果能夠合理地利用時間，哪怕從每一小時中擠出幾分鐘，累積起來，就能從一星期中擠出可觀的幾小時。將它用來學(xué)習(xí)，擴(kuò)展自己的知識和才能，就能不斷提高自己的工作效率。下面提幾點(diǎn)節(jié)約時間的建議：一是有效地利用你的桌子和抽屜。除了手頭正做的工作之外，決不要在桌子上亂堆放各種材料。最好用一些分類的活頁夾存放你暫時不處理的文件，依次放在抽屜里備用。二是有條不紊地工作。盡量把一些準(zhǔn)備工作做好，以免幾件事情擠在一起，造成手忙腳亂。同時，要熟悉本單位各部門的情況，以便于歸口辦理。三是安排方案要考慮到實(shí)際情況，并留不余地，準(zhǔn)備好應(yīng)急措施。四是善于和同事合作。如果你的同事為了一件限期完成的工作在加班，要盡量去幫助，決不能一下班就不管別人。這樣，當(dāng)你遇到難處時就一定會得到別人的幫助與合作從而提高工作效率。華盛頓與秘書的對話秘書工作的好壞要以是否讓領(lǐng)導(dǎo)人滿意為標(biāo)準(zhǔn).什么時候領(lǐng)導(dǎo)人需要,什么時候秘書就要開始工作.在為領(lǐng)導(dǎo)工作效勞的過程中，既有瑣碎的日常事務(wù)，又有繁重的突擊性任務(wù)，而且事事都與領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)，都領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)的表達(dá)。因此秘書人員一定要有勤奮的工作作風(fēng)，具體表達(dá)在四個方面：一是腿勤。要多深入基層，了解情況。在秘書崗位上，看得多，聽得多，見識廣，但往往容易眼高手低。因此多到基層了解情況，不但可以廣泛接觸群眾，而且還可以克服眼高手低的“秘書職業(yè)病〞。要大膽地問，直到弄清楚為止，不能有所顧慮。多問是為了多了解信息，有利于工作。三是手勤。要勤記錄，勤整理，勤寫作。秘書要養(yǎng)成隨手做記錄的習(xí)慣。四是眼勤。這里包括兩層意思：一要多看文件、資料、書、雜志，接受各種信息；【分析】二是要在待人接物、參加會議、傾聽別人發(fā)言時，多觀察周圍情況，注意會場動態(tài)、群眾情緒等等，只有這樣才能獲取大量的、有用的信息。華盛頓的秘書與勤奮相反，而是懶散。他連起碼的按時上下班都不能堅持，更談不上有勤奮的工作作風(fēng)了。這樣的秘書被領(lǐng)導(dǎo)人“炒魷魚〞是毫不奇怪的。歷經(jīng)四代的輔政元老古代秘書古代用人，歷來都是一朝天子一朝臣.但三國時的劉放和孫資卻歷經(jīng)四代而不衰，當(dāng)權(quán)者不疑，同事者不妒，終其一生而未離權(quán)臣之位。這在中國歷史上不能不說是一個例外。漢末政治污濁，民不堪命。外有黃巾之起，內(nèi)有董卓之亂。董卓誅后，朝政仍然擅亂，矜功爭權(quán)，互相攻擊，不可一日。曹操挾天子以令諸侯，置秘書令，典尚書奏事。秘書一詞由此而起。公元205年，曹操任劉放為主簿記室，后與孫資俱為中秘書郎.曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘書為中書，任劉放為中書監(jiān)，孫資為中書令，并加級晉爵，賜爵劉放關(guān)內(nèi)侯；三年后又晉爵劉放魏壽亭侯，孫資關(guān)內(nèi)侯。文帝死后，明帝明帝曹睿于公元227年即位，尤見寵任。故同加散騎常侍，晉爵劉放西鄉(xiāng)侯，孫資樂陽亭侯。明帝死后齊王曹芳于公元240年即位，以劉放、孫資決定大謀，加官晉爵幾近于一身。直到嘉平二、三年，劉放、孫資相繼逝世，分別謚敬侯、貞侯。劉放、孫資在輔政工作中有“四不〞：一是能力高超而不狂。在漢末群雄并起，勝負(fù)難分之際，劉放縱觀天下，便已看出“廢興不理〞明確“去就之分〞。劉放善寫文章，朝中詔命，多為劉放所為。明帝青龍元年〔公元233年〕，孫吳遣將招誘公孫淵，明帝欲檄討之，滿朝大臣多以為不可，獨(dú)有孫資胸有成竹，主張檄討，果獲全勝。劉放、孫資文韜武略，可謂全才，每每加功晉爵。但他們深知古之至戒；“大臣太重者國危，左右太親者身蔽〞，故從不以此為榮，始終以常人自詡。二是品行卓越而不顯。劉放孫資既為中書監(jiān)、令，“內(nèi)圖御冠之計，外觀廟勝之劃〞，往往都出自劉放、孫資二人。一般踞此參政大業(yè)者，往往多借此作為進(jìn)身之階，竊為“專利〞，甚至忘乎所以，飛揚(yáng)跋扈，以示顯赫。而劉、孫二人卻從大局出發(fā)，“功高而居之以讓，勢尊而守之以卑〞，提出“動群眾，舉大事，宜與群下共之；既以示明，且于探求為廣諒是每逢朝臣會議，劉放、孫資也很少先談自己的見解，多半都讓其他同僚各抒己見，然后〞擇其善者推成之，終不顯已之德。〞不表現(xiàn)自己，不嘩眾取寵。三是處事寬容而不偏。在一個群體之中，上至朝廷，下至黎庶，總有一些問題認(rèn)識不一，或發(fā)生分歧，或意見不合，甚至互相攻訐，導(dǎo)致成見。劉放、孫資從不偏執(zhí)一端，亦不介入此類爭持之中。在他們的調(diào)解之下，很多矛盾都得到化解。四是待人以誠而不虛。劉放、孫資既在朝中日進(jìn)，毀譽(yù)之聲亦日有所聞。有的無端妒害，有的構(gòu)造謗端，怨隙甚重。但他們從不計較，亦終無恨意。終使敵對者漸服，主動求釋宿憾。劉、孫二人認(rèn)為，倘使針鋒相對，陷入無聊的人事糾紛中，即使不兩敗俱傷，也會無端消耗精力。這種以誠待人的作法，不僅化解了許多矛盾，也增進(jìn)了人與人之間的友誼。【分析】

劉放、孫資歷經(jīng)四帝，從武帝曹操、文帝曹丕、明帝曹睿到齊王曹芳，這些帝王不獨(dú)文韜武略各異，其性格氣質(zhì)也迥然不同。處在這樣一個多事之秋，而不失做人之道，又能適應(yīng)不同的環(huán)境，保全自己，誠為難能可貴。他們所以能立住腳跟，最根本的就是對上忠貞不渝，對下克己讓人，居高位而不為上，在下位而不為低；居寵思危。得意時不忘形；聰明洞察，處逆境不自餒。在眾說眾紜、是非混淆之中，能保持清醒的頭腦，博辯宏大，忘得失于身后；胸有成府，知成敗之因由。只有如此明智、忘我，才能大徹大悟，歷經(jīng)四朝而終無毀譽(yù)。研究劉芳、孫資成功的秘書之道，對照現(xiàn)實(shí)生活中人與人之間的新關(guān)系，不能不使人感到開闊、自由、超越。倘能像劉放、孫資一樣不快的一些瑣事，就一定能減輕潛伏在內(nèi)心深處的塊壘，在社會歷史這個大舞臺上扮演好秘書的角色.

“總統(tǒng)的化身〞外國秘書這位影響力如此之大的美國辦公廳前主任，身份是政府官員，實(shí)際上也是一名“官員秘書〞。從事秘書工作的同志從其輔政工作中也能受到一些啟發(fā)。首先，要取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，成為領(lǐng)導(dǎo)的知心人。領(lǐng)導(dǎo)與秘書既是上下級關(guān)系，又是同志關(guān)系。秘書工作者一方面對領(lǐng)導(dǎo)的一言一行要用心領(lǐng)會，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求出色地完成交辦的各項任務(wù)；另一方面，對領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)、工作習(xí)慣以及興趣愛好等也必須了如指掌。要經(jīng)常征求領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的意見，取得支持和指導(dǎo)。要同領(lǐng)導(dǎo)交心通氣，讓領(lǐng)導(dǎo)了解自己，使自己與領(lǐng)導(dǎo)親密無間。只有這樣，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，成為領(lǐng)導(dǎo)的知心人，才有可能當(dāng)上一名稱職的秘書。

【分析】諸葛亮?隆中對?的啟示古代秘書important為他日后得心應(yīng)手地運(yùn)用“草船借箭〞、“巧借東風(fēng)〞等計做好了天文地理方面的鋪墊。隆中除了是政治、經(jīng)濟(jì)、軍事交合點(diǎn)外，還是文化、思想交流之地，云集著諸多賢人志士，如孔明交往的崔洲平、石廣元、孟公威、徐庶、司徽等人，都是很有思想見地的人物，他們經(jīng)常“擊桌而歌〞議論天下大事，交流各自的思想，這些對孔明密切觀察局勢變化，等待“匡扶擠世〞起到了不可無視的作用。其次，“隆中對〞的產(chǎn)生與諸葛亮躬耕十年，苦心積累，磨礪自己關(guān)系極大。當(dāng)時隱居的諸葛亮，不同于陶淵明，阮藉等隱士，他不是逃避現(xiàn)實(shí)，而是在時刻靜觀時勢變化的同時，刻苦攻讀兵書、歷史，細(xì)心鉆研經(jīng)國之道，不斷充實(shí)和豐富自己，“以待天時〞，是一個“面壁十年圖破壁〞的有心人，他當(dāng)時的“高臥〞正是為以后“出山〞厚積“內(nèi)功〞。

其三，“隆中對〞的問世與諸葛亮收集大量而確鑿的社會信息，并實(shí)事求事地分析研究有著重大的關(guān)系。?隆中對?約500字，其中前300字是對當(dāng)時天下形勢的概括和分析。諸葛亮廣泛收集了包括北方的曹操、江東的孫權(quán)、荊州的劉表、益州的劉璋、漢中的張魯?shù)雀鱾€勢力的情況，認(rèn)真分析了寄身新野、壯志不減的劉備所面臨的各個對手及其劉備自身的開展可能性，運(yùn)用他平時研究歷史、兵法及文化地理等各方面的廣博知識，向劉備提出了“避開強(qiáng)大的曹操和孫權(quán)，向力量薄弱的中西部開展，然后積蓄力量，乘虛進(jìn)兵中原〞的戰(zhàn)略，以后的實(shí)踐證明，諸葛亮的興國戰(zhàn)略是完全正確的，這種天才的預(yù)見性根植于諸葛亮的十年研究、厚積薄發(fā)之中?！痉治觥繂⑹局好貢k文辦事，就必須樂于搜集和積累包括歷史、現(xiàn)實(shí)等方面的知識和情況，這是工作上的需要，要求秘書人員必須〞積累“；秘書要接受領(lǐng)導(dǎo)的咨詢，隨時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)和建議等，就必須搞好調(diào)查研究，了解真實(shí)情況，分析問題的來龍去脈，做到吃透情況，心中有數(shù)，這是效勞上的特點(diǎn)，要求必須“積累〞。搞好知識上的積累和情況上的積累，就能達(dá)到“厚積〞的目的。啟示之三：把握全局，客觀分析，學(xué)會尋找事物開展的規(guī)律，善于提出符合事態(tài)開展方向，有利于解決問題的具體途徑，注意從事物開展的方向處著眼，從決策操作的細(xì)致處入手，并充分運(yùn)用“廣獵〞和“厚積〞的知識與情況，就一定能夠提出高質(zhì)量、高水平的決策建議?？傊灰行Ю米陨淼闹車鷹l件，把建議和意見箴言就一定能夠變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)實(shí)踐的決策。陳毅市長換秘書

據(jù)?人民政協(xié)報?載，解放初期，陳毅擔(dān)任上海市市長，他身邊有兩個秘書。每當(dāng)陳毅在批文件、作決策時，很想知道秘書的意見和看法。但這兩個秘書總是說：“你的決定太英明了。〞“你的批示太正確了。〞對這種現(xiàn)象，陳毅起初只是皺眉頭，可事后檢查工作時，他發(fā)現(xiàn)這段時間里做了不少錯事，心里很不好受。他說，秘書恭維我雖然不是壞心，更不是有意害自己，但一個人聽不到不同意見，總是聽一些悅耳的恭維話，就難免要犯錯誤。于是，陳毅決定換秘書。他要求新調(diào)來的秘書，在敢干向他反映真實(shí)情況，的提出不同意見，不要只是唱贊歌。秘書們按照陳毅市長的要求努力去做，果然，后一段時間的工作比以前好多了?！痉治觥筷愐闶虚L換秘書的故事，對秘書人員至少有以下幾點(diǎn)啟示：啟示一：領(lǐng)導(dǎo)需要聽取不同的意見。中國有句古話：“智者千慮，必有一失；愚者千慮，必有一得。〞任何人在考慮問題時，不可能總是正確的領(lǐng)導(dǎo)者也不例外。大凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者，無一不是廣泛聽取意見，并擇其善者而從之。否那么，就會像陳毅所說的：“一個人聽不到不同意見，總是聽一些悅耳的恭維話，就難免要犯錯誤。〞秘書人員一定要懂得領(lǐng)導(dǎo)者的這種心理，積極提出各種意見和建議，充分發(fā)揮參謀作用。啟示二：秘書人員要敢于向領(lǐng)導(dǎo)者提出不同意見。有些秘書人員擔(dān)憂提意見會得罪領(lǐng)導(dǎo)，不敢向領(lǐng)導(dǎo)者提不同意見，對領(lǐng)導(dǎo)者唯唯諾諾；即使有不同意見，也只是悶在心里，這種做法是不可取的。秘書人員如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者對某個文件批示不妥、某項決策不周或決策在執(zhí)行中有誤，應(yīng)當(dāng)及時提出來，同時拿出解決的方法和建議。絕對不能惟領(lǐng)導(dǎo)意見是從，或?yàn)槿〉妙I(lǐng)導(dǎo)者一時歡心而成心恭維領(lǐng)導(dǎo)，這于工作、于領(lǐng)導(dǎo)、于自己，都沒有好處。啟示三：秘書向領(lǐng)導(dǎo)提建議時，應(yīng)當(dāng)講究方式方法。盡管領(lǐng)導(dǎo)者內(nèi)心希望秘書人員幫助自己多出主意、多提建議；但是，領(lǐng)導(dǎo)者同時又希望不要因此而損害自己的領(lǐng)導(dǎo)威信。如果兩者之間發(fā)生了矛盾領(lǐng)導(dǎo)者往往會選擇維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)威信，而不采納正確意見。懂得了領(lǐng)導(dǎo)者的這種心理，秘書人員在向領(lǐng)導(dǎo)者提出參謀建議時，一定要講究方式方法，從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)者的威信出發(fā)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)和場合，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式和語言，使領(lǐng)導(dǎo)者在愉快的心境中接納自己的意見，到達(dá)動機(jī)與效果的高度統(tǒng)一。在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書人員大致有四種：第一種是堅持原那么，光明磊落。對領(lǐng)導(dǎo)正確的決策認(rèn)真執(zhí)行，不折不扣，對領(lǐng)導(dǎo)者的錯誤主張也敢于提出不同意見，同時很注意提意見的策略。這些秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)者真正的好助手和好參謀。第二種是惟命是從，隨波逐流。他們工作勤勤懇懇，但過于謹(jǐn)小慎微，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策或意見不辨是非曲直，不管正確與否，一味地執(zhí)行與盲從，有時明知領(lǐng)導(dǎo)有錯，也不進(jìn)行爭辯。這些同志盡管沒有壞心，但與助手、參謀的要求相去甚遠(yuǎn)。第三種是阿諛奉承，嘩眾取寵。有些秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)的意見看眼色行事，領(lǐng)導(dǎo)說好，他們就大唱頌歌；領(lǐng)導(dǎo)說孬，他們馬上就來個一百八十度大轉(zhuǎn)彎。這類秘書人員的用心顯而易見，就是希望博得領(lǐng)導(dǎo)者的歡心，到達(dá)向上爬的目的。第四種是助紂為虐，同流合污。有極少數(shù)品質(zhì)惡劣的秘書人員，不是為領(lǐng)導(dǎo)人出好主意、提好建議，而是出歪點(diǎn)子、壞主意，幫倒倒忙。他們?yōu)榱酥\求一已之私利，不惜將領(lǐng)導(dǎo)者拉下水，或與某些領(lǐng)導(dǎo)者同流合污。這類秘書人員“成事缺乏，敗事有余〞，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的危險分子。這四種人中，只有第一種是可取的；秘書人員應(yīng)當(dāng)為此而努力。

收集檔案不及時

損失土地五十畝某區(qū)直屬機(jī)關(guān)在職干部80年代初期，將一塊面積近五十畝的土地借給西安市某肉聯(lián)廠。隨著事業(yè)的開展和員工的增加。90年代初，該機(jī)關(guān)想收回該廠所借去土地，但找遍了全機(jī)關(guān)的檔案材料，就是找不到有關(guān)當(dāng)時辦理集借地的手續(xù)的文件材料。據(jù)機(jī)關(guān)干部的幾位老同志回憶，當(dāng)時將土地付借給肉聯(lián)廠時，有關(guān)材料保管在老局長手中。時隔不久，老局長就調(diào)離了機(jī)關(guān)。由于當(dāng)時機(jī)關(guān)檔案室的工作人員沒有及時收集這些文件材料，造成了檔案的缺失。由于某機(jī)關(guān)拿不出證據(jù)，肉聯(lián)廠又不肯成認(rèn)，因而也就收不回那塊借出去的土地。該機(jī)關(guān)曾想借助法律，通過打官司的方法討回，但苦于沒有檔案作為憑據(jù)，只好作罷，按土地市場價格估算，白白損失了幾百萬?！痉治觥恳粡埣垪l

某年七月，洪峰屢次襲擊C市，該市從領(lǐng)導(dǎo)到群眾都處于高度緊張，高度戒備的狀態(tài)。某日，防汛總指揮部的鈴響了：長生橋附近的“巴耳垸〞決口！接到報警，指揮部立即調(diào)兵遣將，奔赴現(xiàn)場。來到現(xiàn)場，之間大堤內(nèi)的“子堤〞被河水撕開一丈多寬的口子，決口處洪水垂直落差近三米。見到何種情形，指揮長焦急萬分，趕緊指揮搶險隊伍用草袋灌土堵口。但是裝滿土的草袋一丟進(jìn)決口，就被湍急的洪水沖走了；后來指揮長采納一位老同志的建議，將裝滿大米的麻袋投入決口，想通過大米膨脹來堵住決口，也未奏效。眼看著一包包雪白的大米扔進(jìn)水里，秘書小胡悄悄地塞給指揮長一張紙條，上面寫著“該‘巴耳垸’面積十五畝，去年早稻總產(chǎn)量八千四百多公斤；該段大堤通過整治已達(dá)五十年一遇防洪工程標(biāo)準(zhǔn)〞?？赐赀@個紙條，指揮長立即下令“停止堵口〞。一字之差誤人前途

人事檔案的傳遞工作是一項根底性的工作。傳遞工作要求做到以下三點(diǎn)：1.

及時。為防止檔案工作人員管理脫節(jié)，檔案應(yīng)隨著人員調(diào)動或職務(wù)的變動而迅速地傳遞，防止“有人無檔〞的現(xiàn)象發(fā)生。中央組織部下發(fā)的?轉(zhuǎn)遞干部檔案材料的通知?中明確指出：“干部檔案材料應(yīng)于干部調(diào)走后三天內(nèi)轉(zhuǎn)走，不得積壓。〞要做到這一點(diǎn)，人事檔案部門發(fā)出調(diào)動和任免的通知時，應(yīng)抄送給協(xié)管機(jī)關(guān)和人事檔案管理部門，以便續(xù)填職務(wù)變動和轉(zhuǎn)遞檔案等。檔案管理部門和協(xié)管單位接到通知后，應(yīng)及時將有關(guān)人員的檔案轉(zhuǎn)給新的主管部門，假設(shè)新的主管部門在某人報到后，未收到檔案，應(yīng)向其原主管，協(xié)管單位催要。本例中，當(dāng)?shù)孛裾纸o部隊發(fā)公函查問也是正確的?！痉治觥?．傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對下屬的批評。很多時候領(lǐng)導(dǎo)批評下屬是恰如其分、實(shí)事求是的，但是有時也會由于種種原因而造成批評失當(dāng)。這是，秘書就應(yīng)該做點(diǎn)調(diào)查，了解情況，然后淡化領(lǐng)導(dǎo)批評時的情緒化色彩。如果將領(lǐng)導(dǎo)帶濃重感情色彩的批評甚至有明顯失當(dāng)?shù)呐u照樣傳達(dá)，勢必會給貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖帶來困難。2．轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對另一領(lǐng)導(dǎo)的評論。領(lǐng)導(dǎo)有時會在秘書面前議論另一領(lǐng)導(dǎo)，遇到這種情況，秘書不要隨聲附和，更不要“堅決的站在領(lǐng)導(dǎo)一邊〞。對這類評論，在被評論者面前，最好三緘其口，避而不談，如果確需將領(lǐng)導(dǎo)的意見轉(zhuǎn)達(dá)給另一領(lǐng)導(dǎo)時，必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)摹斑^濾〞，有選擇地轉(zhuǎn)達(dá)，不必也不能過細(xì)陳述具體意見，更不能添油加醋、大加渲染。3．向領(lǐng)導(dǎo)匯報下屬的意見。下屬的意見，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的批評性和對工作的建議性意見，只要是善意的，都要及時地向領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，適時調(diào)整工作對策，改變工作作風(fēng)。但有時群眾可能由于不了解領(lǐng)導(dǎo)或由于見解不同而對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生誤解，這是同樣需要“過濾〞。如果沒有選擇地匯報，或?qū)τ谀承┬男鬲M隘的領(lǐng)導(dǎo)，這種匯報會無異于“打小報告〞，其結(jié)果可能會造成領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的矛盾。需要秘書加以“過濾〞的情形是很多的，秘書在這其中應(yīng)小心翼翼，絕不能只是“學(xué)學(xué)舌〞的傳聲筒。保密工作案例案例一：與好朋友的談話劉麗是唐都貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書，她工作能力強(qiáng)，在公司深受重用。她經(jīng)常與自己的好朋友清新貿(mào)易公司的總經(jīng)理辦公室的秘書張珍在一塊聚會。兩個人的性格完全不一樣，劉麗熱情開朗、活潑大方，而張珍那么沉靜而冷漠，性格內(nèi)向。有一天，她們又在一起聚會，當(dāng)張珍埋怨自己的工作太平淡了，自己在公司也沒有干出多少成績時，劉麗為了證明她自己的工作一直很出色，便說：“單在今天上午，我代表公司簽訂的意向書，就可以替公司賺進(jìn)一百多萬元，我沒法告訴你詳細(xì)情況——但確實(shí)可以賺進(jìn)一百萬，你去想好了。〞劉麗非常得意，好似還沉醉在上午談判成功的喜悅之中。

過了兩天，劉麗代表唐都公司去人民賓館與某國貿(mào)易代表團(tuán)簽訂正式協(xié)議時，左等右等，不見蹤影，最后貿(mào)易公司常駐中國的代表團(tuán)打來說：“代表團(tuán)已于昨天回國，就在昨天上午以低于貴公司百分之十的價格與貴市清新公司簽訂了購貨合同。〞劉麗聽后，再也得意不起來。自己的萬般努力，就在三天之內(nèi)化為烏有，公司也將損失一百多萬元。清新公司是怎樣搶走唐都公司的生意的，他們是如何知道某國貿(mào)易代表團(tuán)的情況的，問題出在哪里？劉麗秘書想了半天也未能找到答案。案例二

大慶油田的地址是如何泄露的【分析】【分析】網(wǎng)絡(luò)入侵者【分析】貫徹誰的要求

小楚原是機(jī)關(guān)的一般人員，常在?某某晚報?上發(fā)表“豆腐干〞文章。李處長愛惜人才，把他提到宣傳處任文字秘書。上任不久，處長布置他寫一篇公文，向上級匯報本單位一年來是如何加強(qiáng)思想政治教育工作的，有何成績、存在什么問題并提出今后的工作打算。李處長的意圖是十清楚顯的?？墒浅貢呀?jīng)寫了三次，處長還是不滿意。第一稿，楚秘書輕輕松松，花了一個下午，在接受任務(wù)的當(dāng)天就交稿了。處長看后說他寫得太“花哨〞。原來，楚秘書在行文中一會兒抒情，一會兒描寫。第二稿，散文筆法改了點(diǎn)，但主要從自己的角度去審視全機(jī)關(guān)的情況。第三稿，談缺點(diǎn)和問題的文字占了全文的80%，而且使用的是“請示報告〞這一文種?？粗貢奈恼拢钐庨L禁不住直搖頭。秘書撰寫公文，首先必須表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)交待行文目的，為什么發(fā)文，表達(dá)什么觀點(diǎn)，解決什么問題，病根內(nèi)容是什么等等。不同的領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格不一，有的原那么交代；有的詳細(xì)說明；有的只說向何處行文；有的不僅指出具體的內(nèi)容，而且要解釋文種、稱謂等。但作為秘書那么要到達(dá)與領(lǐng)導(dǎo)者心靈相通，一點(diǎn)就明。其次，接受撰文任務(wù)之后，就要著手準(zhǔn)備材料，如果手頭材料不足，就要根據(jù)公文表現(xiàn)的主題和內(nèi)容，從各個渠道去收集材料。這是撰寫公文的一項根本工作。其三，在占有充足材料之后，要吃透兩頭，根據(jù)公文表現(xiàn)的觀點(diǎn)，再對材料進(jìn)行分類研究，歸納整理，擬出撰寫提綱。撰稿人必須“站在領(lǐng)導(dǎo)高度〞去統(tǒng)觀全局，最后集中精力和時間，正確選定文種，一鼓作氣，完成初稿的寫作，表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。【分析】辦理一封來信保護(hù)桂林風(fēng)景【分析】這個案例至少給我們兩點(diǎn)啟示：信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)之一。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)的根本職能是決策，領(lǐng)導(dǎo)決策的根底和依據(jù)就是信息。由于信訪信息直接來源于廣闊人民群眾，來源于社會實(shí)踐的第一線，具有廣泛性、靈敏性、直接性、真實(shí)性、負(fù)反響性等特點(diǎn)，因而它是一種特殊的信息資源，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)之一。特別是在開展社會主義市場經(jīng)濟(jì)、深化改革、擴(kuò)大開放的新形勢下，由于人們利益關(guān)系的調(diào)整，社會問題非常突出，社會矛盾異常鋒利、復(fù)雜，通過信訪渠道反映上來的信息，對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及時掌握基層實(shí)際情況，采取正確的決策和措施，糾正各種錯誤傾向，指導(dǎo)各項工作的順利開展，具有十分重要的意義。本案例中，一封群眾來信反映桂林旅游區(qū)溶洞景觀遭到人為嚴(yán)重破壞的情況，就是一條重要的信訪信息，它對于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及時采取措施加以制止，保護(hù)桂林地區(qū)的旅游資源，起到了十分重要的作用。2.秘書人員必須具有對信訪信息的敏感性。秘書人員在處理來信、接待來訪的過程中，每天都會接收到大量的信訪信息，有申訴求決類，有檢舉控告類，有意見建議類，等等。秘書不僅要對這些信訪進(jìn)行科學(xué)分類，歸口辦理，而且要善于從紛繁復(fù)雜的信訪信息中區(qū)分、篩選出對領(lǐng)導(dǎo)決策有重要價值的信訪信息，及時反映給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。這就要求秘書必須具有對信訪信息的敏感性，對來信來訪中反映的決策性、苗頭性、傾向性、突發(fā)性問題，一定要盡快進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，綜合分析，整理上報，采取單件反映、專題反映或綜合反映的形式，提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。反之，如果秘書缺乏對信訪信息的敏感性，采取“來信轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)，來訪談一談〞的簡單處理方式，就可能延誤對一些重要信訪問題的處理，甚至造成無法挽回的損失，那就是秘書的失職。本案例中，由于信訪工作人員具有高度的信息敏感性，感到群眾來信反映的情況十分嚴(yán)重，便及時打進(jìn)行了解核實(shí)，并將來信內(nèi)容編寫成信訪摘報，呈送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，引起了領(lǐng)導(dǎo)的重視，使這種破壞自然資源和風(fēng)景的行為得到了有效的遏制。跑題一次，某部召開常委會，學(xué)習(xí)上級的一份重要文件。這些常委成員都是為了學(xué)習(xí)這個文件，而匆匆忙忙從基層單位趕回來的。他們每個人都帶回了軍內(nèi)外的許多新聞，加之相互間快一個月不見面了，需要互相“吹一吹〞的內(nèi)容很多。開會前，你爭我搶的發(fā)言沒完沒了，會議主持人幾次讓大家靜一靜，都靜不下來，可見發(fā)言之熱烈踴躍。當(dāng)會議開始，傳達(dá)完文件之后，讓大家就文件的內(nèi)容發(fā)言表態(tài)時，會場上卻出奇地安靜。有的看其他文件，有的翻報紙，有的互相交頭私語，就是不往正題發(fā)言。這時某個首長挑頭講了些別的內(nèi)容，會場馬上像開了鍋